Чтобы грамотно руководить многоквартирным домом, необходимо приложить немало усилий и здравого смысла, поскольку это очень непростая работа, которая требует к себе ряда подготовительных работ. Как и в любой сфере деятельности, в любом предприятии, основой всегда является план. Именно планирование дает возможность составить перечень работ и мероприятий, оценить и спрогнозировать возможные результаты на основе параметров, определяющих эффективность. Планирование помогает четко определить цель и установить конкретные сроки для проведения мероприятий, которые помогут эту цель достигнуть. Когда работы проводятся в соответствии с запланированным графиком, легче проследить их отклонение от плана , просчитать эффективность работы, которая выполняется управляющей организацией. При наличии в руках готового плана можно анализировать проведенные работы и при необходимости осуществлять корректировку намеченных целей, конечных сроков их достижения либо определить и предусмотреть риски, которые невозможно было выявить на ранних сроках планирования.
В ТСЖ обычно составляется годовой план , по которому ведется вся работа. Именно он позволяет собственникам и лицам, осуществляющим управление, представить себе цели, общие намеченные к решению вопросы, достичь которых требуется за определенный период, приложив вместе некоторые усилия. Чтобы план был официально принят, его сначала готовят представители правления ТСЖ, а затем план утверждается собственниками жилищ. На собрании каждый собственник жилья в доме может вносить свои предложения и поправки, собственники могут отказаться от принятого решения относительно того или иного вопроса, проголосовать за его изменение и т.д. После проведения собрания и обсуждения всех нюансов перед всеми участниками товарищества собственников жилья вырисовывается одна общая цель, которая и будет достигнута при четком выполнении утвержденного плана. Каждый житель многоквартирного дома должен воспринимать поставленную цель, как свою личную, и делать все возможное для того, чтобы ее достичь. План не составляется обычно на период, превышающий один календарный год. Ответственными за выполнение плана являются председатель ТСЖ и правление.
Самыми главными пунктами, которые обязательно указываются в плане, являются несколько моментов. Во-первых, это перечень мероприятий, выполнение которых намечено на предстоящий год. Это может быть проведение ремонтных и восстановительных работ в доме, приведение в надлежащее рабочее состояние всех систем и внутридомовых сетей, проведение мероприятий, которые обеспечат своевременную подачу всех коммунальных ресурсов, создание максимально комфортных условия проживания людей в доме. Во-вторых, в плане указывается четкая стоимость, которая потребуется на осуществление того или иного мероприятия, предусмотренного планом. В-третьих, обязательным дополнением к каждому мероприятию является определение его четких сроков выполнения. В плане обязательно указываются лица, которые являются ответственными за надлежащее выполнение работ и их своевременность. Необходимо также просчитать результат от проведения намеченных мероприятий. Важным моментом является предусмотрение возможных рисков, выявление путей их обнаружения и устранения. Все перечисленные моменты можно еще назвать этапами составления плана, следуя которым, можно избежать пропуска какого-либо пункта.
План является важным официальным документом, поэтому он должен быть оформлен в соответствии со всеми требованиями, предъявляемыми к нормативной документации. На нем должны присутствовать необходимые подписи и печать организации.
В конце отчетного периода представители правления ТСЖ обязаны предоставить полный отчет о проведенном мероприятии , а также указать, что из запланированного сделать не удалось и по каким причинам. Отчет составляется и финансовый, чтобы показать собственникам, насколько выполнена составленная смета доходов и расходов. Отчет предоставляется на собрании собственников. Лучше всего предоставлять детализированный отчет по каждой статье, к примеру, показать, какая часть денежных средств пошла на оплату рабочих, которые были наняты для выполнения тех или иных работ. Каждый хочет знать о том, насколько оправдана оплата труда рабочих, а также непосредственно сотрудников ТСЖ, справляются ли они с поставленными задачами, поэтому любое сокрытие фактов и сумм правлением или бухгалтерией ТСЖ может сразу спровоцировать недовольство и подозрения у жильцов.

«Утвержден» Общим собранием собственников помещений, членов ТСЖ «Единство», дома 93/2, по Саратовскому шоссе, г. Балаково Приложение к протоколу № 6 от 29.03.2015 г. План работы ТСЖ «Единство» на 2015 год № п/п Наименование работ 1 Работа с внешними организациями 1.1 Заключение или продление договоров: - с ресурсоснабжающими и обслуживающими организациями; - с организациями, арендующими общедомовое имущество 1.3 Контрольный осмотр и рекомендации по замене приборов учета (ИПУ) потребления ресурсов жильцов дома. 2 Предоставление жилищно-коммунальных услуг 2.1 Бесперебойное обеспечение собственников помещений коммунальными услугами (тепло, горячее водоснабжение, холодное водоснабжение, электроснабжение, канализование, вывоз мусора, обеспечение работоспособности домофонов и лифтов) Срок выполнения/ /периодичность январь Исполнитель Управляющий январьдекабрь Управляющий, электрик, сантехник ежедневно Управляющий, сантехник, электрик, дворник 3 Технический осмотр дома 3.1 Обход и технический осмотр дома, проверка исправности и параметров работ: - инженерных сетей находящихся в подвале дома; - межэтажных швов; - тех. этажа; - мусора камер; - подъездов; - электропроводки; январь, Управляющий - кровельного покрытия; май, Правление - тротуаров и подходов к подъездам; сентябрь - подъездных козырьков и входов в подъезды; - состояние мест общего пользования; - придомовой территории. Подготовка актов обследования дома и передача в Администрацию БМР. Подготовка справки о необходимых средствах для проведения текущего ремонта 4 Тепловой узел (система отопления и горячего водоснабжения) 4.1 Поверка контрольно–измерительных приборов май-сентябрь Сантехник 4.2 Оповещение жильцов о дате отключения и включения: системы отопления; апрель-сентябрь, Управляющий - водоснабжения при проведении ремонтных работ по необходимости 4.3 Подготовка системы отопления и горячего водоснабжения к отопительному сезону: - регулировка кранов, набивка сальников, мелкий Сантехник сентябрь ремонт теплоизоляции, устранение течей; - разборка, осмотр и очистка грязевиков регулирующих кранов, вентилей, задвижек; 4.4 4.5 4.6 5 5.1 6 6.1 - очистка от накипи запорной арматуры и др. Сдача теплового узла надзорной организации и получение акта готовности теплового узла к отопительному сезону. Регулировка системы отопления Устранение недостатков в работе ГВС и ЦО. Ремонт и замена кранов, задвижек, труб, шаровых, автоматических клапанов, запорно-регулирующей арматуры по системе водоснабжения и отопления в подвале дома и на тех. этаже Подготовка документов для проведения реконструкции системы горячего водоснабжения и отопления. Составление сметы по стоимости проведения работ. Выбор организации для проведения работ. Проведение работ. Система холодного водоснабжения Профилактические осмотры систем холодного водоснабжения и канализации (смена прокладок в водопроводных кранах, уплотнение сгонов, устранение засоров), при необходимости устранение неисправностей Электроснабжение Протирка светильников в местах общего пользования 6.2 Восстановление освещения на площадке – вход в машинное отделение лифтов, выход на крышу 6.3 Ремонт в электрощитовой во втором подъезде (покраска металлического шкафа) 6.4 Замена перегоревших электрических ламп и внутренних светильников в местах общего пользования и наружного освещения. Реконструкция звуковых датчиков на датчики – движения (по финансовым возможностям) 6.5 Проверка на нагрев контактов электрических щитов, при необходимости протяжка контактов 6.6 Проверка состояния коммутационной аппаратуры электрических щитов 6.7 Проверка состояния кабельных трасс и проводки силовой сети, сети освещения 6.8 Проверка заземления оболочки электро кабеля, замер сопротивления изоляции проводки 6.9 Осмотр состояния автоматических выключателей, при необходимости замена неисправных 6.10 Контроль состояния электро установочных изделий (розетки, выключатели, светильники), расположенных в местах общего пользования, при необходимости ремонт или замена неисправных 7 Кровля 7.1 Очистка кровли от мусора, грязи, листьев 7.2 Текущий ремонт крыши. Объем работ определяется при осмотре по факту 8 Обслуживание и уборка подъездов 8.1 Обеспечение качественной и регулярной, в соответствии сентябрь Управляющий октябрь-ноябрь январь-декабрь Сантехник март-октябрь Управляющий Правление январь-декабрь Сантехник 1 раз в год Электрик январь-март Электрик март-сентябрь Электрик по факту апрель апрель Электрик Электрик Электрик 1 раз в год Электрик 1 раз в год Электрик 1 раз в год Электрик постоянно 1 раз в год июнь-октябрь Электрик По договору Управляющий, подрядчики Уборщица 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 9 с договором, уборки лестничных клеток и мест общего пользования, в том числе: а) подметание всех площадок и лестничных маршей б) мытье всех площадок и лестничных маршей, протирка подоконников и дверей в) генеральная уборка (мытье всех площадок и лестниц, подоконников, дверей, батарей, мытье окон с внутренней стороны) Утепление оконных и дверных проемов Проверка доводчиков на входных дверях Замена разбитых стекол в окнах подъездов Изготовление перил при входе в подъезды Обустройство бетонных пандусов для выкатывания мусорных баков в 4 мусора камерах Уборка придомовой территории 9.1 Очистка: - детской площадки и урн от мусора; - мусора камер; 9.2 Вывоз мусора 9.3 Уборка в зимний период: – очистка дорожек от свежевыпавшего снега – подметание территории в дни без снегопада - уборка территории от уплотненного снега - очистка территории он наледи и льда - обработка территории антигололедными реагентами 9.4 Уборка в теплый период: – подметание территории – уборка мусора с газонов – стрижка газонов и кустарников, вырубка поросли, сгребание травы - побелка деревьев и бордюра 9.5 Очистка от мусора подвала и тех. этажа 9.6 Проведение уборки после таянья снега на детской площадке и прилегающей территории к дому 10 Благоустройство 10.1 Благоустройство придомовой территории. Проведение субботников (покраска бордюров тротуаров, элементов детской площадки, лавочек, посадка цветов) 10.2 Опиловка дерева у 1 подъезда 11 Регламентные работы по: 11.1 - дератизации - дезинсекции 12 Информирование жильцов 12.1 Обеспечение информирования собственников через информационные доски в каждом подъезде и с помощью сайта ТСЖ "Единство": – об изменениях по тарифам; - о работе Правления ТСЖ; – о насущных вопросах эксплуатации и управления; – о часах приема и работы сотрудников ТСЖ; – об аварийных ситуациях; – о проведении различных мероприятий; 2-3 раза в неделю 2-3 раза в неделю 1 раз в год (апрель-июль) по факту по факту по факту май-октябрь По договору По договору По договору По договору май-октябрь Подрядчики ежедневно по графику по графику Дворник в соответствии с перечнем работ, по факту 5 раз в неделю 1 раз в 2 суток не менее 3 раз в год 1 раз в год сентябрь март-май апрель, май, сентябрь, октябрь май-октябрь По договору Дворник Дворник На субботниках По договору Дворник и на субботниках Управляющий, Правление, Жильцы Управляющий 1 раз в месяц, 1 раз в год По договору постоянно Управляющий – о должниках по коммунальным и иным платежам и др. 13 Бухгалтерский учет и сбор платежей 13.1 Ведение бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности по управлению домом (Тех. обсл. и Кап. рем.) 13.2 Контроль внесения собственниками помещений установленных обязательных платежей и взносов до 10 и до 25 числа месяца, следующего за расчетным 14 Закупки 14.1 Приобретение инструментов, оборудования и материалов, необходимых для технического обслуживания, проведения работ и ремонта ОДИ. 15 Содержание и ремонт ОДИ 15.1 Соблюдение правил содержания имущества и пожарной безопасности 15.2 Ремонт межэтажных швов 16 16.1 16.2 16.3 16.4 16.5 16.6 16.7 Управленческая документация и делопроизводство Ведение реестра собственников, реестра членов ТСЖ Хранение технической документации по дому Ведение электронных паспортов на сайтах. Учет свидетельств о праве собственности Учет трудовых договоров и должностных инструкций обслуживающего персонала ТСЖ и др. документации Заключение договоров с собственниками квартир не членами ТСЖ, об оказании услуг по обслуживанию дома и капитальному ремонту Вывешивание в подъездах и размещение на сайте ТСЖ "Единство" списков должников по платежам за обслуживание Учет заявлений собственников помещений 17 Проведение общих собраний членов ТСЖ 17.1 Внеочередные общие собрания членов ТСЖ. 17.2 17.3 18 18.1 18.2 18.3 постоянно Бухгалтер постоянно Бухгалтер январь-декабрь Управляющий Правление постоянно Управляющий по факту По договору постоянно постоянно Управляющий Управляющий постоянно Управляющий постоянно Управляющий постоянно Управляющий постоянно Управляющий постоянно Управляющий по необходимости, за 10 дней Управляющий, Правление Извещение о дате проведения Подготовка к Общему собранию 2016 г.: отчет по и Управляющий, итогам проведенной ревизии, выполнении плана работ, Правление, январь-март о финансово-хозяйственной деятельности за 2015 г., ревизор, утверждении сметы доходов и расходов на 2016 г. бухгалтер Доведение решений Общих собраний и голосований до в течение 10 дней Управляющий собственников Депутатская программа Асфальтирование тротуаров и внутриквартальных дорог по графику Управляющий Завоз песка и грунта. Обустройство спортплощадки по графику Управляющий Установка скамеек и урн у подъездов по графику Управляющий 1. Все запланированные работы будут выполнены при 100% оплате жильцами ставки по Техобслуживанию. 2. При экономии средств и за счет поступивших доходов могут быть проведены незапланированные работы. 3. Не выполненные работы будут включены в план работ на 2016 год. Управляющий ТСЖ «Единство» Н.П. Егорова

К основным отличиям плановой проверки от внеплановой относятся:

1. проведение плановых аудитов с установленной периодичностью;
2. возможность проведения плановых проверок гражданскими лицами;
3. добровольный характер плановых проверок.

Главная цель плановой проверки ТСЖ – выявить ошибки в финансовой деятельности организации и дать указания по их устранению. Даты плановых инспекций заранее известны бухгалтерии и руководству жилищного товарищества. Они проводятся в сроки, обозначенные уставом организации или жилищным кодексом .

Внеплановые аудиты проводятся по заявлениям или жалобам отдельных лиц надзорными органами.

Основная цель внеплановых мероприятий – выявить и доказать нарушения , в которых подозревается организация и/или её работники.

Кто контролирует деятельность жилтоварищества?

Контроль деятельности руководящих органов жилтоварищества могут осуществлять следующие инстанции :

• налоговая инспекция;
• отделение жилищного надзора;
• прокуратура;
• ревизионная комиссия;
• трудовая инспекция;
• контрольная комиссия жителей-членов товарищества.

Налоговые органы контролируют корректность заполнения налоговых деклараций и правильность распределений доходов и расходов при разных системах налогообложения, а также полноту уплаты налогов со стороны наёмных работников.

Важно! Органы жилнадзора осуществляют проверку деятельности руководства ТСЖ на предмет соблюдения жилищного законодательства.

В том числе:

1. легитимность процедуры создания ТСЖ;
2. корректность пунктов устава;
3. достоверность протоколов общих собраний;
4. легальность выбранных руководящих органов и ревизора;
5. соответствие осуществляемой деятельности уставным целям.

Прокуратура может проверять наличие возможных нарушений уголовного характера : взяточничество, растраты и т.д.

Работники прокуратуры имеют право входить в помещения руководства ТСЖ и изымать любую документацию без предварительного уведомления о проверке. Такими же правами обладает и налоговая служба.

Ревизия является внутренним инструментом контроля экономической деятельности правления , так как ревизор выбирается на общем собрании из числа жильцов, пользующихся авторитетом и не может совмещать свою деятельность с работой в правлении (пункт 1 статьи 150 ЖК РФ).

Пункт 1 статьи 150 ЖК РФ. Ревизионная комиссия (ревизор) товарищества собственников жилья

Ревизионная комиссия (ревизор) товарищества собственников жилья избирается общим собранием членов товарищества не более чем на два года. В состав ревизионной комиссии товарищества собственников жилья не могут входить члены правления товарищества.

Кто может запросить проведение данной процедуры?

Кто может проверить деятельность ТСЖ? Инициировать аудит финансовой деятельности жилтоварищества вправе следующий круг лиц:

• члены ревизионной комиссии;
• владельцы квартир и жители дома, относящегося к ТСЖ;
• инициативная группа членов товарищества;
• выборные органы местного самоуправления;
• органы правления.

Правление жилтоварищества может заказать проверку у частных аудиторских фирм для выявления и исправления собственных ошибок при небольшом опыте финансовой деятельности , или при большом штате бухгалтерии для контроля за его деятельностью.

При наличии подозрений или косвенных фактов нарушений в деятельности правления, часть собственников-членов товарищества может создать инициативную группу для аудита деятельности руководства. Ревизию в таком случае осуществляют, как правило, сами участники такой группы .

Внимание! Каждый член жилтоварищества имеет право ознакомиться со всеми финансовыми и отчётными документами организации (пункт 3 ).

Если у жителя дома существуют подозрения в том, что руководство товарищества нарушает законодательство РФ , то он может инициировать прокурорскую проверку, написав соответствующую жалобу, вне зависимости от своего статуса проживающего (владелец, арендатор и т.д.).

Выборные органы власти вправе инициировать депутатскую проверку любых юридических лиц, в том числе жилищных объединений, по запросу избирателей.

Что представляет собой аудит?

Под проверкой (или аудитом) понимается полная ревизия финансовой деятельности организации на предмет соответствия уставным целям. Методом аудита можно определить:

Плановый аудит жилтоварищества обязан проводить его выборная ревизионная комиссия каждый календарный год , представляя аудиторское заключение собранию жильцов-членов ТСЖ (часть 1 пункта 3 статьи 150 ЖК РФ).

Часть 1 пункт 3 статья 150 ЖК РФ. Ревизионная комиссия (ревизор) товарищества собственников жилья

Ревизионная комиссия (ревизор) товарищества собственников жилья:

• проводит не реже чем один раз в год ревизии финансовой деятельности товарищества;
• представляет общему собранию членов товарищества заключение по результатам проверки годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности товарищества.

Внеплановая проверка осуществляется органами жилищного надзора или прокуратуры .

Для того, чтобы избежать крупных штрафов или приостановления деятельности в результате визитов различных государственных надзорных органов , правление жилтоварищества обращается в частную аудиторскую фирму для проведения предварительной ревизии.

Сотрудники аудиторской фирмы по итогам ревизии могут указать бухгалтеру и председателю на ошибки , допущенные при учёте, а также способы их устранения.

Порядок проведения этого процесса

В первую очередь происходит заключение соглашения с компанией-исполнителем . В договоре с аудиторской компанией указывается:

• цели аудита;
• сроки проведения;
• место проведения;
• проверяемый период;
• перечень необходимой документации.

Внимание! Аудиторская фирма должна состоять в федеральном учёте аудиторских организаций для получения права называться таковой, а сотрудники фирмы, осуществляющие проверку, должны иметь аудиторский аттестат (статьи 3 ФЗ № 307 и статьи 4 ФЗ № 307 «Об аудиторской деятельности»).

Статья 3 ФЗ № 307 «Об аудиторской деятельности». Аудиторская организация

• Аудиторская организация — коммерческая организация, являющаяся членом одной из саморегулируемых организаций аудиторов.
• Коммерческая организация приобретает право осуществлять аудиторскую деятельность с даты внесения сведений о ней в реестр аудиторов и аудиторских организаций саморегулируемой организации аудиторов (далее — реестр аудиторов и аудиторских организаций), членом которой такая организация является.
• Коммерческая организация, сведения о которой не внесены в реестр аудиторов и аудиторских организаций в течение трех месяцев с даты внесения записи о ней в Единый государственный реестр юридических лиц, не вправе использовать в своем наименовании слово «аудиторская», а также производные слова от слова «аудит».

В качестве периода проверки обычно указывается календарный год . После подписания договора сотрудники фирмы приступают к аудиту в следующем порядке:

1. ознакомление со структурой жилтоварищества и особенностями ведения хозяйственной деятельности;
2. изучение финансовой и отчётной документации за период, выбранный для проверки;
3. сравнение фактической ситуации с плановыми показателями и выявление несоответствий;
4. поиск причин несоответствий;
5. составление акта аудиторской проверки.

В ходе ознакомления изучается устав, учётная политика порядок её реализации в конкретном товариществе.
При обнаружении несоответствий плановых и расчётных показателей , сотрудники компании-исполнителя начинают проверку бухгалтерских ведомостей и первичных платёжных документов .

В частности, проверяется соответствие используемых бухгалтером жилтоварищества проводок на соответствие плану субсчетов Минфина .

Как правильно составить акт?

Акт проверки составляется сотрудниками фирмы-аудитора и содержит следующие сведения :

• наименование жилтоварищества и период осуществления проверки;
• проверенные области финансовой деятельности ;
• выявленные недочеты и ошибки ;
• методы устранения ошибок.

В конце акта обязательно ставится печать компании-исполнителя и подпись ответственного лица . Акт – конфиденциальный документ, составляемый в двух экземплярах, по одному для заказчика и исполнителя.

Важно! Проверка может быть как полной, так и частичной. Полная проверка, с ревизией всей документацией ТСЖ, обычно заказывается перед визитом сотрудников прокуратуры или жилнадзора, а частичная может включать небольшую область, например, декларации НДФЛ перед формированием налоговых отчётов.

При обнаружении нарушений руководство товарищества должно их устранить в соответствии с рекомендациями аудиторов до визита надзорных служб, во избежание:

1. штрафных санкций;
2. увольнений;
3. гражданско-правовой и уголовной ответственности;
4. лишения права занимать должности в жилищных организациях.

Если проверка была инициирована и проведена органами прокуратуры или налоговой инспекцией, товариществу даётся срок (10 рабочих дней) для устранения нарушений.

Заключение

Итак, проверка финансовой деятельности ТСЖ может проводиться надзорными органами по жалобам жильцов или аудиторской фирмой для выявления недочётов в работе и подготовке к возможным внеплановым проверкам.

Чтобы избежать возможных штрафных санкций, необходимо регулярно проводить внутренние проверки бухгалтерии силами ревизора товарищества или привлечённого специалиста, по итогам которых приводить деятельность бухгалтерии в соответствие с правилами.