СТО СМК 07-2004

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

Система менеджмента качества

СТАНДАРТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Порядок разработки, построения и оформления

Дата введения 2004-02-16

УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова" от 16 февраля 2004 г. N 24

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН ЗАО "Центральный ордена Трудового Красного Знамени научно-исследовательский и проектный институт строительных металлоконструкций им. Н.П.Мельникова" (ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова")

2 ВНЕСЕН отделом стандартизации

3 ПРИНЯТ и ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова" от 16 февраля 2004 г. N 24

4 ВЗАМЕН СТП 07-00

5 ПЕРЕИЗДАНИЕ октябрь, 2007.

6 Разработка, согласование, утверждение, обновление (изменение или пересмотр) и отмена настоящего стандарта производится ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова"

Введение

Настоящий стандарт разработан в соответствии с положениями статей 11 , , 17 Федерального закона "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ, который устанавливает новый состав и статус документов в области стандартизации, используемых на территории Российской Федерации. В число этих документов входят "Стандарты организаций".

Порядок разработки, утверждения, учета, изменения этих стандартов согласно Федеральному закону устанавливается организациями самостоятельно. Поэтому настоящий стандарт регламентирует эти требования.

Целью разработки стандартов организации является совершенствование производства и обеспечение качества и конкурентоспособности продукции, создание современной базы документов по стандартизации по всем процессам жизненного цикла продукции и постоянное улучшение действующей системы менеджмента качества.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает единый порядок и правила разработки, построения, оформления, утверждения и обозначения стандартов организации (далее - стандартов), разрабатываемых институтом.

Настоящий стандарт разработан с учетом положений Федерального закона "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ в части действия, разработки и применения стандартов организации (статьи 11, 17) на основе стандартов Национальной системы стандартизации Российской Федерации.

Настоящий стандарт предназначен для использования при разработке стандартов организации всеми подразделениями института.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

Федеральный закон "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ

ГОСТ Р 1.4-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения.

ГОСТ Р 7.0.4-2006 Издания. Выходные сведения. Общие требования и правила оформления

ГОСТ Р 1.12-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования

ОК 007-93* Общероссийский классификатор предприятий и организаций

________________

* Документ не приводится, здесь и далее по тексту. За дополнительной информацией обратитесь по ссылке . - Примечание изготовителя базы данных.

ОК 005-93 Общероссийский классификатор продукции

СТО СМК 28-2004 Управление документацией и записями

3 Термины и определения, сокращения

В настоящем стандарте применены следующие термины и сокращения:

3.1 стандарт организации; СТО: Стандарт, утвержденный и применяемый организацией для целей стандартизации, а также для совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также для распространения и использования полученных в различных областях знаний результатов исследований (испытаний), измерений и разработок (ГОСТ Р 1.12-2004 , 2.6).

3.2 СТО СМК: Стандарт организации системы менеджмента качества;

3.3 объект стандартизации: Продукция, процесс или услуга, подлежащие или подвергшиеся стандартизации (ГОСТ Р 1.4-2004 , 4.2).

4 Общие положения

4.1 Стандарт организации устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, утверждается директором института и является обязательным к применению в данной организации.

4.2 Исходя из основных направлений производственной деятельности института, объектами стандартизации являются:

- нормы проектирования, общие принципы и рекомендации по проектированию строительных стальных конструкций и их соединений, основные положения по расчету, принципы и методы расчета конструкций, состав и правила оформления рабочих чертежей, требования к терминологии;

- процессы выполнения работ на стадиях жизненного цикла конструкций, зданий и сооружений, включая изготовление и монтаж, транспортирование и хранение конструкций, испытания и приемку конструкций и сооружений, обследование технического состояния конструкций, их ремонт и реконструкция, экспертиза безопасности, технический и авторский надзор;

- процессы организации и управления производством, процессы менеджмента с целью постоянного повышения результативности и улучшения действующей системы менеджмента качества (СМК).

Перечень объектов стандартизации, по которым могут разрабатываться стандарты института, приведен в приложении А.

4.3 Стандарты организации могут разрабатываться также для обеспечения соблюдения требований и применения технических регламентов, международных, региональных и национальных российских стандартов и для распространения и использования результатов научных исследований.

4.4 Разработку стандартов осуществляют с учетом национальных стандартов общетехнических систем, а также других национальных стандартов, распространяющихся на соответствующую продукцию, работы или услуги.

4.5 Разработка стандартов возлагается на соответствующие отделы и службы института согласно их тематике, методическое руководство по построению и оформлению стандартов и координация работ по стандартизации - на отдел стандартизации.

К разработке стандартов могут привлекаться высококвалифицированные специалисты института соответствующего направления работ и сторонние организации в качестве соисполнителей на равноправной основе.

5 Порядок разработки стандартов организации

5.1 Разработка стандартов организации осуществляется в соответствии с ежегодной Программой разработки и пересмотра стандартов, утверждаемой директором института, в которой определяются ответственные исполнители и соисполнители работ, сроки разработки, краткая характеристика содержания намечаемых к разработке стандартов.

Ответственные исполнители назначаются из числа ведущих специалистов института по соответствующей тематике.

5.2 В зависимости от характера, сложности, степени предварительной проработанности вопроса разработка стандарта организации осуществляется, в общем случае, в следующей последовательности:

- разработка проекта стандарта;

- учет проекта стандарта в отделе стандартизации с присвоением ему обозначения в соответствии с разделом 6 настоящего стандарта;

- публичное обсуждение проекта стандарта в заинтересованных подразделениях института, в сторонних организациях;

- составление сводки замечаний и предложений по проекту и доработка проекта стандарта в соответствии со сводкой;

- рассмотрение проекта стандарта на НТС института или его секциях в соответствии с установленным порядком (назначение рецензента (эксперта), ознакомление с проектом всех заинтересованных лиц и т.д.); решение о рассмотрении проекта на НТС принимается руководством института.

Решение НТС о принятии стандарта оформляется протоколом; все принятые на НТС замечания и предложения вносятся в стандарт, после чего он визируется рецензентом на последней странице стандарта.

- по согласованию с руководством стандарты, при необходимости, могут быть направлены на экспертизу (в том числе на соответствие законодательству РФ, действующим техническим регламентам и национальным стандартам, научно-техническую, правовую, метрологическую, патентную экспертизу) в компетентные организации или соответствующий технический комитет (ТК) Ростехрегулирования;

- утверждение и регистрация стандарта.

Окончательная редакция проекта утверждается директором института приказом или личной подписью на первой странице стандарта. При утверждении стандарта приказом в нем устанавливают дату введения стандарта в действие и разрабатывают, при необходимости, организационно-технические мероприятия по применению стандарта.

Стандарт вводится в действие со дня утверждения его директором или даты введения, установленной в приказе; стандарты организаций утверждаются, как правило, без ограничения срока действия.

После утверждения стандарт поступает в отдел стандартизации для регистрации в журнале учета и регистрации, куда заносятся сведения о его утверждении.

Подлинник стандарта с сопроводительной документацией (сводка замечаний, решение НТС, экспертные заключения и др.) хранится в отделе - разработчике стандарта.

5.3 Порядок утверждения, регистрации и хранения стандартов системы менеджмента качества установлен СТО СМК 28-2004 .

5.4 Построение, изложение, оформление, обозначение и требования к содержанию стандартов - в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 1.5 и требованиями раздела 6 настоящего стандарта.

5.5 Разработка изменения к стандарту

5.5.1 Изменение к стандарту разрабатывают при необходимости замены, дополнения или исключения отдельных требований стандарта в виде фрагментов разделов и пунктов, которые вносятся в стандарт на основании распоряжения или Приказа руководства института.

Изменения к стандарту редакционного или ссылочного характера вносятся при переиздании стандарта или включаются в очередное изменение.

5.5.2 Разработка изменения осуществляется, как правило, разработчиком данного стандарта.

Отдел стандартизации присваивает утвержденному изменению порядковый номер и вносит его в журнал регистрации стандартов.

Каждое изменение стандарта фиксируется также в листе регистрации изменений, который прилагается к стандарту.

6 Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению стандартов

6.1 Стандарт должен содержать все данные, необходимые и достаточные для его применения в соответствии с назначением, и при необходимости, должен быть иллюстрирован наглядным материалом.

6.2 Построение стандарта

6.2.1 Наименование стандарта, как правило, должно состоять из:

- группового заголовка, общего для комплекса стандартов системы или группы продукции;

- заголовка, определяющего кратко и точно объект стандартизации;

- подзаголовка, определяющего обобщенное содержание устанавливаемых стандартом положений.

Групповой заголовок и подзаголовок печатают строчными буквами с первой прописной. Заголовок стандарта печатают прописными буквами.

Примеры

1 Система менеджмента качества

ВНУТРЕННИЕ АУДИТЫ

Планирование, проведение

2 Резервуары вертикальные цилиндрические стальные для нефти и нефтепродуктов

ПРАВИЛА ТЕХНИЧЕСКОГО ДИАГНОСТИРОВАНИЯ, РЕМОНТА И РЕКОНСТРУКЦИИ

6.2.2 В стандарт, в общем случае, включают следующие разделы:

- область применения;

- нормативные ссылки;

- термины и определения, сокращения;

- основные нормативные положения, требования, устанавливаемые стандартом;

.............................................................................................................

- приложения;

- библиография;

- библиографические данные.

Разделы "Нормативные ссылки", "Термины и определения, сокращения" приводят в стандарте при необходимости, исходя из особенностей его содержания и при наличии их в стандарте.

6.2.3 В разделе "Область применения" указывают назначение стандарта или объект стандартизации и область его распространения (применения).

В разделе дается более развернутое определение объекта стандартизации, приведенное в наименовании стандарта, перечисляются наименования основных требований, характеристик, методов испытаний и т.п., включенных в нормативные разделы стандарта.

В разделе могут приводиться сведения об ограничении области распространения стандарта.

6.2.4 Основные нормативные положения оформляют в виде разделов, состав и содержание которых устанавливается в зависимости от объекта стандартизации и вида стандарта.

6.2.5 Стандарты разрабатываются следующих видов:

- основополагающие стандарты, которые устанавливают правила построения, изложения и оформления документации различных видов (в том числе проектной), правила выполнения чертежей, общие требования и нормы, необходимые для обеспечения различных производственных процессов, общие требования по безопасности, термины и определения и т.п.;

- стандарты на продукцию, услуги, которые устанавливают общие технические условия ее производства, технические требования для группы (общие) или конкретных видов продукции;

- стандарты на процессы производства и эксплуатации продукции;

Стандарты на методы контроля, испытаний, измерений.

6.2.6 Правила построения стандартов различных видов, номенклатура показателей, требований и характеристик, включаемых в стандарт, приведены в разделе 7 ГОСТ Р 1.5 .

6.2.7 В стандартах не должны устанавливаться требования, параметры, характеристики и другие показатели, противоречащие техническим регламентам, международным стандартам ИСО, МЭК и других организаций, а также действующим национальным стандартам.

6.2.8 Стандарты на продукцию, использование которой связано с риском аварий и опасностью, должны в обязательном порядке включать разделы "Требования безопасности" и "Охраны окружающей среды" или в них должны быть приведены ссылки на соответствующие правила безопасности, установленные органами государственного надзора.

6.2.9 Дополнительные сведения к основной части стандарта сведения оформляют в виде "Приложений". Это могут быть примеры оформления документов, форма записи, методы расчета, описания аппаратуры и приборов, чертежи и таблицы большого формата и другой вспомогательный материал.

Приложения могут быть обязательными, рекомендуемыми и справочными.

6.2.10 В раздел "Библиография" включают перечень ссылочных документов (правила и нормы международных комитетов, комиссий, фирм; использованные статьи, справочники, каталоги и другие источники) с указанием их обозначений и наименования, издания.

6.2.11 Библиографические данные приводятся на последней странице стандарта, которую оформляют в соответствии с приложением Д.

В библиографические данные включают "Ключевые слова", которые характеризуют содержание стандарта, их приводят в порядке, в котором они приведены в наименованиях стандарта и его разделах.

6.3 Изложение стандарта

6.3.1 Текст стандарта должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований, логически последовательным.

Текст стандарта делят на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

6.3.2 Для наглядности, сокращения и удобства изложения применяют таблицы, графический материал, схемы. Построение таблиц, чертежей должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5 , стандартам систем конструкторской и проектной документации.

6.3.3 В стандартах, как правило, не должны повторяться и дублироваться требования и положения, установленные в технических регламентах, документах органов государственного надзора и других, являющихся обязательными к применению. В стандарте приводятся ссылки на этот документ в целом или его отдельные разделы с указанием обозначения (номера) документа, его наименования и наименования организации, утвердившей документ.

6.3.4 В стандарте должны применяться стандартизованные единицы величин, их наименования и обозначения.

6.3.5 При необходимости, в стандарте могут применяться общепринятые условные обозначения, изображения, знаки и сокращения.

6.4 Оформление стандарта

6.4.1 Стандарты выполняют машинным способом с помощью персонального компьютера на бумаге форматом А4 или в обоснованных случаях форматом А3. Допускается комплектовать в одном стандарте листы форматом А3 и А4.

6.4.2 Листы стандарта располагаются в следующей последовательности:

- титульный лист;

- предисловие;

- содержание;

- введение;

- первая страница;

- текст стандарта;

.............................................

.............................................

- приложения;

- библиография;

- лист регистрации изменений;

- последняя страница.

Оформление титульного листа, предисловия, первой и последней страниц стандарта приведено в приложениях Б, В, Г, Д, Е соответственно.

6.4.3 "Введение" включает основание для разработки стандарта (ФЗ "О техническом регулировании" , Постановление Правительства РФ и т.д.) и указание о применении стандарта другими организациями в следующей формулировке: "Стандарт может применяться организациями, выполняющими работы в области установленной стандартом, если эти организации имеют сертификаты соответствия, выданные Органом по сертификации в системе добровольной сертификации, созданной организациями разработчиками стандарта.

Организации разработчики не несут никакой ответственности за использование данного стандарта организациями, не имеющими сертификатов соответствия".

Во "Введении" может указываться также место стандарта в комплексе стандартов, его взаимосвязь с другими стандартами, а также другая информация.

"Введение" не должно содержать технических требований. Пример изложения "Введения" приведен в приложении И.

6.4.4 "Лист регистрации изменений" включается в стандарт в обязательном порядке, в него заносятся все изменения и дополнения в порядке, установленном в разделе 5 настоящего стандарта.

6.4.5 Стандарты должны иметь сквозную нумерацию страниц, включая приложения. Нумерация страниц проставляется арабскими цифрами в правом нижнем углу на нечетных страницах и в левом нижнем углу на четных. Титульный лист, предисловие, содержание и введение нумеруются римскими цифрами, которые проставляются аналогично.

Обозначение стандарта указывается в верхней части каждой страницы, справа - на нечетных и слева - на четных.

6.5 Обозначение стандарта

6.5.1 Обозначение стандарта организации состоит из:

- индекса "СТО";

- отделенного от него интервалом восьмизначного кода организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОК 007-93);

код ЦНИИПСК по классификатору - 02494680;

- отделенного от кода тире четырехзначного регистрационного номера стандарта;

- отделенного от него тире четырех цифр года утверждения стандарта.

Пример - СТО 02494680-0030-2004

6.5.2 Регистрационный номер стандартам присваивается в порядке возрастания номеров по мере их регистрации в журнале учета и регистрации в отделе стандартизации.

При пересмотре стандарта его регистрационный номер сохраняется, но изменяется номер года утверждения.

6.5.3 При разработке стандарта несколькими организациями на равноправной основе в его обозначении указываются коды всех организаций-разработчиков, а регистрационный номер - присваивается отделом стандартизации ЦНИИПСК им. Мельникова.

Пример - СТО 0030-2004 (02494680, 01400285, 01411411, 40427814)

Допускается при записи такого обозначения на страницах стандарта или при ссылках на него в других стандартах института указывать только его регистрационный номер и год утверждения.

Пример - СТО 0034-2004.

6.5.4 Обозначение стандартов института по системе менеджмента качества состоит из индекса "СТО", аббревиатуры "СМК", двухзначного регистрационного номера и года утверждения стандарта.

Пример - СТО СМК 07-2004.

Произошла ошибка

Платеж не был завершен из-за технической ошибки, денежные средства с вашего счета
списаны не были. Попробуйте подождать несколько минут и повторить платеж еще раз.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ П.П. Петров

«___»___________ г.

МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Система менеджмента качества

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ,
ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ, ИЗЛОЖЕНИЮ, СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ СТАНДАРТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Экземпляр № ____________

ПАО «Компания»

МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Система менеджмента качества
ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ,ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ, ИЗЛОЖЕНИЮ, СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ СТАНДАРТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Предисловие

1.РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН
Отделом технического контроля

2.ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ
Приказом по ПАО «Компания» от «__» _____ г. № ___

3.Требования МИ СМК соответствуют требованиям стандарта ISO
Содержание

1 Область применения и сфера действия
2 Нормативные ссылки
3 Определения и сокращения
4 Общие положения
5 Порядок разработки, согласования, утверждения и внедрения стандарта предприятия
6 Порядок построения, изложения и оформления стандарта предприятия
7 Учет, внесение изменений и использование СТП
8 Ответственность за внедрение и контроль соблюдения требований стандарта
Приложение А Форма приказа о разработке СТП
Приложение Б Форма приказа о введении в действие СТП
Приложение В Форма журнала регистрации СТП
Приложение Г Форма первой страницы титульного листа стандарта предприятия
Приложение Д Форма второй страницы стандарта предприятия
Приложение Е Форма листа регистрации изменений
Приложение Ж Форма страниц стандарта предприятия
Приложение И Форма последней страницы стандарта предприятия
Приложение К Форма журнала ознакомления с приказами и распоряжениями
Приложение Л Извещение об изменении

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

1 Область применения и сфера действия

1.1. Настоящая инструкция устанавливает общие требования к построению, изложению, содержанию, оформлению, порядку разработки и внедрения стандартов предприятия.
1.2. Инструкция обязательна для всех подразделений ПАО «Компания», в рамках системы менеджмента качества.

2 Нормативные ссылки

2.1. В инструкции используются ссылки на следующие документы:
ISO 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»
ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования»
ISO/TR 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества»

3 Определения и сокращения

3.1. Определения:
Стандарт предприятия — нормативный документ по стандартизации, со-держащий правила, общие принципы, характеристики объектов стандартизации, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов, утвержденный руководителем организации;
Процедура — установленный способ осуществления какой-либо деятельности или процесса.
Заинтересованное подразделение — структурная единица предприятия, деятельность которой имеет отражение в рамках данной документированной.
3.2. Сокращения:
СМК — система менеджмента качества;
СТП — стандарт предприятия;
МИ — методические инструкции;
ПАО — публичное акционерное общество;
ОТК — отдел технического контроля.

4 Общие положения

4.1. Стандарты на процедуры организации устанавливают основные требования к методам, способам, приемам, режимам, нормам выполнения различного рода работ и технологических процессов изготовления, хранения, транспортирования, с учетом обеспечения безопасности для окружающей среды, жизни и здоровья персонала.
Стандарты СМК обеспечивают единое понимание задач в области качества и процедур по обеспечению, управлению и улучшению качества, позволяют четко распределять ответственность, права и обязанности в СМК, устанавливать порядок взаимодействия подразделений и исполнителей при выполнении своих функций по качеству.
4.2. Основные задачи, связанные с разработкой и внедрением стандарта предприятия:
— разработка, согласование, утверждение и внедрение стандартов;
— учет, хранение и обеспечение доступа к тексту стандартов.
4.3. Стандарты предприятия разрабатывают специалисты предприятия, отвечающие за организацию работ в своей области деятельности.
4.4. Организацию, координацию и методическое руководство работами по вопросам разработки и внедрения стандартов СМК предприятия осуществляет отдел технического контроля.

5 Порядок разработки, согласования, утверждения и внедрения стандарта предприятия

5.1. Необходимость разработки СТП на процедуру СМК определяют руководители подразделений, служб, отделов совместно с уполномоченными по ка-честву подразделений.
5.2. Уполномоченный по качеству подразделения оформляет служебную записку произвольной формы, за подписью руководителя подразделения, о необходимости разработки СТП и передает ее в ОТК.
5.3. ОТК на основании служебной записки определяет подразделение-разработчика и оформляет приказ на разработку СТП (Приложение А).
5.4. Разработка проекта СТП.
Подразделение-разработчик стандарта предприятия:
— разрабатывает проект СТП, передает его на ознакомление заинтересованным подразделениям (ОТК, в подразделения, принимающие участие в описываемой в данном СТП процедуре);
— корректирует проект СТП с учетом полученных замечаний и предложений и составляет окончательную редакцию;
— согласовывает окончательную редакцию СТП с заинтересованными подразделениями и ведущим инженером по СМК отдела технического контроля;
— передает документ на утверждение генеральному директору.
5.5. Введение в действие СТП.
5.5.1 После утверждения СТП, подразделение-разработчик передает согласованный и утвержденный документ в ОТК вместе с электронной копией для учета и хранения.
5.5.2 Проект документа (СТП) хранится у ответственного за ведение документации СМК подразделения-разработчика 3 года.
5.5.3 Отдел технического контроля готовит приказ (Приложение Б) о введении в действие СТП СМК (в этом же приказе устанавливается дата введения в действие СТП) и, при необходимости, план мероприятий по его внедрению (совместно с подразделениями-разработчиками).

6 Порядок построения, изложения и оформления стандарта предприятия

6.1. Структура СТП СМК.
Стандарт предприятия включает следующие структурные элементы:
— титульный лист;
— наименование (заголовок);
— предисловие;
— содержание;
— область применения и сфера действия;
— нормативные ссылки;

— общие положения;
— описание процедуры;

— сопутствующие документы;
— порядок внесения изменений;
— приложения;

6.2. Первую страницу титульного листа стандарта предприятия оформляют в соответствии с приложением Д;
На второй странице помещают «Предисловие» (приложение Е).
6.3. «Наименование» (заголовок).
6.3.1 «Наименование» стандарта должно быть кратким и четко указывать документированную процедуру.
6.3.2 В «Наименовании» стандарта не допускается применять сокращения, римские цифры, математические знаки, греческие буквы.
6.3.3 Заголовок стандарта печатается прописными буквами без точки в конце, не подчеркивая.
6.3.4 В заголовке стандарта должны быть приведены необходимые и достаточные признаки, отличающие данный объект от других объектов стандартизации.
6.4. «Предисловие».
6.4.1 Слово «Предисловие» записывают с прописной буквы посередине страницы;
6.4.2 Сведения, приводимые в «Предисловии», нумеруют арабскими цифрами и располагают в последовательности, указанной в приложении Д.
6.5. «Содержание».
6.5.1 «Содержание» включает в себя порядковые номера и наименования разделов:
— область применения;
— нормативные ссылки;
— определения, обозначения и сокращения;
— общие положения;
— описание процедуры;
— ответственность и полномочия;
— сопутствующие документы;
— приложения;
— лист регистрации изменений.
Приложения и лист регистрации изменений не нумеруются.

6.5.2 «Содержание» в стандарте размещают после «Предисловия», начиная с новой страницы.
6.5.3 Слово «Содержание» записывают посередине страницы с прописной буквы, выделяя полужирным шрифтом.
6.6. «Область применения и сфера действия».
6.6.1 Структурный элемент «Область применения и сфера действия» приводят для определения области распространения и, при необходимости, уточнения объекта стандартизации, размещают на первой странице стандарта и нумеруют единицей (1);
6.6.2 При уточнении объекта стандартизации применяют следующую формулировку: «Настоящий стандарт распространяется на …»;
6.6.3 При уточнении содержания стандарта применяют следующую формулировку: «Настоящий стандарт устанавливает…»;
6.6.4 При уточнении области применения применяют следующую формулировку: «Настоящий стандарт обязателен для…».
6.7. «Нормативные ссылки».
6.7.1 Структурный элемент «Нормативные ссылки» содержит обозначения документов, на которые даны ссылки в тексте стандарта СМК, и полное их наименование;
6.7.2 Перечень ссылочных документов начинают со слов: «В настоящем стандарте предприятия использованы ссылки на следующие документы:…».
6.8. «Определения, обозначения и сокращения».
Структурный элемент «Определения, обозначения и сокращения» содержит определения, необходимые для уточнения и расшифровки терминов и перечень обозначений и сокращений, применяемых в данном стандарте.
6.9. «Общие положения».
Структурный элемент «Общие положения» включает в себя:
— цель объекта документирования;
— задачи, решение которых обеспечивает достижение поставленной цели;
— другие сведения, которые носят общий информационный характер.
6.10. «Описание процедуры».
6.10.1 В данном элементе должны быть четко определены и изложены следующие вопросы:
— описание деятельности, относящейся к объекту документирования;
— требования к объекту документирования:
а) что должно быть сделано и кем, в какие сроки;
б) когда, где и каким образом должно быть сделано;
в) каким образом контролируется выполнение;
6.10.2 При регламентации каждой работы устанавливается периодичность ее выполнения:
— подразделение или должностное лицо, которому передается результат работы;
— порядок и срок передачи;
— требования к исходной информации или материалам, ее состав, периодичность или сроки поступления;
— подразделение или должностное лицо, передающее информацию и порядок ее передачи;
— правила контроля выполненной работы;
— порядок действий в случае несоответствия установленным требованиям.
6.10.3 В элементе «Описание процедуры» должны быть последовательно обозначены все ссылки на формы записей о качестве, приведенных в элементе «Приложения», а также ссылки на формы записей о качестве в Приложениях со-путствующих СТП, оговорены требования по заполнению этих форм (как и кем заполняются, кому передаются). По возможности, формы записей о качестве не следует дублировать в разных стандартах, достаточно представить конкретную форму в одном СТП по определенному виду деятельности и в последующем в тексте ссылаться на Приложение соответствующего стандарта.
6.11. «Ответственность и полномочия».
В структурном элементе «Ответственность и полномочия» должны быть определены:
— должностные лица организации, ответственные за конечные результаты регламентированной в документе деятельности;
— должностные лица, несущие ответственность за основные виды регламентированной деятельности;
— полномочия должностных лиц.
6.12. «Сопутствующие документы».
Этот элемент содержит:
— перечень внутренних документов (МИ, СТП СМК, рабочие инструкции и т.д.), записей о качестве, на которые по тексту соответствующего СТП были сделаны ссылки.
— сроки и места хранения записей, элемента «Приложения» данного СТП.
6.13. «Приложения».
6.13.1 В элементе «Приложения» приводят оригинальные формы ведения записей, необходимых для функционирования каждого конкретного стандарта, а также специфические тексты, поясняющие порядок выполнения элементов проце-дур. Каждому «Приложению» присваивают название и буквенное обозначение.
6.13.2 «Приложения» обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А (за исключением Ё, З, О, Ч, Ь, Ы и Ъ). После слова «Приложения» следует буква, обозначающая его последовательность. Если в стандарте предприятия одно приложение, то оно обозначается «Приложение А».
6.13.3 Должен быть определен статус «Приложения». Статус «Приложения» может быть:
— обязательным;
— рекомендуемым;
— справочным.
6.14. Лист регистрации изменений.
Лист регистрации изменений обязателен для всех стандартов и является последней страницей стандарта предприятия, оформляется в соответствии с приложением Е.
6.15. Требования к изложению стандарта.
6.15.1 Текст стандарта делят на разделы. Разделы могут делиться на пункты. Пункты, при необходимости, могут делиться на подпункты. После номера раздела, пункта, подпункта точку не ставят;
6.15.2 Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать араб-скими цифрами.
6.15.3 Разделы должны иметь заголовки, которые печатаются с прописной буквы без точки в конце и не подчеркиваются. Заголовки выделяются полужирным шрифтом. Заголовки должны отставать от предшествующего раздела на одну строку, после заголовка строка не пропускается.
6.15.4 Внутри пунктов и подпунктов могут быть перечисления. Перед каждой позицией ставят дефис или строчную букву, после которой ставится скобка;
6.15.5 Формулы, за исключением формул, помещаемых в «Приложении», должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые запи-сываются на уровне формулы справа в скобках. Одну формулу обозначают (1). Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках;
6.15.6 Примечания приводят в стандарте, если необходимы поясняющие или справочные данные и их помещают непосредственно после текста, к которому они относятся. Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставят тире и его не нумеруют, если несколько — то их нумеруют арабскими цифрами;
6.15.7 Сноски используются в тех случаях, когда необходимо пояснить отдельные данные и их обозначают подстрочным знаком;
6.15.8 Текст документа должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований и логически последовательным;
6.15.9 Первоначально формулируется деятельность, затем — кем она выполняется и сроки выполнения;
6.15.10 В документе не допускается:
— применение оборотов разговорной речи;
— применение синонимов;
— использование глаголов неопределенной формы.
6.16. Требования к оформлению страниц.
6.16.1 При односторонней печати нумерацию страниц проставляют в правом нижнем углу арабскими цифрами. Нумерация страниц — сквозная по всему СТП.
6.16.2 Страницы, на которых размещены «Предисловие», «Содержание», нумеруют римскими цифрами, начиная с титульного листа. На титульном листе номер страницы «I» не проставляется;
6.16.3 Общая форма страниц стандарта представлена в приложении Ж. Для текстовой части СТП используется шрифт Times New Roman, размер шрифта 14, межстрочный интервал полуторный.
6.16.4 Текстовую часть стандарта предприятия завершает лист подписей, который оформляется в соответствии с приложением И.
6.17. Требования к обозначению стандарта предприятия.
Обозначение стандарта предприятия состоит из индекса СТП СМК — стандарт предприятия, система менеджмента качества, далее номер, соответствующий разделу ISO 9001:2000 и, через тире, присваиваемый ОТК регистрационный номер СТП, далее через тире год введения в действие СТП.
Пример: СТП СМК 4-001-2006 (4- номер, соответствующий разделу ISO 9001-2008; 001 — регистрационный номер СТП, 2006 — год введения в действие).
6.18. Требования к оформлению колонтитула.
Верхний колонтитул содержит три ячейки: в левой располагается товарный знак ПАО «Компания», в средней в две строки «Стандарт предприятия ПАО «Компания», в правой ячейке в две строки обозначение стандарта и номер версии документа с начала существования СМК.
Нижний колонтитул содержит номер страницы (6.16.1, 6.16,2).

7 Учет, внесение изменений и использование СТП

7.1. Ведущий инженер по СМК ОТК регистрирует СТП в «Журнале регистрации СТП» (Приложение В).

7.2. Контрольный экземпляр СТП хранится в ОТК в течение всего срока действия документа. Актуальные рабочие экземпляры действующих документов СМК хранятся в электронном виде на сервере организации по адресу ________и доступны для чтения для общего пользования. Вносить изменения в тексты рабочих СТП имеет право только ведущий инженер по СМК ОТК.
7.3. После печати рабочих экземпляров с сервера они автоматически становятся «Неучтенными копиями». На момент использования актуальность неучтенной копии должна быть установлена. Об актуальности свидетельствуют отсутствие записей или наличие идентичных записей в Листах регистрации измене-ний рабочей версии СТП и неучтенной копии.
7.4. Пересмотр и внесение изменений в СТП могут быть вызваны производственной необходимостью, существенными изменениями в технологии производства продукции, организационной структуре или по результатам аудитов. Внесение изменений в СТП, их актуализация осуществляется подразделением-разработчиком по инициативе руководства предприятия, заинтересованных подразделений или ОТК, при обязательном согласовании с подразделением-разработчиком, либо по инициативе подразделения-разработчика, с обязательным согласованием с руководителем предприятия, заинтересованными подразделениями, ОТК.
7.5. Внесение изменений происходит путем составления подразделением-разработчиком Извещения об изменении по форме из Приложения Л. Извещения об изменении регистрируются ведущим инженером по СМК в «Журнале регистрации извещений об изменениях» и хранятся вместе с оригиналом стандарта.
7.6. Внесение изменений в СТП производится заменой листов или введением новых дополнительных листов с обозначением на нем, что этот лист замененный, либо новый. Информацию об изменении СТП указывают в листе регистрации изменений, т.е. проставляется дата внесения последнего изменения, порядковый номер изменения, подпись лица вносившего из-менение и регистрационный номер изменения.

7.7. При пересмотре и отмене СТП в новых СТП указывается взамен каких они вводятся.
7.8. Печатные копии отмененных (аннулированных) СТП изымаются и утилизируются ответственным за ведение документации СМК в подразделениях. Отмененные (аннулированные) оригиналы СТП, оставленные как информационный материал, хранятся в ОТК и имеют отметку об отмене (аннулировании). Аннулированные СТП хранятся в течение 2-х лет.
7.9. При пересмотре или изменении СТП ответственные за ведение документации СМК в подразделениях, на которые распространяется область применения СТП, по служебной записке уведомляются об этом, после чего обязаны оповестить персонал о введении нового СТП или изменении версии и способствовать тому, чтобы ознакомить персонал со стандартом предприятия и приказом о его введении в действие. Провести обучение (при необходимости, которую определяют руководители подразделений) по его выполнению на рабочем месте с записью в «Журнале ознакомления с приказами и распоряжениями по подразделению» (Приложение К).

8 Ответственность за внедрение и контроль соблюдения требований стандарта

8.1. Ответственность за внедрение и соблюдение требований данного стандарта возлагается на руководителей служб, отделов и подразделений ПАО «Компания».
8.2. Ответственность за наличие актуальной версии СТП на сервере организации несет ведущий инженер по СМК.
8.3. Контроль за соблюдением требований данного стандарта возлагается на заместителя директора по качеству — начальника ОТК, ведущего инженера по СМК ОТК и уполномоченных по качеству подразделений предприятия.

Начальник ОК

Согласовано:

Начальник юридического отдела

Ведущий инженер по СМК

Стандарт организации (СТО) — это нормативный документ, устанавливающий технические требования, которым должна удовлетворять продукция

Стандарты организации в России могут разрабатываться на применяемые в данной организации продукцию, процессы и оказываемые в ней услуги, а также на продукцию, создаваемую и поставляемую данной организацией на внутренний и внешний рынок, на работы, выполняемые данной организацией на стороне, и оказываемые ею на стороне услуги в соответствии с заключенными договорами (контрактами).

В частности, СТО может разрабатываться на:

— составные части (детали и сборочные единицы) разрабатываемой или изготавливаемой продукции;
— процессы организации и управления производством;
— процессы менеджмента;
— технологическая оснастка и инструмент;
— технологические процессы, а также общие технологические нормы и требования с учетом обеспечения безопасности для жизни и здоровья граждан, окружающей среды и имущества;
— методы; методики проектирования, проведения испытаний, измерений и/или анализа;
— услуги, оказываемые внутри организации, в том числе и социальные;
— номенклатура сырья, материалов, комплектующих изделий, применяемых в организации;
— процессы выполнения работ на стадиях жизненного цикла продукции и др.

Стандарты организации не должны противоречить требованиям технических регламентов, а также национальных стандартов, разработанных для содействия соблюдению требований технических регламентов.

Стандарты организации утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации приказом и (или) личной подписью на титульном листе стандарта в установленном в организации порядке.

В случае утверждения стандарта организации приказом дату введения стандарта в действие устанавливают в приказе. При утверждении стандарта организации личной подписью руководителя (заместителя руководителя) организации дату введения стандарта в действие приводят на его первой странице.

Стандарты организации утверждают, как правило, без ограничения срока действия.

Как присваивать номер СТО?

В состав обозначения утвержденного стандарта организации на продукцию, поставляемую на внутренний или внешний рынок, на работы, выполняемые на стороне, или оказываемые ею на стороне услуги следует включать:

— аббревиатуру слов «стандарт организации» (СТО)
— код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ОКПО, позволяющий идентифицировать организацию-разработчика стандарта
— регистрационный номер, присваиваемый организацией, разработавшей и утвердившей стандарт
— год утверждения стандарта.

Классификационный код стандарта организации (ОКС) устанавливают по Общероссийскому классификатору стандартов ОК (МК(ИСО/ИНФКО МКС)001-96)001, классификационный код продукции (ОКП) или услуги (ОКУН), на которую распространяется стандарт организации, — по общероссийским классификаторам ОК 005 или ОК 002 соответственно и приводят на последней странице стандарта организации.

Пример — Классификационные коды стандарта организации «Оповещатели пожарные световые. Технические условия» и продукции, на которую он распространяется:

«ОКС 13.320» « ОКП 43 7135».

Стандарт организации содержит следующие разделы:

— термины и определения
— область применения
— общие технические требования
— нормативные ссылки
— требования к конкретным процессам (транспортировки, демонтажа и т.д.)
— методы контроля и некоторые другие, напрямую зависящие от вида продукции, разделы.

Перечень необходимых данных для разработки стандарта организации в «НормоПроект»:

— код ОКПО изготовителя;
— ФИО руководителя, разработчика;
— название, внешний вид изделия, перечень модификаций;
— техническое описание технологического процесса;
— таблица технических параметров (максимально полная);
— перечень комплектующих изделий;
— порядок и условия предъявления и приемки продукции органами технического контроля предприятия-изготовителя;
— методы и средства контроля испытаний;
— способы упаковки и упаковочный материал, перечень документов, вкладываемых в упаковку;
— транспортировка (виды транспорта и транспортного средства, параметры транспортировки);
— условия хранения;
— условия эксплуатации;
— сроки гарантии.

В нашем Центре разработки «НормоПроект» Вам помогут быстро, качественно и недорого разработать стандарт организации в короткие сроки с минимальными усилиями с Вашей стороны.

Стандарты организации. Разработка стандартов организации. Внедрение стандартов организации.

Стандарты организации

Стандарты организации не назовешь самым важным документом в Системе по документации стандартизации, однако, эти стандарты значими и имеют большую практическую ценность. Для организации они (стандарты) являются основным внутренним руководящим документом, где юридически закрепляются локальные нормы, требования к сотрудникам и руководству, т.е все то, необходимое для технического регулирования всех вопросов компании.

Виды стандартов организации:

Стандарты организации могут создаваться в следующих направлениях:

для своей продукции -процессы оказания услуг
на работы, выполняемые компанией

Объекты стандартизации внутри организации:

Управление и организация процессов в производстве; Менеджмент и его процессы; Рабочий инструмент и технологическое оснащение; Технология производства – ее процессы, нормы, соответствующие обеспечению безопасности для жизни и здоровья граждан, окружающей среды и имущества; Проектирование – его методы и методики, испытаний, измерений и (либо) анализа; Внутриорганизационные услуги (например, социальные); Номенклатура (сырье, изделия); Весь процесс на стадиях ЖЦ (жизненного цикла) продукции/товара/услуги.

Также при создании стандартов организации можно в них отразить национальные, международные и межгосударственные стандарты технических регламентов.

Также можно отразить и вопросы стандартов других организаций.

Субъекты для СТО (стандарты организации) являются :

Организации (юр. Лица), имеющие в своей собственности, либо хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечающие по своим обязательствам этим имуществом, способные от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцами и ответчиками в суде, а также имеющие самостоятельный баланс или смету и зарегистрированные в установленном порядке в качестве таковых.

К таким организациям относятся: коммерческие, общественные, научные, саморегулируемые организации, объединения юридических лиц (ассоциации, союзы).

Цели разработки стандартов организации:

Повышение качества услуг/работ/продукции.

усовершенствование производства, всех его процессов.

Цели разработки СТО аналогичны целям создания национальных стандартов.

Важно! Стандарты организации не могут противоречить техническим требованиям и национальным стандартам, которые обеспечивают применение таких международных стандартов как: ИСО, МЭК, а также других международных организаций к которым присоединилось государство.

Требования СТО

Данные требования должны соблюдаться в организации, утвердившей стандарт, а также в ее структурных подразделениях (в случае корпоративной или ведомственной подчиненности) с момента (даты) введения стандарта в действие. Требования СТО к продукции, процессам, работам и услугам подлежат соблюдению и другими субъектами предпринимательской деятельности и приобретателями, но только в том случае, если эти СТО указаны в сопроводительной технической документации изготовителя (поставщика) продукции, исполнителя работ и услуг в договоре (контракте). Стандарт организации, разработанный и утвержденный одной организацией, может использоваться другой организацией в своих интересах только по договору с утвердившей его организацией, в котором при необходимости предусматривается положение о получении информации о внесении в стандарт последующих изменений.

Компания "Business Expert Group KZ" предлагает свои **услуги по разработке стандартов организации в Алматы, разработка стандартов организации Астана, внедрение стандартов организации**.

Информация о документах по стандартизации и технических регламентах

Порядок изменения, отмены стандарта

Изменения стандарта проводят для поддержания его соответствия потребностям обеспечения качества и удобства использования. Разработка изменений к стандарту заключается в добавлении или исключении отдельных требований стандарта. Это выполняется для внесения в стандарт более прогрессивных требований, обеспечивающих в тоже время взаимозаменяемость выпускаемой продукции с продукцией по действующему стандарту.

Пересмотр стандартов предусматривает отмену действующего и введение нового стандарта, обеспечивающего прогресс качества или производства.

Изменение, отмена стандартов проводится национальным органом по стандартизации по представлению технического комитета.

Технический комитет анализирует предложения от организаций, инженерных обществ, предпринимателей и других заинтересованных лиц по пересмотру стандарта. С учетом поступивших предложений ТК разрабатывает и направляет в национальный орган по стандартизации проект изменений к стандарту или предложение об отмене стандарта.

Официальная информация о национальных стандартах, их разработке приводится в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов единой информационной системе по техническому регулированию, положение о котором утверждено Постановлением Правительства РФ №500 от 15.08.2003 г.

Этот фонд насчитывает свыше 235 тыс. нормативных документов, которыми являются утвержденные технические регламенты, национальные стандарты, классификаторы, а так же международные стандарты ИСО и МЭК, стандарты свыше 40 государств мира.

Единая информационная система по техническому регулированию создана с целью обеспечения заинтересованных лиц информацией о документах, входящих в состав Федерального информационного фонда, за исключением документов, представляющих государственную или коммерческую тайну.

Информационной системой предоставляются следующие виды продукции и услуг:

1) информация о документах, в бумажном или электронно-цифровом виде;

2) сведения о разработчиках;

3) организации, утвердившие нормативные документы.

Поскольку исключительное право публикации ГОСТов, классификаторов, принадлежит агентству или органу, принимающему эти документы, то несанкционированная копирование и распространение воспрещаются и рассматриваются как нарушение авторских прав.

Информацию о действующих национальных стандартах, сроках их действия, изменениях можно получить в ежемесячных информационных указателях «Национальные стандарты Российской Федерации».

Требования, устанавливаемые стандартом организации (предприятия) не должны противоречить требованиям национальных стандартов и технических регламентов на аналогичные объекты стандартизации. Стандарты организаций разрабатываются исходя из их необходимости.

Порядок разработки стандартов, внесение изменений и отмена устанавливается организацией самостоятельно с учетом принципов стандартизации и положений по национальным стандартам.

Согласно ГОСТ 1.4. стандарт организации утверждает руководитель организации приказом или личной подписью на титульном листе стандарта. Проект стандарта на продукцию или услуги, предполагаемые для использования вне организации, может представляться в технический комитет по стандартизации, который организует проведение экспертизы данного проекта. На основании результатов экспертизы технический комитет готовит заключение и направляет его разработчику стандарта.

Ранее стандарты предприятия имели аббревиатуру «СТП». Согласно ГОСТ Р 1.4 стандарты организации должны иметь аббревиатуру «СТО», содержать код организации по общероссийскому классификатору, регистрационный номер и год утверждения стандарта.

Федеральным законом о внесении изменений и дополнений в закон о техническом регулировании область применения стандартов организации ограничивается лишь самой организацией. Для иных субъектов СТО имеет юридическую силу лишь при упоминании его в договорах на поставку продукции или других аналогичных случаях.

5.2 Разработка проекта документа СМК

5.2.1 Решение о необходимости разработки документов СМК принимается Координационным советом при участии руководителей подразделений на основании требований ГОСТ Р ИСО.

5.2.2 По результатам совещания Координационного совета составляется План разработки документации СМК, который утверждается Руководителем организации. Форма Плана разработки документации СМК приведена в Приложении 2.

5.2.3 В Плане разработки документации СМК указываются ответственные за разработку (руководители подразделений) и сроки разработки документации. Ответственным за составление Плана разработки документации СМК является Главный инженер (Представитель руководства по СМК).

5.2.4 Руководитель подразделения, ответственный за разработку проекта документа, на свое усмотрение может назначить разработчика стандарта. Автор несёт ответственность за процессуальную часть документа. Руководитель подразделения разработчика несет ответственность за содержательную часть документа.

5.2.5 Разработанный проект документа проверяется руководителем подразделения на правильность и полноту описания процедуры.

5.3 Согласование документов СМК

5.3.1 Согласование документов проводится с целью проверки их на адекватность до выпуска. Согласование документа включает в себя следующие этапы:

· сбор отзывов и замечаний;

· доработка документа в части внесения дополнений и изменений на основе сделанных замечаний;

· согласование редакции документа.

5.3.2 Ответственность за проведение процедуры согласования несёт разработчик документа.

5.3.3 Разработанные проекты документов проверяются и согласовываются с представителем руководства по СМК на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО. Руководители подразделений согласовывают проекты документов в части описания процедуры с руководителями по направлению согласно утвержденной организационной структуре Организации.

5.3.4 При возникновении разногласий в процессе согласования, проект документа выносится на обсуждение Координационного совета. Порядок вынесения решений по данному вопросу определяется Положением о Координационном совете.

5.3.5 В процессе проверки, согласования и утверждения документа разработчик данного документа проводит внесение корректировок в документ.

5.3.6 После согласования проект документа приобретает статус окончательной редакции и передается представителю руководства по СМК, который обеспечивает проверку системного соответствия документа всей СМК (нормоконтроль).

5.3.7 Готовность документа к утверждению определяет Представитель руководства по СМК - Главный инженер.

5.4 Утверждение документа

5.4.1 После согласования и проверки соответствия руководитель подразделения передаёт документ на утверждение Руководителю Организации.

5.4.2 Утвержденный документ приобретает юридическую силу от даты введения в действие согласно приказу, который доводится до сведения всех подразделений через канцелярию для осведомления о вводе в действие нового документа.

5.5 Регистрация документа

5.5.1 Порядок регистрации документов СМК включает в себя:

· присвоение шифра (идентификация) документу;

· включение документа в Журнал регистрации документов СМК и изменений, форма которого приведена в Приложении 3.

5.5.2 Ответственным за регистрацию документов СМК является начальник Службы контроля качества. Утвержденные документы регистрируются в «Журнале регистрации документов СМК и изменений».

5.6 Анализ и актуализация документов

5.6.1 Все документы СМК один раз в год должны анализироваться с точки зрения определения их актуальности.

5.6.2 Кроме того, причинами проведения анализа документов СМК и, если возникнет такая необходимость, их актуализации могут быть:

Результаты аудитов системы менеджмента качества;

Анализ результативности и эффективности процессов;

Изменение законодательных и регламентных требований;

Истечение установленного срока действия документа.

5.6.3 Ответственность за своевременное проведение анализа документов, с целью обеспечения их актуальности, несет разработчик соответствующего документа. При выполнении данной работы он должен учитывать:

Срок действия документа с момента разработки;

Количество внесенных изменений;

Предложения от подразделений по внесению изменений в документ.

5.6.4 На основании анализа документов разработчик может вынести на рассмотрение руководителю подразделения в виде служебной записки, согласно Инструкции по делопроизводству, следующие решения, направленные:

На внесение изменений в документ;

На переиздание документа;

На то, чтобы оставить документ без изменений;

На отмену и изъятие документа из пользования.

5.7 Порядок внесения изменений и пересмотр документов

5.7.1 Пересмотр документов СМК и внесение в них изменений и дополнений может осуществляться в случаях:

Истечения срока действия документа;

Утраты актуальности документа или не пригодности для работы по причине его ветхости, не комплектности, не читаемости и т. д.;

Изменения порядка осуществляемой деятельности;

Изменения организационной структуры организации;

Невыполнения процессами СМК поставленных целей;

Выявления несоответствий при аудитах СМК;

Наличия более трех изменений.

5.7.2 Разработчик по истечении одного года со дня разработки или последней проверки документа на актуальность проводит сбор предложений о внесении изменений, дополнений, пересмотре или отмене документа со всех задействованных в описанной процедуре сторон. Предложения о внесении изменений, дополнений, пересмотре или отмене документа направляются руководителю подразделения и руководителю по направлению согласно организационной структуре Организации.

5.7.3 Изменения и дополнения к документам оформляются разработчиком в виде Извещения об изменении (Приложение 4). Согласованное руководителем подразделения Извещение об изменении передается Представителю высшего руководства по СМК для нормоконтроля. После проведения нормоконтроля Извещение об изменении передается на утверждение Руководителю.

5.7.4 Утвержденное извещение об изменении начальник Службы контроля качества подшивает к оригиналу документа и регистрирует его в «Листе регистрации изменений» измененного документа. Измененный лист вносится путем замены листа (листов) в рабочий экземпляр документа, в шапке замененного листа ставится номер изменения. Не допускается изменение путем исправления. Изменения в электронной базе производится путем изменения шрифта текста (изменение вводится курсивом) и пометкой в шапке документа о номере изменения.

5.7.5 Доведение до заинтересованных сторон информации об изменениях к документу осуществляется главный специалист по СМК путем рассылки им Извещений об изменении и измененного листа (листов). Данные об изменении и дополнении вносятся начальником Службы контроля качества в «Журнал регистрации документов СМК и изменений».

5.7.6 Ответственность за своевременное внесение изменений и дополнений в документ в структурных подразделениях несет лицо, назначенное руководителем подразделения. Регистрация внесений изменений и дополнений в документ осуществляется путем заполнения ответственным по подразделению Листа регистрации изменений (Приложение 5).

5.7.7 Документ, прошедший проверку на актуальность и не требующий изменения, идентифицируется на титульном листе штампом пересмотра, датой пересмотра и подписью ответственного.

5.8 Хранение документации СМК

5.8.1 Для хранения документации СМК должны быть обеспечены условия и методы, обеспечивающие возможность получения необходимой информации, установление местонахождения конкретного документа и предупреждающие утерю информации и документов.

5.8.2 Копии документов и данных могут быть на любом бумажном или электронном носителе. Документы на электронных носителях используются только в справочных целях. Исключением являются записи, необходимые для ежедневного анализа и оперативного управления деятельностью (ведомости , справки и т. п.) В целях сокращения затрат на создание документов, ускорения процессов принятия управленческих решений и организации документооборота в информационной сети выделено место для электронных документов СМК.

5.8.3 Электронные версии документов СМК оформляются в соответствии с общими требованиями к оформлению документации. В качестве средства публикации документации СМК для ознакомления и изучения сотрудниками используется внутренняя сеть.

5.8.4 Документы, срок хранения которых заканчивается, уничтожаются должностным лицом, которое несет ответственность за хранение конкретного вида документов.

5.9 Порядок управления входящей и исходящей документации

5.9.1 Организация работы с входящими и исходящими документами – это создание условий, обеспечивающих получение, хранение необходимой информации, обеспечение ею исполнителей в установленные сроки и с наименьшими затратами, а также своевременную отправку внешним адресатам.

5.9.2 Документы, поступающие в организацию (входящие), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в секретариате, рассмотрение высшим руководством и выдаются Исполнителям в соответствии визы высшего руководства в день получения корреспонденции с обязательной регистрацией в журнале.

5.9.3 Отправляемые документы (исходящие) проходят:

Оформление в подразделении и одобрение руководством (согласование и подписание в зависимости от статуса и вида документа по указанию высшего руководства) до отправки,

Сортировку в секретариате, упаковку, оформление почтового отправления, окончательную проверку правильности оформления и сдачу в отделение связи.

Контроль качества исполнения осуществляет руководитель, который указан в визе документа при получении. В ходе контроля качества проводится предварительная проверка и своевременное регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля качества исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и соответствующее исполнение документов. Ответственным за результативность управления входящей и исходящей документацией предприятия является секретарь или лицо, его замещающее.

5.10 Нумерация и маркировка документации СМК

5.10.1 Группы документов СМК:

При разработке документов СМК каждому из них присваивают идентификационный номер с расшифровкой сокращенного обозначения

например: СТО СМК. Х. Х.Х - 0У- 2010, где

СТО - стандарт организации;

СМК - система менеджмента качества;

ОУ – порядковый номер документа, описывающий процедуру (например, 01)

Х. Х.Х. – раздел «Руководства по качеству» в соответствии с п. п. ГОСТ Р ИСО (например, 4.2.3);

2010 - год введения.

5.10.2 Проект документа разрабатывает структурное подразделение в соответствии с решением руководства и утвержденным планом. Основанием для разработки может быть также приказ Руководителя. Проект документа направляется на верификацию и одобрение до выпуска (согласование) Руководителям подразделений. Руководители подразделений обязаны включить в личный план работы, в кратчайшее время рассмотреть проект и направить разработчику замечания, а также технически обоснованные отказ или предложения в план организационных мероприятий по внедрению документа, если они необходимы. Проект документа передается начальнику Службы контроля качества, который оформляет его и передает на подпись Главному инженеру и Руководителю.

5.10.3 Копии утвержденных документов передаются Системному администратору для размещения на сайте СМК, Руководителям подразделений – для исполнения обязательно под роспись и с отметкой в журнале регистрации НД СМК и журнале инструктажа по СМК.

5.10.4 Документация, необходимая для постоянной работы, выдается в структурные подразделения ответственным лицом, назначенным руководителем подразделения с регистрацией в журнале.

Документация, необходимая как справочный материал, выдается во временное пользование. Запись выданной документации производится в журнале регистрации. Наличие документов на местах их применения обеспечивается печатными версиями документов в нужном количестве пронумерованными экземплярами и электронными версиями в соответствии с предоставленным доступом.

5.10.5 Ответственность за получение и наличие действующих версий документов на рабочих местах возлагается на начальника Службы контроля качества и Главного инженера.

Контроль наличия действующих версий документов на рабочих местах выполняют начальник Службы контроля качества и Внутренние аудиторы СМК.

5.11 Обеспечение адекватности и актуализация документов.

5.11.1 Основанием для разработки и переработки документов СМК являются:

Изменения стратегии, политики и целей в области качества;

Изменения в процессах СМК;

Изменения требований потребителей;

Поступление предложений по улучшению документации и системы в целом;

Выявление несоответствий Руководителями процессов и/или Аудиторами (как внешними, так и внутренними);

Если число внесенных в документ изменений равно десяти.

5.11.2 Ревизия документации СМК первого и второго уровней проводится ежегодно, остальной документации - по мере необходимости.

5.11.3 Актуализация и внесение изменений в документацию СМК производятся по указанию высшего руководства, предложениям сотрудников после согласования с ПРК. Извещение о публикации новой версии и/или нового документа отправляется по электронной почте. При внесении изменений в документ Главным инженером или другим должностным лицом, полномочным вносить изменения, делается запись об изменении версии документа в Журнале пересмотра документов, где указывается краткое основание для внесения изменений, краткое содержание, а документу присваивается другой по порядку следования номер.

Актуализация внешних нормативных документов осуществляется 1 раз в год.

СТО проверяется и анализируется разработчиком на соответствие требованиям нормативной документации раз в год в соответствии с планом актуализации фонда. Ответственность за актуализацию несет Руководитель.

Текущую коррекцию документов разработчик проводит по мере накопления и анализа данных (в процессе производства, и т. п.), требующих изменения документа.

5.11.4 По результатам проверки и анализа документа Разработчиком документа оформляется извещение об аннулировании документа по установленной форме. Копии извещений регистрируются в журнале НД, выдаются Пользователям документов и вносятся во все экземпляры документов, хранятся в отдельной папке.

5.11.5 Ответственность за оформление изменения несет Разработчик извещения. Устаревшая и (или) недействующая документация должна своевременно идентифицироваться, изыматься из обращения и уничтожаться. В архив могут быть помещены документы для справок с нанесением штампа «Недействительно» или «Для справок».

Изменения идентифицируются и вносятся во все учтенные экземпляры применяемого документа.

5.12 Порядок изъятия документов и сдачи в архив

5.12.1 Поводом для изъятия документа может быть:

Отмена документа в связи с изменениями в законодательстве и другими обстоятельствами;

Непригодность использования документа в связи с его порчей.

5.12.2 Оригиналы документов, подлежащие изъятию, в целях исключения непреднамеренного использования идентифицируются следующим образом:

На титульном листе ставится штамп «Аннулировано», дата изъятия из обращения и подпись ответственного за изъятие;

Копии этих документов изымаются у пользователей и уничтожаются;

В Журнале регистрации документов и изменений (Приложение 3) ставится отметка об изъятии документа.

5.12.3 При выпуске новой версии документа предыдущая версия сдаётся на хранение Представителю руководства по СМК и хранится у него не менее 1 года в отдельном месте (в отдельной папке идентифицированной надписью «Отмененные документы СМК»). В дальнейшем изъятый документ сдаётся на хранение в архив.

Процедура сдачи в архив документов СМК производится в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

5.12.4 Учтенные копии отмененных документов изымаются у пользователей по акту изъятия (Приложение 8), который остается у пользователя для предъявления свидетельств о сдаче документа.

5.12.5 Ответственность за изъятие и сдачу в архив документа несет начальник Службы контроля качества. Ответственность за переиздание несет разработчик.

Приложение 1

Документация системы менеджмента качества

Приложение 2

Форма Плана разработки документации СМК

			УТВЕРЖДАЮ
			Руководитель организации

			"___" ___________ 20__г.

План разработки документации системы менеджмента качества

Раздел Гост Р ИСО / номер процесса	Наименование процесса/перечень документов	Ответственный исполнитель	Соисполнители	Срок выполнения	Примечания
1	2	3	4	5	6

Приложение 3

Форма журнала регистрации документов СМК и изменений

Дата регистрации	Дата введения в действие, № приказа	Подразделение разработчик	Обозначение (шифр) документа	Наименование документа	Внесенные изменения, изъятие (дата и № изм.)	Перечень пользователей документа

Примечание : 1 Регистрация каждого документа начинается с новой страницы журнала.

2 При регистрации изменений заполняются графы «Дата регистрации»

и «Номер изменения», «Перечень пользователей документа».

Приложение 4

(обязательное)

Форма извещения об изменении документа СМК

Изменение № к [Обозначение документа]

Дата введения _____________________

Основание для изменения: ______________________________________________________

_____

Лист ____ заменить на лист _____ с изм. № ___.

____________________________________________________________________________

Приложение 5

(обязательное)

Форма листа регистрации изменений

Руководитель подразделения ____________________ (подпись)

Приложение 6

Ж У Р Н А Л

регистрации входящей документации

Приложение 7

Ж У Р Н А Л

регистрации исходящей документации

Приложение 8

Ж У Р Н А Л

регистрации движения входящей документации внутри предприятия

АКТ №___

на изъятие документа СМК

г. Москва «___» ____________ 20__ г.

Комиссия в составе:

члены комиссии:

______________________

на основании требований СТО 4.2. «Управление документацией» составила настоящий акт о том, что следующая документация СМК:

уничтожена (разрезана).

Председатель:____________________

члены комиссии:

______________________

Разработано:

Консультант ФИО

Начальник службы контроля качества ФИО

Лист согласования

Лист регистрации изменений к СТО 4.2.

№ изменения	№ измененного листа	Номер изменений на листе	Извещение об изменении	Дата внесения изменений	ответственного

Лист ознакомления с СТО 4.2.

		Должность

Руководитель подразделения_______________________________(подпись)

Разработка, согласование, утверждение, издание (тиражирование), обновление (изменение или пересмотр) и отмена настоящего стандарта производится отделом стандартизации ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова»

Введение

Настоящий стандарт является обязательной документированной процедурой системы менеджмента качества, функционирующей в институте, разработанной в соответствии с требованиями семейства стандартов ИСО 9000 модель ГОСТ Р ИСО 9001-2001 .

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ

Дата введения 2004-02-20

Область применения

Настоящий стандарт устанавливает порядок и правила управления документацией с целью обеспечения единого методологического подхода в процессе разработки, утверждения, внесения изменений, хранения и изъятия документов.

Настоящий стандарт распространяется на все виды документов и предназначен для всех подразделений института.

Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

Структура документации

Сотрудники института в своей деятельности должны пользоваться только учтенными документами.

Отдел стандартизации присваивает утвержденному изменению порядковый номер и вносит его в журнал учета и регистрации стандартов СМК, а также в лист регистрации изменений в подлиннике изменяемого стандарта, прилагаемого к каждому стандарту.

Утвержденное изменение размножается и рассылается подразделениям института в соответствии с листом рассылки данного стандарта.

7.5.4 При наличии значительных изменений, касающихся содержания стандарта, внесения новых требований и положений, стандарт пересматривается и утверждается в новой редакции.

7.5.5 Ответственность за внесение изменений в учтенные экземпляры стандартов и изъятие устаревших несет руководитель подразделения.

7.5.6 Отмененные или утратившие свое действие документы уничтожаются или переводятся в статус «Недействующий».

Регистрация данных о качестве;

Обработка данных о качестве;

Анализ данных о качестве;

Хранение данных о качестве в течение установленного срока;

Изъятие и уничтожение данных о качестве по истечении срока хранения.

7.6.3 Перечень и форма «Записей по качеству», которые должны выполняться в процессе производства работ, представлены в приложении .

В приложении приведены разделы и пункты стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001 , в которых содержатся требования о регистрации записей о качестве; подразделения института, ведущие записи; документы (записи), фиксирующие данные о проведенном анализе; содержание регистрируемой информации; должностные лица, ответственные за управление записями о качестве.

7.6.4 Записи должны быть четкими, легко идентифицируемыми и поддерживаться в рабочем состоянии. Записи выполняются на бланках и формах установленного образца.

Каждый заполненный (оформленный) документ должен быть подписан ответственным за его составление и датирован. Только при таком условии он считается действительным.

Порядок составления, учета, обращения, хранения и изъятие записей определен в СТП 12-00 Требования к организационно-распорядительной документации.

7.6.5 Записи данных о качестве хранятся в подразделениях, в которых они были выполнены в течение 5 лет или в соответствии с указаниями документов на их разработку.

Оригиналы документов хранятся в местах, защищенных от несанкционированного доступа во избежание их изменений, повреждений или потерь.

7.6.6 Если это отражено в договоре, заказчик имеет право на предоставление ему копий записей по качеству.