Делопроизводитель - это офисный служащий, в сфере ответственности которого ведение документации той или иной организации, предприятия, суда и т.д. Представитель этой профессии должен быть знаком с основами налогового, финансового, судебного и иного законодательства, с которым имеет дело по специальности.

В небольших фирмах делопроизводитель и секретарь зачастую является одним лицом. В серьезных организациях с крупным оборотом на должностях делопроизводителя трудятся люди, получившие профильное образование.

По обязанностям представитель данной профессии занимается работой с документами, принимает и отправляет письма, сортирует деловые бумаги по степени их важности. Делопроизводитель также занимается ведением учета и контроля документации в специальных журналах. Зачастую он готовит материалы для руководителя организации, в которой работает.

Какие качества нужны делопроизводителю

Если говорить о личностных качествах, то делопроизводителю, в первую очередь, необходимы способности к долгой концентрации внимания, отличная память, спокойствие и эмоциональная устойчивость, навыки делового общения, а также нормальное восприятие конструктивной критики в собственный адрес.

Квалификационные требования к делопроизводителю также весьма серьезны. Например, представитель этой профессии должен получить высшее образование, в редких случаях для работы по специальности хватит среднего профильного образования, опыт работы, как правило, необязателен. Делопроизводитель обязан знать основы ведения деловой переписки, а также составления грамотных деловых писем.

Плюсы и минусы профессии делопроизводитель

Если говорить о плюсах данной профессии, то следует отметить, что специалист в данной сфере может получить работу в крупных организациях и государственных учреждениях, которые ведут прием посетителей и имеют крупный документооборот. Здесь открываются перспективы для карьерного роста, которые во многом зависят от профессиональных качеств делопроизводителя и успешности его деятельности.

Что касается минусов, то тут можно отметить сидячий характер работы с присущей ей профессиональными заболеваниями, а также средний или ниже среднего уровень оплаты труда в начальный период карьеры.

Делопроизводитель — служащий ответственный за ведение документации организации, суда, фирмы, кооператива и т. д. Делопроизводитель часто работает в канцелярии и ведет делопроизводство в соответствии с требованиями налогового, судебного и т. д. законодательства. В небольших организациях делопроизводитель и секретарь часто одно лицо. В крупных организациях делопроизводителями работают люди получившие специальное образование.

Делопроизводитель - специалист по работе с документацией. Делопроизводитель может работать в любой организации, имеющей документооборот.

Обязанности

Принимает, отправляет и сортирует документы, письма и другие деловые бумаги по степени важности. Ведет их учет и контроль в специальных журналах. Готовит материалы для руководителя. Возможны два варианта организации работы делопроизводителя:

а) в небольшом учреждении делопроизводитель в одиночку выполняет функциональные обязанности;

б) в крупном учреждении - обрабатывает документацию по ограниченному кругу вопросов и в случае необходимости взаимодействует с другими делопроизводителями.

Основная обязанность делопроизводителя - ведение документооборота компании. Делопроизводитель занимается ведением деловой переписки, базы документов, архивом документов, контролем за исполнением документов, обработкой, учетом, регистрацией входящей и исходящей корреспонденции. Также в обязанности делопроизводителя входит работа с оргтехникой, мини АТС.

Личные качества

Делопроизводителю нужны способность к длительной концентрации внимания, хорошая долговременная и оперативная память, эмоциональная устойчивость, высокая помехоустойчивость, а также толерантность к многочисленным контактам, навыки делового общения, конструктивное восприятие критики в свой адрес.

Необходимые качества, обеспечивающие успешность в профессии: умение ладить с людьми. Общительность. Доброжелательность. Эмоциональная устойчивость. Самообладание. Ответственность. Организованность. Хорошая оперативная память. Способность концентрировать и распределять внимание. Хорошая зрительно-моторная координация. Общая культура и правильная речь. Часто - знание иностранного языка.

Квалификационные требования

Делопроизводитель должен иметь высшее образование, в некоторых случаях достаточно среднего специального образования, опыт работы необязателен. Делопроизводитель должен знать основные правила ведения деловой переписки, составления различных деловых писем. Делопроизводитель должен иметь хорошую память, быть грамотным человеком, обладать такими качествами как коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость, организованность, ответственность.

Места работы

Работа в более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот.

Медицинские противопоказания

Деятельность не рекомендуется людям, страдающим следующими заболеваниями: органов дыхания (бронхиальная астма, туберкулез и др.); сердечно-сосудистой системы (порок сердца, гипертония и др.); нервной системы (неврозы, менингит, опухоли и др.).

Профессия делопроизводителя, как правило, имеет средний уровень востребованности на рынке труда, уровень заработной платы - средний.

Делопроизводитель - это очень важная и ответственная профессия, приобретающая все большую популярность. Ведь от работы данного специалиста напрямую зависит оборот всей документации в организации, что оказывает существенное влияние абсолютно на все аспекты деятельности предприятия.

К специалисту, занимающему должность делопроизводителя, наниматель предъявляет определенный перечень требований относительно навыков, умений и личных качеств, только соответствуя которым, можно занять вышеупомянутую должность.

Все требования, предъявляемые к сотруднику, функции, которые он будет исполнять в организации, кому он будет подчиняться и чьи поручения исполнять, его права и обязанности - все эти немаловажные аспекты отражены в должностной инструкции.

Именно поэтому, прежде чем отдать предпочтение определенной профессии очень важно ознакомиться с ключевыми моментами ее должностной инструкции.

В каких организациях можно работать делопроизводителем?

В условиях современной действительности значительно возрос уровень оборота документации во всех видах организаций и ведомств. Большое количество как внутренних, так и внешних документов в различном формате, от традиционного - на бумажном носителе до электронного, требует строгой регламентации, грамотной организации и правильного хранения. То есть, возникает необходимость привлечения отдельного специалиста, отвечающего за оборот документов в той или иной организации.

Любая крупная фирма, государственная организация или иное предприятие больших размеров нуждается в услугах профессионального делопроизводителя.

В небольших организациях чаще всего служебные обязанности делопроизводителя выполняет секретарь, совмещая работу по документообороту со своими прямыми обязанностями - обработку корреспонденции, исполнение личных поручений руководителя, ответы на звонки и прочее.

Еще совсем недавно делопроизводством фактически занимались архивариусы и писари, а сама профессия не относилась к числу распространенных и перспективных. Однако, на сегодняшний день ситуация коренным образом изменилась - крупнейшие ВУЗы страны выпускают дипломированных и квалифицированных специалистов в данной сфере. А сама профессия приобретает все большую популярность.

Что входит в обязанности делопроизводителя?

Достаточно сложно привести полный перечень должностных обязанностей специалиста по делопроизводству. Ведь во многом они специфичны и напрямую зависят от отрасли, в которой ведет работу та или иная организация или ведомство. Но, не смотря на это, можно выделить целый ряд основных функций, выполняемых делопроизводителем:

• Регистрация и обработка всей входящей и исходящей корреспонденции компании. Все входящие письма, служебные записки, приказы, поступающие в организацию, должны быть приняты и надлежащим образом обработаны. Процесс обработки корреспонденции происходит в несколько этапов. На первом этапе необходимо принять корреспонденцию. Независимо от способа получения корреспонденции (почтовое отправление, служба доставки или же электронная почта) любой входящий документ необходимо принять соответствующим образом. На следующем этапе входящую корреспонденцию сортируют по различным основаниям (в зависимости от отправителя, по содержанию, по срочности и пр.). Далее следует регистрация входящей корреспонденции. В процессе регистрации любой входящий документ вносится в электронную базу и в журнал учета входящих документов, ему присваивается соответствующий входящий номер и ставится дата его получения;

• Надзор за строгим соблюдением сроков исполнения документов. В зависимости от категории документа (жалоба, запрос, служебная записка, приказ и т.д.) его исполнение обязано произойти за отведенный законодательством срок.

Делопроизводитель обязан строго следить за соблюдением всех сроков входящих и внутренних документов, ведь нарушение установленного срока является прямым нарушением законов.

• Ведение всего документооборота организации. Ведение документооборота подразумевает под собой не только работу с входящей корреспонденцией, но и с внутренними и исходящими документами. Этот процесс включает в себя внесение документов в реестры, распределение по отделам и при необходимости по конкретным специалистам, отправку исходящей корреспонденции в другие фирмы, организации, министерства и архивирование документации;
• Архивирование документации. В соответствии с нормами законодательства определенные виды документов должны архивироваться и храниться в специализированном помещении - архиве определенный промежуток времени. Перед непосредственным помещением документации в архив, она должна быть приведена в установленный порядок - рассортирована, пронумерована, подписана (при необходимости уполномоченным лицом), внесена в реестры и соответствующие журналы хранения архивных документов на электронном и/или бумажном носителе. В зависимости от типа самого документа, сроки его хранения могут быть различными. При необходимости, документы могут изыматься из архива, о чем составляется акт, установленного образца. После проведенных работ с архивным документом, он возвращается на хранение в архив до истечения срока хранения. По истечении срока хранения документа в архиве, его изымают (о чем составляется соответствующий акт) и уничтожают;

• Знание основных законодательных норм в сфере делопроизводства и некоторых других отраслях права (в зависимости от сферы деятельности организации/ведомства). Вся деятельность специалиста по делопроизводству ведется в строгом соответствии с нормами Единой государственной системы делопроизводства, нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность организации, а также внутренним регламентом (уставом) и распорядком предприятия;

Зачастую прямые обязанности делопроизводителя могут быть дополнены не совсем привычными для данного специалиста функциями, более свойственными секретарю:

• Ведение телефонных переговоров и прием звонков. Очень часто в небольших организациях с малочисленным штатом, делопроизводителю приходится отвечать на входящие звонки, обзванивать клиентов, поставщиков, другие организации;
• Работа с клиентами. Общение с посетителями, представителями различных организаций и ведомств также может быть возложено на плечи делопроизводителя;
• Перевод документов. В ряде компаний в обязанности специалиста по делопроизводству может быть включен перевод корреспонденции и иных документов с иностранных языков;
• Иные обязанности. Привести полный перечень обязанностей делопроизводителя крайне сложно, не зная специфики организации, поэтому приведенные выше, основные должностные обязанности могут быть дополнены некоторыми функциями и иными обязанностями;
• Требования, предъявляемые к специалисту по делопроизводству.

Как и к любому другому специалисту, к делопроизводителю работодатель предъявляет определенные требования. Есть ряд основных критериев, закрепленных трудовым законодательством, которым должен соответствовать специалист:

• Соответствующее образование. Естественно, что работодатели отдают предпочтение кандидатам, имеющим законченное высшее образование. В приоритете специалисты, имеющие диплом экономиста, юриста, архивариуса и делопроизводителя. Однако далеко не все организации требуют от будущих сотрудников диплом о высшем образовании и могут быть удовлетворены дипломом из техникума;

• Высокий уровень навыков владения персональным компьютером, офисной техникой и знания основных офисных программ. В своей работе делопроизводителю достаточно много времени придется проводить за компьютером, создавая и распечатывая документы различного формата, снимать копии, сканировать документы, пользоваться электронной почтой и многое другое.

Также специалист по делопроизводству должен без труда работать в стандартных офисных программах, а иногда и иметь навыки работы в специфических программах, таких как 1С.

• Умение вести работу с документацией. Зачастую работодатели хотят видеть у себя в компании специалиста, который уже умеет надлежащим образом составлять и оформлять все виды документов, вносить их в реестры, журналы, электронные базы, направлять документацию адресатам (в самой организации и за ее пределами) осуществлять архивирование и знать еще некоторые нюансы;
• Знание делового этикета и умение общаться с клиентами. Каждый сотрудник организации должен быть знаком с основами делового этикета, уметь грамотно вести переговоры и встречи с клиентами и заказчиками, а также строго соблюдать субординацию;
• Опыт работы в данной сфере, хотя трудовое законодательство не требует от кандидата на должность делопроизводителя наличие определенного трудового стажа, работодатель может его требовать. В различных компаниях требования к наличию опыта работы в сфере делопроизводства либо в схожей деятельности различны и могут варьироваться в пределах 1 - 5 лет. Бывают случаи, когда нанимают сотрудника без опыта работы, опираясь, например, на рекомендации с места прохождения практики во время учебы или иные факторы;
• Знание иностранных языков. В зависимости от сферы деятельности самой компании, работодатель может требовать знание одного или нескольких иностранных языков. Самым распространенным, конечно же, является английский язык;
• Помимо профессиональных качеств, обычно уделяется достаточно большое внимание личным качествам будущего работника:
• Грамотность. При постоянной работе с документами, необходимо иметь достаточно высокий уровень грамотности, чтобы составленные документы не содержали грамматических, орфографических, пунктуационных, синтаксических и смысловых ошибок;
• Внимательность. Делопроизводитель должен быть крайне внимательным и не упускать из вида все детали, чтобы исключить возможность возникновения ошибок в работе;
• Знание терминологии и делового языка. Делопроизводитель должен хорошо разбираться в терминологии, используемой в организации, а также знать обороты и термины, которыми пользуются при составлении документов;
• Пунктуальность, исполнительность, усидчивость, стрессоустойчивость, коммуникабельность - стандартный список требований, предъявляемый к любому офисному сотруднику;
• Данные пункты могут быть изменены и дополнены по усмотрению работодателя.

Основные положения должностной инструкции специалиста по делопроизводству

Сама должностная инструкция разрабатывается руководителем организации или иным лицом, на которое руководитель возложит подобного рода обязанности (например, сотрудником отдела кадров). В инструкции подробно изложены все функции и обязанности делопроизводителя. Такое подробное описание необходимо для того, чтобы сам делопроизводитель четко знал, в чем заключается его работа и чтобы руководство не перекладывало на работника не свойственные его должности обязанности. Таким образом, должностная инструкция служит своего рода перечнем обязанностей, а также защищает делопроизводителя от лишней нагрузки.

После того как в инструкцию внесены все необходимые пункты она должна быть заверена руководителем организации/ведомства и подписана им, а также лицом, принимаемым на должность специалиста по делопроизводству.

Пункты должностной инструкции могут быть различными, в зависимости от направления деятельности организации. Однако существует ряд основных положений, которые традиционно включают в инструкцию:

• Общие положения. В данном пункте обычно указывают основные требования к сотруднику, такие как наличие необходимого образования, требуемый опыт работы в данной области, знания нормативной базы, уровень знания компьютера и офисных программ, владение иностранными языками, другие личные и профессиональные качества работника;
• Профессиональные обязанности. В данном пункте, максимально подробно расписываются все обязанности сотрудника, что позволяет избегать сложных или спорных ситуаций в процессе работы;
• Права сотрудника. В данном положении инструкции оговариваются все права, которыми обладает делопроизводитель, такие как уровень доступа, к определенной информации, право самостоятельно подписывать какую-либо документацию, принятие самостоятельных решений в определенных ситуациях и прочее;
• Подчиненность. В указанном пункте указываются сотрудники, поручения которых обязан исполнять специалист по делопроизводству, а также лицо, которому обязан подчиняться работник, то есть непосредственный руководитель. Традиционно, непосредственным руководителем делопроизводителя является руководитель организации/директор фирмы/начальник отдела;
• Ответственность. Еще один немаловажный пункт инструкции - это ответственность, предусмотренная за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, традиционно это дисциплинарная ответственность - выговор, например, и материальная - депремирование и штрафы;
• Вышеперечисленные пункты могут быть дополнены еще целым рядом отдельных, специфических положений, ориентированных на специфику деятельности организации.

Возможности карьерного роста и уровень оплаты

Профессию делопроизводителя нельзя отнести к профессиям с возможностью быстрого и высокого карьерного роста.

При добросовестном и качественном выполнении своих должностных обязанностей сотрудник может рассчитывать на всевозможные поощрения - премии, благодарности.

Зарекомендовав себя добросовестным и исполнительным специалистом и проработав необходимое количество времени, делопроизводитель имеет возможность получить должность начальника отдела делопроизводства или канцелярии.

Размер заработной платы специалиста по делопроизводству находится на среднем уровне. Размер зарплаты будет увеличиваться с выслугой лет, наработкой стажа, а также может быть увеличен работодателем.

Особенности профессии

Не смотря на то, что на первый взгляд, может показаться, что в делопроизводстве нет ничего сложного, это далеко не так. Во-первых, следует отметить, что большую часть времени работник находится в сидячем положении, что вызывает определенные неудобства. И для людей, страдающих от проблем со спиной, такая деятельность может быть противопоказана.

Высокий уровень напряженности в рабочем процессе. Долгая и продолжительная работа за компьютером требует усидчивости и концентрации. Также будущий должен быть стрессоустойчив и выполнять поставленную задачу, не смотря ни на что.

Высокий уровень знаний в различных областях. Делопроизводитель должен хорошо знать не только документооборот, виды документов и особенности их составления, а также обладать базовыми знаниями законодательства в сфере деятельности организации.

Долгая работа за компьютером, составление отчетов, проектов документов и другая бумажная работа откладывают свой отпечаток. Не опытному специалисту первое время будет достаточно сложно справляться с поставленными задачами. Поэтому, будущему специалисту очень важно подготовиться к большой нагрузке и суметь настроить себя на рабочий лад.

Специалист по делопроизводству должен быть исполнительным - качественно и своевременно выполнять поставленные руководством задачи. А также строго соблюдать субординацию и уважительно относиться к коллегам по работе, клиентам фирмы, посетителям, заказчикам, поставщикам и представителям других организаций и ведомств.

Понять и прочувствовать все тонкости, нюансы и сложности данной профессии можно только проработав определенный промежуток времени в данной сфере.

Это далеко неполный список особенностей данной профессии, поэтому, прежде чем отдать предпочтение работе делопроизводителя, необходимо взвесить все «за» и «против» и реально оценить собственные возможности и только после это принимать какое-либо решение.

Ольга Таирова, офис-менеджер по документообороту транспортной компании «СоюзХимТрансАвто»

Как давно вы работаете делопроизводителем?

О работе делопроизводителя я думала уже давно, так как меня манили документы. С делопроизводством познакомилась в 2016 году, работая в школе в отделе кадров. Когда я освоила азы, меня перевели на должность специалиста отдела кадров.

Какое образование должен иметь делопроизводитель?

По своему опыту могу сказать, что делопроизводитель может не иметь образования по специальности, достаточно пройти курсы делопроизводства или же самостоятельно изучить профессиональную литературу и выделить для себя основные моменты.

С каждым годом документооборот увеличивается, и теперь во многих вузах есть специальные факультеты, на которых обучаются будущие специалисты по документообороту и архивному делу.

В чём суть работы делопроизводителя?

Работа делопроизводителя – это, конечно же, режим многозадачности, и ряд обязанностей одинаков в различных компаниях. Но специфика и отрасль места работы во многом определяет, с чем именно будет иметь дело специалист.

Я работаю в логистической компании, и помимо основных обязанностей делопроизводителя (ведение локального документооборота компании, регистрация и обработка корреспонденции, ведение телефонных переговоров, ведение архива документов), работаю с различными базами (автоперевозки, счета клиентов, база клиентов и другое), сканирую документы и заношу их в базы, контролирую работу курьера.

Кроме того, я отвечаю за жизнеобеспечение офиса – заказываю канцелярию, воду и так далее. Не обходится и без поручений генерального директора и руководителей отделов.

В чём отличие делопроизводителя от секретаря?

В каждой компании должность делопроизводителя может включать в себя обязанности или офис-менеджера (различные поручения, жизнеобеспечение офиса и многое другое). По моему мнению, делопроизводство – это достаточно узкое направление, основанное исключительно на документообороте компании.

Судя по рынку вакансий в сфере делопроизводства, каждый работодатель по-своему трактует эту должность.

Какими навыками должен обладать делопроизводитель?

Минимальные требования:

• Умение работать с оргтехникой
• Знание стандартного пакета Microsoft Office
• Приём и распределение телефонных звонков

Максимальные требования:

• Знание делового этикета
• Приём и встреча гостей компании
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
• Составление приказов и различных документов
• Знание деловой переписки
• Знание иностранного языка

Этот список можно продолжать до бесконечности. Кроме профессиональных навыков также важны личностные качества, а именно:

• Умение работать в режиме многозадачности
• (объём работы и количество звонков может «вогнать» в зону дискомфорта)
• Ответственность, пунктуальность, внимательность, открытость и доброжелательность, потому что зачастую делопроизводитель является лицом компании.

На какую зарплату стоит рассчитывать делопроизводителю?

В зависимости от региона, статуса компании и её оборотов, заработная плата делопроизводителя колеблется от 15 до 50 тысяч рублей – в среднем, 25-35 тысяч рублей.

Что является самым сложным в работе делопроизводителя?

Каждая работа может вызывать трудности. Как активному человеку, мне трудным моментом в делопроизводстве кажется периодическая монотонность бумажной работы. И я бы выделила еще один нюанс, на который стоит обратить внимание при выборе сферы делопроизводства. Речь об умении сосредоточиться на мелочах, быть крайне ответственным и внимательным, не забывая при этом о многозадачности. Если какое-то из этих качеств «страдает», то могут возникнуть сложности при выполнении поставленных задач.

Расскажите о плюсах профессии.

Я люблю свою работу за обилие интересных задач, за возможность получить ещё больше профессиональных навыков. Я воспитываю в себе усидчивость, ещё большую внимательность, требовательность не только к себе, но и к своим коллегам.

Какие карьерные перспективы ждут делопроизводителя?

Амбициозный, отлично выполняющий свою работу делопроизводитель может добиться и карьерного роста в том числе. В зависимости от того, в какой сфере «варится» компания, можно продолжить свою карьеру как в качестве линейного сотрудника, так и в руководящей должности: помощник генерального директора, заместитель руководителя или даже руководитель.

Если вы заинтересовались работой делопроизводителя и хотите попробовать себя в новой сфере, то берите на заметку рекомендации от Rjob.

Книги

• «Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по персоналу», Ю.М. Михайлов.
• «350 готовых деловых писем», Джон Вудс.
• «Делопроизводство. Учебное пособие», Т.В. Кугушева, Т.С. Ласкова, К.Ф. Механцева.
• «Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие», О. Сологуб.
• «Русский язык в деловой документации», Н. Абрамова

Обучение

• Повышение квалификации в сфере делопроизводства, электронного документооборота, секретарского, кадрового и архивного дела в центре профессионального образования ДИТАД.
• Курс «Делопроизводство – документационное обеспечение управления» в учебном центре «Специалист» при МГТУ им. Баумана.
• Дополнительное образование на базе высшего в колледже Министерства иностранных дел РФ.
• Курс «Кадровое делопроизводство. Профессиональный уровень» в центре образования «Элкод».
• Курс «Документооборот и контроль. Автоматизация и управление эффективностью» в центре профессионального развития «Профи-Карьера».

При использовании материалов сайта сайт указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!