Знаете ли Вы, что недостаток денег сегодня приводит к бедности в будущем. Все большее количество людей сетуют на высокие цены и тарифы, на маленькую зарплату, а некоторые вообще находятся в полном недоумении от того, куда уходят финансы. При этом мало кто может спланировать свой правильный семейный бюджет, не растранжиривая деньги попусту. Да и людей, которые грамотно ведут семейный бюджет, немного. Большинство даже не подозревает, зачем это нужно делать. Для чего нужно вести учет финансов? Прежде всего, с той целью, чтобы был порядок в голове.
Есть такое убеждение, что денег хватает лишь при их большом поступлении в семью. Но это не так. Чем больше достаток, тем выше расходы. Богат не тот, кто много зарабатывает, а тот кто меньше тратит.
Деньги водиться будут лишь в том случае, когда чётко спланирован как доход, так и расход. Ведь каждый человек имеет много дыр, через которые исчезают деньги. Чтобы получить зарплату, нужно проработать целый месяц, а потратить их можно всего за несколько коротких дней или даже часов. Но если проанализировать свои траты хотя бы за один месяц, то окажется, что деньги расходуются неэффективно. В статье , я продемонстрировала на собственном опыте, что экономить можно при любом бюджете, достаточно знать куда тратятся деньги семьи, а потом оптимизировать траты.
Правильный семейный бюджет
В чем же заключается правильный семейный бюджет и на что же стоит тратить в первую очередь? Сначала нужно определить для чего это нужно, а затем немного поработать над собой. Как это сделать я писала в статье В течение нескольких месяцев постарайтесь ежедневно записывать свои расходы и доходы. Если отнестись к этому серьёзно, то результат не заставит себя ждать. Учет можно вести в обычной тетради, в таблице Excel (получить таблицу Excel на месяц совершенно бесплатно можно через форму подписки на боковой панели этого блога), либо в специальной программе, которую можно скачать в статье Далее привожу основные статьи доходов и расходов для правильного семейного бюджета.
Статьи расходов семейного бюджета:
| Обязательные платежи | Расходы, которые не могут быть отменены: коммунальные платежи (газ, плата за воду, электроэнергия, плата за вывоз ТБО, плата за кап.ремонт, плата за телефон, интернет, оплата за детский сад, школу и т.д. |
| Платежи по кредитам и займам | Платежи по кредитам, кредитным картам, займам, долги |
| Продукты питания | Приобретение продуктов питания и напитков. Сюда можно вписывать всю сумму по чеку, либо отдельные продукты, что конечно же займет больше времени. |
| Периодические платежи | Услуги няни, домработницы, страхование и т.п. |
| Транспорт | Проездные и разовые билеты на общественный транспорт, проезд в такси, перевозка мебели, доставка и т.п. |
| Одежда и обувь | Покупка одежды и обуви, расходы на ремонт, пошив одежды и обуви |
| Бытовые нужды | Мыло, зубная паста, шампуни, косметика, парфюмерия, моющие и чистящие средства, приобретение кухонной утвари |
| Здоровье и красота | Лекарства, платное лечение, платные анализы, массаж, косметика и парфюмерия, посещение парикмахерских, салонов красоты и т.п. |
| Налоги | Оплата налогов |
| Спорт | Оплата абонементов или разовых посещений в бассейн, тренажерный зал, на корты, лыжные базы, пляжи, катки, оплата услуг тренеров, прокат инвентаря, приобретение домашних тренажеров, лыж, санок, велосипедов, коньков и т.д. |
| Хобби | Расходы на хобби (рыбалка, охота, вязание, шитье и т.д.) |
| Развлечения и досуг | Посещение баров, клубов, кафе, дискотек, кинотеатров и т.п. |
| Домашние питомцы | Расходы на содержание животных и птиц: лечение, корм, выставки, вязки и т.д. |
| Личные нужды членов семьи | Расходы на личные нужды членов семьи, например, карманные деньги детям |
| Ремонт | Расходы на ремонт и услуги мастеров (краски, обои, клей, плинтуса, лаки и т.п.) и др. |
| Дача, сад | Расходы на содержание участка и дачи, дома в деревне: членские сборы и взносы и сборы, семена, саженцы, коммунальные услуги, удобрения, инструмент и инвентарь и т.д. |
| Автомобиль | Расходы на:
|
| Праздники и подарки | Расходы с приобретением подарков и с празднованием праздников |
| Расходы на проекты | Например, расходы на ведение личного блога (хостинг, домен, услуги фриланверов и т.д) |
Статьи доходов семейного бюджета:
Если относиться серьёзно к ведению бюджета, то это поможет навести порядок в своих финансах и сделать семейный бюджет правильным.
Итак, вы подробно расписали все предполагаемые расходы. При этом необходимо учитывать все праздники месяца: будь то , день рождения члена семьи или друга, Пасха и так далее. Заранее предполагаем сумму денег, которая должна потратиться на данное мероприятие. Посчитаете весь предполагаемый расход за месяц, затем запланируйте предполагаемый доход. Если суммы разнятся не в пользу дохода необходимо внести корректировки. Теперь нужно проделать такой расклад по месяцам на весь год, для этого достаточно предлагаемую мной форму бюджета на месяц скопировать необходимое число раз.
Существует мнение, что планировать правильный семейный бюджет – это ограничивать себя во всём, что это пытка, потому что приходится себе отказать во многом. Так вот- это полный бред. Учёт финансов, в первую очередь конечно же, помогает навести порядок в деньгах. Сегодня чёткое распределение денежных средств в семье – это такая же необходимость, как умываться утром, чистить зубы. Это быстро войдёт в привычку. Ведение семейного бюджета - очень любопытное дело. Можно быстро получить результат своего труда, примером этого может послужить наш .
Как я уже упомянула, учитывать свои финансы можно по-разному. Для этого потребуется типичная тетрадь или компьютерная программа, например, программа для ведения домашней бухгалтерии Экономка . Если пришлось завести тетрадь, необходимо разделить лист на три колонки: доход, расход и итого. Две первые будут отражать процессы с деньгами, а третья нужна для сверки цифр на бумажном носителе с численностью купюр в кармане. Они должны быть одинаковыми.
Ежедневный учет личных финансов займёт не очень много времени. Главное, что необходимо на первоначальных периодах, – это учесть все свои денежные поступления и растраты, постоянно записывая их в тетрадку либо занося в компьютер.
Данные для учёта бюджета семьи лучше всего собрать за период двух-трёх месяцев. Полученные сведения за короткий период не смогут дать нужного понятия о совместно полученном достатке и расходах. Из этого следует, что важно научить себя вести подобный анализ в течение длительного времени. Если не получится, в любой момент можно начать заново. Самым сложным будет учет расходов. Деньги, потраченные на значительные покупки, запомнить легко, а вот малые траты быстро забываются. Поэтому нужно фиксировать все финансовые источники, применяя для этого весь подручный материал. Это может быть чек, записная книжка, телефон. Не нужно лениться. Очень быстро контроль семейного бюджета сможет помочь усовершенствовать вашу жизнь. Скоро начнут и .
Начали вести бюджет, что же делать дальше?
Накопились сведения по расходу и доходу за несколько месяцев, пора приступать к очередному этапу – оптимизации расходов и экономии, формированию подушки безопасности, (пример можно скачать по ссылке) и инвестициям. Об этом в следующих материалах.
В предлагаемом способе учета семейного бюджета есть целый ряд достоинств:
- Проверка. Ясно видно, на что потрачены деньги. Перестают появляться вопросы о текучести зарплаты.
- Понятый выбор. Уже спустя пару месяцев реально заметно, сколько составляют расходы. Появляется желание корректировки. Таким образом ликвидируются ненужные затраты, долги исчезают. Удаётся всё просчитать заранее.
- Планировать покупки становится намного легче. Если захочется приобрести что-то значительное или поехать в путешествие, сделать это будет реально, потому что бюджет постоянно под контролем.
- Очень удобно при уходе с работы. Проще определить, сколько ещё потребуется времени для начала поиска работы.
- Дисциплинирует. И в плане расходов, и в плане жизни.
Удачи Вам и правильного семейного бюджета!
Подписаться на новые статьи по электронной почте:Теперь, когда Вы знаете, , и уже создали их, давайте заведем на эти счета деньги, то есть, говоря другими словами, пропишем остатки средств на счетах , от которых и начнем вести наш учет.
Для введения остатков средств на счетах заходите в закладку Счета , нажимаете правой клавишей на нужном счете, и выбираете в контекстном меню Изменить . Прописываете сумму в окошке Начальный остаток , и нажимаете ОК. И таким образом заводите остатки средств на всех счетах.
Теперь Вы можете пересчитать остатки средств на счете в любой валюте, которую добавляли в программу. Для этого выбираете в списке Пересчитать остатки в валюте на нужную Вам валюту, и все остатки будут пересчитаны: правее столбика сумм в исходных валютах появится столбик пересчитанных сумм. Если в этом столбике Вы увидите вопросительные знаки, значит, не все курсы валют прописаны, и Вам придется прописать их в закладке Валюты .
Также Вы можете посмотреть остатки средств на счете за любой момент времени. Для этого нужно просто выбрать требуемую дату в выпадающем списке Показывать остатки по состоянию за .
Статьи дохода и расхода
Статьи дохода и расхода
добавляются в программе для того, чтобы затем указывать эти статьи при вводе операций. Каждая операция — это определенное движение Ваших личных финансов. Например, Вы купили картошку — и записали покупку в операцию расхода средств. Вы получили зарплату — и записали эту зарплату в операцию прихода средств. При записи своих операций Вы указываете не только ее сумму, но и статью дохода, или расхода, к которой данная операция относится.
Вам сначала нужно определиться, какие виды статей дохода и расхода в вашем движении личных финансов присутствуют. Начнем со статей расхода. Во-первых, учитывать расходы гораздо важнее, чем доходы, во-вторых, обычно статей расхода у человека во много раз больше, чем статей дохода.
Какие могут быть статьи расхода?
Например, расходы на жилье. Это, конечно же, квартплата, плата за свет, газ и воду, плата за отопление. Также это стоимость ремонта, покупка мебели, материалов для отделки помещений.
Еще одна статья расходов — транспорт. Кроме оплаты за общественный транспорт, это могут быть расходы на поездки в другой город на автобусе, поезде, самолете. Кроме того, если у Вас транспорт свой, то Вам не избежать расходов на бензин, автозапчасти, стоянки, мойки, налоги.
Статья расходов — питание. В этой статье можно вписать: хлеб, мучные изделия, крупы, овощи, фрукты, спиртное, сладкое, кафе и рестораны.
Статьи доходов — это Ваша зарплата или доходы с бизнеса, словом, все, что пополняет Ваши личные финансы.
Статьи доходов и расходов можно организовать в виде дерева: напишите главные статьи расходов и доходов, а затем по мере появления прописывайте статьи, которые входят в главные.
Статьи в программе создаются следующим образом: открываете закладку Статьи
. затем выделяете строку Все статьи прихода
, или Все статьи расхода
. После этого выбираете пункт меню Действие — Добавить
, и создаете новую статью. К примеру, Вы прописываете статьи расхода. В появившемся окошке пишете, например, название Жилище, в примечании указываете Расходы на жилье, и так как эта статья будет основной, окошко Родитель оставляем как есть: там будет прописано Все статьи расхода. Нажимаете ОК, и статья расхода будет создана — она будет видна в дереве статей.
Точно так же создаете новые статьи расхода, и основные, и входящие в основные. Например, статья расхода Молочные продукты будет входить в статью Продукты. Соответственно, при ее создании Вы выбираете в окошке Родитель статью Продукты.
После создания всех статей доходов и расходов можно переходить к .
Более подробные сведения Вы можете получить в разделах "Все курсы" и "Полезности", в которые можно перейти через верхнее меню сайта. В этих разделах статьи сгруппированы по тематикам в блоки, содержащие максимально развернутую (насколько это было возможно) информацию по различным темам.
Также Вы можете подписаться на блог, и узнавать о всех новых статьях.
Это не займет много времени. Просто нажмите на ссылку ниже:
Статьи ДОХОДОВ
Как на трех китах держится наш Земной шар, так и Бюджет семьи держится на ДОХОДАХ. По-этому, начнем с доходов.С доходами все достаточно просто, рассмотрим список основных статей, затем, Вам, достаточно выписать те из них, которые относятся к Вашей семье. При составлении бюджета нужно будет также выписать, сколько поступлений ожидается по каждой статье дохода, чтобы оценить совокупный доход семьи.
Если у Вас есть небольшой бизнес, возможно, стоит выделить разные статьи доходов по бизнесу отдельно в некоторую группу «Доходы бизнес», и там уже расписать более подробно.
Семейные статьи доходов:
1. аванс2. алименты
3. возврат налогов
4. грант
5. дивиденды
6. доход от бизнеса
7. зарплата
8. пенсия
9. подарки
10. помощь (родителей, супруга, детей)
11. премия
12. приз (выигрыш)
13. приработок
14. проценты по депозиту
15. социальное пособие
16. стипендия
Классификация статей РАСХОДОВ
Классифицировать (распределить) расходы необходимо по важности, по периодичности или по величине.1. По важности
1. Необходимые (обязательные). Это продукты питания, жилье (аренда, коммунальные услуги), транспорт, одежда (необходимая и быстроизнашивающаяся), товары для дома и для здоровья (необходимые), выплаты по кредитам, счетам и страховки, сбережения в резервный фонд семьи. Обычно рекомендуется, чтобы эти расходы составляли не более 50% всего бюджета.2. Желательные. Сюда можно отнести: развлечения, кружки, телефон, Интернет, косметика, траты на хобби, шейпинг, салоны красоты, книги и т.п. вещи, без которых в режиме жесткой экономии можно обойтись, но при достаточных финансах они уже являются «нормой».
3. Имиджевые товары и роскошь. Сюда можно отнести товары и развлечения, стоимость которых пропорциональна Вашему доходу, положению в обществе и амбициям (телефон, гаджеты, модная одежда и аксессуары, дорогие развлечения, рестораны, люксовая косметика, товары для дома, антиквариат, путешествия, автомобиль и т.д.).
При планировании бюджета крайне желательно различать эти группы домашних расходов, так как первые являются необходимыми в любом случае, расходы по ним неизбежны и должны всегда покрываться доходами, тогда как на второй и третьей группе можно экономить или варьировать расходы в зависимости от финансовой ситуации (например, на имиджевых товарах: более дешевая или дорогая одежда, развлечения и т.д.).
2. По периодичности
1. Ежемесячные расходы: продукты, бензин, телефон, коммунальные услуги, детский сад, кружки, тренажерный зал, плата за пользование кредитной картой, карманные деньги и т.п.2. Ежегодные расходы: страховка, налоги, отпуск.
3. Переменные расходы: одежда, ремонт, бытовая техника, лекарства и другие расходы, которые не постоянны, совершаются или по необходимости (например, лекарства), или по плану при наличии свободных средств (например, купим новый телевизор через три месяца).
4. Сезонные расходы: заготовки на зиму, сезонная одежда, учебники в школу, детский лагерь и т.д.
Если говорить о планировании бюджета применительно к этой группировке, удобно начинать с самых редких расходов, то есть cначала определить размеры ежегодных расходов (если планируется бюджет на месяц, разделите сумму на 12, чтобы она накапливалась понемногу), затем добавить регулярные ежемесячные расходы (средний размер трат легко можно оценить, если вести домашнюю бухгалтерию). Далее добавляются сезонные расходы (если есть необходимость) и закладывается некоторая сумма на прочие расходы (поскольку как не планируй, всегда появятся непредвиденные траты).
3. По величине
1. Мелкие расходы: продукты, проезд, газеты, завтраки в школе, хозяйственные расходы и пр.2. Средние расходы: одежда, развлечения, мелкая бытовая техника и т.п.
3. Крупные расходы: мебель, отпуск, ремонт, крупная бытовая техника.
Для составления ежемесячного бюджета такая классификация самостоятельной ценности не имеет, но полезно помнить, что если Вы решили сокращать расходы (экономить), то наибольший эффект дадут самые крупные и/или регулярные статьи расходов.
Для тех, кто хочет более простую структуру домашних расходов , можно предложить, например, такую:
1. Дом (аренда, налоги, страховка, содержание дома)
2. Еда (продукты, кафе и рестораны)
3. Долги (кредитные карты, долги, кредиты)
4. Транспорт (автомобиль, общественный транспорт, такси)
5. Счета и услуги (электричество, вода, газ, телефон и т.д.)
6. Личные расходы (одежда, красота, развлечения, книги, медицина)
7. Сбережения (резервный фонд, отпуск, пенсионные накопления, инвестиции)
8. Другие расходы
Бюджет доходов и расходов позволяет оценить финансовые результаты и эффективность деятельности компании. Есть два подхода к определению состава статей бюджета доходов и расходов. Но возможно и объединение этих подходов.
В бюджете доходов и расходов доходы и расходы отражаются по принципу начисления (на момент возникновения), капитальные или финансовые вложения не включаются, как и привлечение и возврат кредитов.
Существует два подхода к определению состава статей бюджета доходов и расходов:
- «Сверху вниз». Статьи задаются исходя из требований руководства к детализации данных. Очевидный недостаток такого подхода - статьи могут оказаться слишком укрупненными.
- «Снизу вверх». В перечень включаются все доходы и расходы, возникающие в рамках деятельности каждого центра ответственности. В этом случае сложно унифицировать перечень статей, выявить дублирующиеся, скорее всего бюджет окажется перегруженным показателями.
Возможное решение - объединить оба подхода и следовать такой схеме:
- исходя из требований руководства, задать общую структуру статей бюджета доходов и расходов, определиться со статьями, необходимыми для анализа и принятия управленческих решений;
- для каждого центра ответственности сформировать перечень статей доходов и расходов, соответствующих закрепленным за ним бизнес-функциям.
Общая структура статей бюджета доходов и расходов
На самом верхнем - так называемом нулевом уровне - в бюджет традиционно входят три группы показателей (статей): доходы, расходы и прибыль. В таком виде бюджет доходов и расходов универсален для всех компаний.
Спускаемся ниже, на первый уровень, детализируем статьи по основным направлениям деятельности компании.
Доходы можно структурировать так:
- от основной деятельности. Это выручка от реализации продукции, товаров, услуг в рамках основной деятельности компании;
- от прочей деятельности. Выручка от реализации продукции, товаров, услуг, не относящихся к основной деятельности компании (услуги вспомогательных цехов сторонним предприятиям, услуги объектов социальной сферы, сдача имущества в аренду и проч.);
- прочие (внереализационные). Доходы, не связанные с операционной деятельностью. Например, проценты к получению, доходы от операций с ценными бумагами, курсовые разницы, доходы от участия в других организациях, списание резервов и проч. Такой тип доходов существует в каждой компании и обязательно должен быть выделен в отдельную группу статей бюджета доходов и расходов для расчета соответствующих показателей эффективности.
Расходы детализируются по таким группам:
- себестоимость реализованной продукции. Включает затраты на создание или приобретение продукции, реализуемой компанией. Для производственных предприятий это затраты на производство продукции (закупка материалов, оплата труда производственного персонала, затраты на электроэнергию и проч.), относящиеся к тому объему продукции, которая будет реализована в планируемом периоде. Для торговых - закупочная стоимость товаров, которые планируется перепродать. Себестоимость приобретенных, но не реализованных товаров отражается в балансе и увеличивает активы компании. Для организаций, оказывающих услуги, к себестоимости могут относиться заработная плата производственного персонала, а также дополнительные расходы, связанные непосредственно с оказанием этой услуги (например, на привлечение сторонних компаний). В зависимости от специфики деятельности в состав себестоимости могут попасть затраты, которые традиционно выделяются в составе других групп расходов. Например, если основная деятельность компании - сдача в аренду зданий и сооружений, то в качестве себестоимости реализованных ею услуг можно отразить амортизацию этих зданий;
- прямые (коммерческие) расходы. Связаны с процессами приобретения товаров для перепродажи, реализации продукции, товаров или услуг. К ним обычно относят затраты на транспортировку, хранение, страхование, рекламу и маркетинг, комиссионные вознаграждения посредникам и проч.;
- управленческие (общехозяйственные) расходы - это затраты на обеспечение и управление операционной деятельностью компании, не отраженные в других видах расходов (заработная плата непроизводственного персонала, хозяйственные расходы, аренда, коммунальные и эксплуа-та-ционные расходы, расходы на ремонт, амортизация основных средств) и т. п.;
- прочие (внереализационные) расходы - не имеющие отношения к операционной деятельности компании: проценты к уплате, штрафы и пени, курсовые разницы и проч.
Помимо классификации доходов и расходов на этом же этапе стоит задать виды показателей прибыли, которые предполагается контролировать: валовая, операционная, до налогообложения и чистая прибыль. Полученный таким образом бюджет доходов и расходов позволяет оценить эффективность деятельности компании в целом. Но чтобы оценить структуру затрат и понять, насколько рентабельна реализация тех или иных видов продукции, потребуется ввести статьи бюджета второго уровня. К этой работе нужно привлечь руководство компании, поскольку именно данные по бюджетным статьям второго уровня послужат источником информации для принятия управленческих решений.
Первое, что предстоит сделать, - разобраться в том, какие направления деятельности есть в компании, какие из них относятся к основной, какие - к прочей. В случае с металлургическим заводом производство металлопродукции - основная деятельность, а транспортные услуги - прочая.
Далее следует проанализировать доходы от основной и прочей деятельности. Иначе говоря, разработать структуру планирования доходов - по видам продукции, товаров или услуг, по рынкам (внутренний или внешний), по видам валюты. Например, металлургический завод реализует два вида металлопродукции на внутреннем рынке - чугун и металлопрокат. Соответственно статья «Доходы от основной деятельности» разбивается на две подстатьи «Реализация металлопроката» и «Реализация чугуна», детализации по видам рынка не требуется.
Потом задаются основные статьи расходов. Для торговых компаний все достаточно просто. Себестоимость представляет собой закупочную стоимость товаров, соответственно и планируется по товарным группам (это позволяет рассчитать валовую прибыль в том же разрезе).
Следует отметить, что при первом составлении основных бюджетов у руководства компании, как правило, возникает желание детализировать формы до мельчайших статей расходов. Такой подход может существенно затруднить планирование и даже сделать его невозможным.
Состав статей должен быть достаточно детализированным для обеспечения менеджмента необходимой информацией о доходах и расходах предприятия. Но не настолько подробным, чтобы требовать больших трудозатрат и растягивать процесс планирования на год.
В случае производственной компании помимо продуктового разреза необходимо учитывать и направления затрат. Чтобы определиться с последними, нужно изучить производственные процессы на предмет возникающих расходов. Среди наиболее распространенных направлений затрат - затраты на сырье, материалы и полуфабрикаты, используемые в производстве продукции; расходы на оплату труда производственного персонала; энергия (затраты на электроэнергию и прочие виды энергии, необходимые для производства продукции); амортизация производственного оборудования; налоги и прочие расходы, относимые на себестоимость. Именно в таком разрезе и будет формироваться бюджет доходов и расходов металлургического завода в части расходов.
Последнее, что останется сделать, - определиться с основными бюджетными статьями в части коммерческих и управленческих расходов. Как правило, это наиболее значимые по сумме направления затрат. Остальные расходы объединяются в статью «Прочие расходы». Общая структура бюджета доходов и расходов готова (см. табл. 1). Такой бюджет пригодится для анализа плановой эффективности деятельности компании и структуры ее затрат. Однако для планирования центрами ответственности своих доходов и расходов он еще не готов - бюджетные статьи слишком укрупнены.
Таблица 1. Общая структура бюджета доходов и расходов металлургического завода
| № п/п | |
|---|---|
| № п/п | Статьи бюджета доходов и расходов |
| 1 | Доходы |
| 1.1 | Доходы от основной деятельности |
| 1.1.1 | Реализация чугуна |
| 1.1.2 | Реализация металлопроката |
| 1.2 | Доходы от прочей деятельности |
| 1.2.1 | Оказание транспортных услуг |
| 2 | |
| 2.1 | Себестоимость реализации чугуна |
| 2.1.1 | Сырье и материалы |
| 2.1.2 | |
| 2.1.3 | Электроэнергия |
| 2.1.4 | |
| 2.1.5 | |
| 2.1.6 | |
| 2.2 | Себестоимость реализации металлопроката |
| 2.2.1 | Сырье и материалы |
| 2.2.2 | Оплата труда производственного персонала |
| 2.2.3 | Электроэнергия |
| 2.2.4 | Амортизация производственного оборудования |
| 2.2.5 | Налоги, относимые на себестоимость |
| 2.2.6 | Прочие расходы, включаемые в себестоимость |
| 2.3 | Себестоимость транспортных услуг |
| 2.3.1 | Оплата труда производственного персонала |
| 2.3.2 | Амортизация производственного оборудования |
| 3 | Валовая прибыль |
| 3.1 | Валовая прибыль от реализации чугуна |
| 3.2 | Валовая прибыль от реализации металлопроката |
| 3.3 | Валовая прибыль от оказания транспортных услуг |
| 4 | Коммерческие расходы |
| 4.1 | Расходы на транспортировку |
| 4.2 | Расходы на хранение |
| 4.3 | Комиссионное вознаграждение посредникам |
| 4.4 | Реклама и маркетинг |
| 5 | Управленческие (общехозяйственные) расходы |
| 5.1 | Оплата труда непроизводственного персонала |
| 5.2 | Эксплуатационные расходы |
| 5.3 | Расходы на ИТ |
| 5.4 | Приобретение ТМЦ и материалов непроизводственного назначения |
| 5.5 | Аренда |
| 5.6 | Прочие расходы |
| 6 | Операционная прибыль |
| 7 | |
| 7.1 | Проценты к получению |
| 7.2 | Прочие (внереализационные) доходы |
| 8 | Прочие (внереализационные) расходы |
| 8.1 | Проценты к уплате |
| 8.2 | Прочие внереализационные расходы |
| 9 | Прибыль до налогообложения |
| 10 | Налог на прибыль |
| 11 | Чистая прибыль |
Какая аналитика нужна для бюждета доходов и расходов
Разработанная ранее финансовая структура послужит исходной точкой для детализации статей бюджета доходов и расходов.
Сначала нужно определить состав бизнес-функций для каждого центра ответственности. Например, ЦО «Дирекция по ИТ» металлургического завода занимается закупкой компьютерного оборудования и программного обеспечения, расходных материалов и комплектующих, ремонтом и обслуживанием, поддержкой пользователей, заключением договоров на услуги связи и проч. Для каждой из перечисленных функций потребуется задать показатели дохода или расхода.
В частности, если IT-служба ремонтирует технику с помощью сторонних организаций, для планирования стоимости подобных услуг нужно ввести статью «Расходы на ремонт компьютерного оборудования» (см. табл. 2). Аналогично определяются статьи расходов или доходов для каждой из остальных функций центра ответственности.
Таблица 2. Расходы центра ответственности «Дирекция по ИТ»
| Функция | |
|---|---|
| Функция | Статья расходов нижнего уровня |
| Закупки компьютеров и программного обеспечения | |
| Закупки расходных материалов и комплектующих | для оборудования |
| Ремонт и обслуживание компьютеров и программного обеспечения силами собственных сотрудников и с привлечением сторонних компаний |
Заработная плата сотрудников |
| Налоги на заработную плату | |
| Расходы на IT-обслуживание | |
| IT-поддержка пользователей силами собственных сотрудников и с привлечением сторонних компаний |
Заработная плата сотрудников |
| Налоги на заработную плату | |
| Прочие расходы на сотрудников | |
| Расходы на IT-обслуживание | |
| Заключение договоров на услуги связи | Расходы на услуги связи |
Такой подход позволяет разработать структуру статей нижнего уровня, удобную и понятную для руководителей центров ответственности. Ведь именно они будут отвечать за планирование и исполнение этих бюджетных статей.
Чтобы получить окончательную форму бюджета доходов и расходов, остается перенести статьи нижнего уровня в общую структуру, разработанную ранее (см. табл. 3 и табл. 4).
Таблица 3. Соответствие доходов и расходов уровней
| Статьи расходов нижнего уровня | Статьи расходов верхнего уровня |
| Расходы на приобретение оборудования | Капитальные затраты (не включаются в бюджет доходов и расходов) |
| Расходные материалы и комплектующие для оборудования |
Приобретение ТМЦ и материалов непроизводственного назначения |
| Заработная плата сотрудников | Оплата труда непроизводственного персонала |
| Налоги на заработную плату | |
| Прочие расходы на сотрудников | |
| Расходы на ремонт компьютеров | Расходы на информационные технологии |
| Расходы на ИТ-обслуживание | |
| Расходы на услуги связи | Прочие расходы |
Таблица 4. Структура бюджета доходов и расходов дилерского центра
| № п/п | Статьи бюджета доходов и расходов |
|---|---|
| № п/п | Статьи бюджета доходов и расходов |
| 1 | Выручка от реализации |
| 1.1 | Продажи автомобилей |
| 1.1.1 | Розничные продажи |
| 1.1.2 | Корпоративные продажи |
| 1.1.3 | Подержанные автомобили |
| 1.2 | Сервис |
| 1.2.1 | Служба продаж услуг сервиса |
| 1.2.2 | Отдел по гарантии |
| 2 | Себестоимость реализованной продукции |
| 2.1 | Продажи автомобилей |
| 2.1.1 | Розничные продажи |
| 2.1.2 | Корпоративные продажи |
| 2.1.3 | Подержанные автомобили |
| 2.2 | Сервис |
| 2.2.1 | Служба продаж услуг сервиса |
| 2.2.1.1 | Запасные части/Материалы в сервис |
| 2.2.1.2 | Себестоимость опциона |
| 2.2.2 | Отдел по гарантии |
| 2.2.2.1 | Субподрядные работы для сервиса |
| 2.2.2.2 | Гарантийный ремонт дилера |
| 3 | Маржинальная прибыль |
| 3.1 | Продажи автомобилей |
| 3.2 | Сервис |
| 4 | Прямые расходы |
| 4.1 | Прямые производственные расходы |
| 4.1.1 | Командировочные расходы |
| 4.1.2 | Маркетинговые акции |
| 4.1.3 | Расходные материалы в торговлю |
| 4.1.4 | Спецодежда - покупка |
| 4.1.5 | Спецодежда - химчистка |
| 4.1.6 | Страхование перевозок |
| 4.1.7 | Транспортные услуги |
| 4.1.8 | Услуги складского хранения |
| 4.1.9 | Инструменты общего и специального назначения |
| 4.1.10 | Прочие производственные расходы |
| 4.2 | Расходы на персонал (прямые) |
| 4.2.1 | |
| 4.2.2 | Единый социальный налог |
| 4.2.3 | |
| 4.2.4 | Прочие расходы на персонал |
| 5 | Операционные расходы |
| 5.1 | Расходы на персонал |
| 5.1.1 | Заработная плата и бонусы сотрудников |
| 5.1.2 | Единый социальный налог |
| 5.1.3 | Добровольное медицинское страхование |
| 5.1.4 | Прочие расходы на персонал |
| 5.2 | Расходы на проведение тренингов |
| 5.3 | Эксплуатационные затраты |
| 5.3.1 | Аренда административных зданий, помещений, оборудования |
| 5.3.2 | Текущие затраты по эксплуатации и содержанию объекта |
| 5.3.3 | Коммунальные платежи |
| 5.3.4 | Ремонтные работы |
| 5.4 | |
| 5.4.1 | Аутсорсинг административного персонала |
| 5.4.1 | Канцтовары, полиграфия, подписка на периодические издания |
| 5.4.1 | Командировочные расходы |
| 5.4.2 | Консультационные услуги |
| 5.4.3 | Обучение |
| 5.4.4 | Почтовые и курьерские расходы |
| 5.4.5 | Представительские расходы |
| 5.4.6 | Прочие административные расходы |
| 5.5 | Налоги, кроме налога на прибыль |
| 6 | Прочие доходы |
| 7 | Прочие расходы |
| 8 | Прибыль до вычета процентов, налогов и амортизации |
| 9 | Амортизация |
| 9.1 | Амортизация основных средств |
| 9.2 | Амортизация нематериальных активов |
| 10 | Доходы/расходы по процентам: |
| 10.1 | Доходы от размещенных денежных средств |
| 10.2 | Стоимость займов и кредитов |
| 10.3 | Проценты по коммерческому кредиту |
| 11 | Прибыль до налога на прибыль |
| 12 | Налог на прибыль |
| 13 | Чистая прибыль |
Подходы к составлению бюджета доходов и расходов
Если разрабатывается упрощенная модель бюджетирования, включающая лишь основные бюджеты, то практически все ее данные будут формироваться вручную на основании экспертных оценок руководителей центров ответственности, а также стратегических показателей на планируемый период. Исключение составят показатели прибыли, которые в любом случае рассчитываются на основании статей доходов и расходов.
В случае полнофункциональной бюджетной модели большинство статей итогового бюджета доходов и расходов формируется из данных операционных бюджетов:
- доходы - из бюджета продаж;
- себестоимость реализованной продукции - из материально-стои-мост-ного баланса;
- прямые (коммерческие) расходы - из бюджета прямых расходов, бюджета закупок услуг сторонних организаций;
- управленческие (общехозяйственные) расходы - из бюджета управленческих расходов, бюджета закупок услуг сторонних организаций, бюджета налогов;
- прочие (внереализационные) доходы - из бюджета прочих доходов и расходов, бюджета кредитов и займов, бюджета движения основных средств и нематериальных активов;
- прочие (внереализационные) расходы - из бюджета прочих доходов и расходов, бюджета кредитов и займов, а также бюджета движения основных средств и нематериальных активов;
- налог на прибыль - из бюджета налогов.
В этой статье рассмотрен один из трех инструментов финансового бюджетирования - бюджет доходов и расходов. Конечно же, для эффективного управления компанией необходимы все три финансовых бюджета (БДР, БДДС и ББЛ). Тем не менее у каждого из них свои цели и свои особенности, которые необходимо знать при внедрении бюджетирования.
Бюджет доходов и расходов в управлении компанией
Бюджет доходов и расходов позволяет управлять эффективностью компании, которая может измеряться такими показателями как прибыль и рентабельность. Причем на практике выделяют несколько уровней прибыли и соответственно рентабельности. Это может быть и валовая прибыль, и маржинальная прибыль, и операционная прибыль, и прибыль до вычета налогов, и чистая прибыль. Каждый их этих показателей бюджета доходов и расходов служит для определенных целей, которые достаточно понятны исходя из формул расчета этих прибылей.
Принцип ясен - из доходов постепенно вычитаются статьи расходов, при этом могут использоваться разные классификации затрат. Например, при расчете маржинальной прибыли (выручка минус переменные расходы) используется классификация затрат на переменные/постоянные. Если рассчитывается валовая прибыль (общая и в разрезе продуктов), то используется классификация затрат на прямые/накладные (в данном случае по отношение к продуктам).
Бумажная прибыль
При использовании бюджета доходов и расходов (так же как и бюджета по балансовому листу) очень важным вопросом является управленческая учетная политика, т.к. информация в этих финансовых бюджетов очень сильно зависит от принятой учетной политики.
К сожалению, этому вопросу часто уделяют мало внимания. Основная причина лежит не в том, что в компании нет специалистов, которые смогли бы прописать учетную политику, а в том, что со стороны менеджеров и в первую очередь генерального директора компании наблюдается такое отношение, которое показывает, что учетная политика это какой-то второстепенный и неважный вопрос.
В одной компании, например, при обсуждении с членами бюджетного комитета принципов учетной политики для целей бюджетирования генеральный директор буквально через 10 минут не выдержал и сказал «ой опять эта бухгалтерия, как же это все скучно». Да, с одной стороны можно сказать и так. Действительно вопросы учетной политики кажутся менеджерам сложными и не такими уж важными. Но потом, когда менеджеры получают управленческие отчеты, например тот же бюджет доходов и расходов, то они сами же потом могут задавать большое число вопросов, удивляясь, например, тому, почему получилась такая большая или наоборот маленькая прибыль. И почему в этом периоде прибыль больше чем в том, хотя денег вроде бы планируем получить меньше и т.д.
Не зная хотя бы основных положений учетной политики, менеджерам будет сложно правильно интерпретировать отчетность и в частности бюджет доходов и расходов как документ, содержащий информацию об эффективности работы компании. Поэтому на финансовую дирекцию ложится большая нагрузка, связанная с тем, что им придется просто объяснять сложные вещи, в частности основные положения учетной политики. Но такая инициатива обязательно должна поддерживаться генеральным директором компании.
Еще раз нужно подчеркнуть, что незнание основных принципов управленческой учетной политики может приводить к не эффективным управленческим решениям или отсутствию таковых, т.к. вовремя может быть не обнаружена складывающаяся критическая ситуация в компании. В одной компании, занимающейся поставками оборудования, операционный цикл мог занимать довольно-таки длительный срок (вплоть до года и более). В компании вроде бы постоянно следили за таким важным показателем как доходы компании. Использовались определенные форматы отчетности, которые, как казалось, позволяют контролировать рост контрактации. Т.е. периодически контролировалось выполнение планов по заключению контрактов, и, в соответствии с предоставляемыми отчетами, планы успешно выполнялись, а иногда даже и перевыполнялись.
Но потом выяснилось, что на самом деле все это только на бумаге. Т.е. контракты заключались, но они не выполнялись, и, соответственно, реальных доходов компания не получала, что приводило к снижению прибыли и ухудшению финансово-экономического состояния компании. Контракт, например, мог быть заключен на большую сумму в феврале, а поставка должна была быть в ноябре. При этом только в сентябре-октябре могли обнаружить, что скорее всего контракт этот выполнен не будет и компания не получит прибыли. Потом даже выяснилось, что были контракты, заключенные несколько лет назад, но они не были исполнены.
И что самое интересное менеджеры, которые их заключали, но потом успешно не выполняли, при этом могли уже получить премии за отлично выполненную работу. Когда это выяснилось, для всех это было шоком, что объем контрактации вроде как растет, а доходы и прибыль падает. Компания помимо основной деятельности получала прибыль от финансовой деятельности, что позволяло компании в целом оставаться прибыльной, но основная деятельность, как выяснилось, была убыточной.
С какой стороны нужно смотреть
Пример формата бюджета доходов и расходов приведен в таблице 1 . Сразу нужно отметить, что помимо этого формата верхнего уровня на практике полезно рассматривать еще несколько аналитических форматов бюджета доходов и расходов. Ведь по сути дела бюджет доходов и расходов определяет доходную часть и структуру расходов, которые должны обеспечить данный доход. Для управления компанией необходимо знать эту структуру в различных срезах (см. Рис. 1 ).
Таблица 1. Пример формы бюджета доходов и расходов
| Код | Статьи бюджета | ед. изм. | Итого за год | Январь | Декабрь | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| план | факт | Отклонение | |||||||
| всего | % | ||||||||
| Переменные производственные расходы | |||||||||
Это может быть и продуктовый срез, при котором определяются доходы и расходы по продуктам. Бюджет доходов и расходов в разрезе продуктов позволяет проводить анализ экономической эффективности продуктового ряда, а также по результатам этого анализа уточнять ценовую, ассортиментную и кредитную политику компании. Конечно же, для уточнения кредитной политики не обойтись без бюджета движения денежных средств.
Рис.1. Пример структуры бюджета доходов и расходов
Ведь анализ может показать, что, например, увеличение срока предоставления товарного кредита клиентам компании может увеличить цену, а значит и прибыль, но нужно понимать, как это отразиться на финансовых потоках. Возможно компании придется привлекать дополнительное внешнее финансирование, чтобы реализовать новую кредитную политику, а это может привести к росту затрат, которые сведут на нет выгоду от такого решения. При анализе продуктового ряда также необходимо опираться на ограничения по прибыли и рентабельности продуктов. Практика показала, что систему ограничений нужно распространять и на продукты, что позволит более эффективно управлять ассортиментов и финансовым результатом.
Бюджет доходов и расходов нужно анализировать и в разрезе каналов продвижения. У компании таких каналов продвижения может быть несколько и естественно, что у них разные условия. В каких-то каналах сбыта выше цена продукции, но и выше затраты. В одном канале сбыта продукция может реализовываться по предоплате, а в другом с отсрочкой платежей. При продаже через какие-то каналы продаж необходимо держать большие запасы продукции, чем при продаже через другие каналы. Через какие-то каналы может хорошо продаваться один вид продукции, но при этом могут быть низкие продажи по другим видам продукции и т.д.
Система ограничений также должны быть выстроена и в разрезе каналов продвижения. На первых порах ограничения могут быть установлены только на суммарную прибыль и рентабельность канала продвижения. Со временем могут вводиться уже более сложные ограничения, т.е. например, могут быть определены минимальные значения прибыли и рентабельности продуктов, продаваемых в каждом канале продвижения.
Естественно, что бюджет доходов и расходов должен анализироваться и в разрезе подразделений. При этом нужно учитывать как распределяется ответственность за статьи затрат между выделенными ЦФО в компании. Для каждого ЦФО также должны быть определены ограничения по затратам. В данном случае конечно же имеются в виду постоянные затраты, т.к. переменные затраты можно контролировать по нормативам.
Также рекомендуется анализировать бюджет доходов и расходов в разрезе клиентов и регионов. В компании также должны быть установлены ограничения на минимальную отгрузку по видам клиентов. Должны быть определены минимальные экономические параметры, при которых компании выгодно работать с клиентом. Довольно часто бывает так, что у компании очень большое количество клиентов, но при этом с половиной из них компания работает в минус, а суммарный плюс получается из-за наличия нескольких крупных клиентов.
Региональный аспект также должен подвергаться анализу. Помимо маркетинговой составляющей региональной стратегии обязательно должна приниматься во внимание и экономическая составляющая, которая должна анализироваться в бюджете доходов и расходов, составленном по регионам.
Понятно что, при определении расходов по различным объектам (продукты, каналы сбыта, клиенты, регионы, подразделения и т.д.), обязательно встает вопрос, связанный с разнесением накладных расходов. При этом нужно помнить, что когда речь идет о накладных расходах, всегда нужно понимать о каком объекте идет речь. Одна и та же статья расходов, например, может быть прямой по отношению к каналу сбыта и может быть накладной по отношению к продуктам, которые реализуются через этот канал сбыта. Поэтому должна быть составлена четкая классификация затрат на прямые и накладные по отношению к каждому из выделенных объектов (например, продукты, каналы сбыта, регионы и подразделения). Кроме того для анализа полезна разбивка этих статей затрат на переменные и постоянные.
Регламент бюджета доходов и расходов
Регламент бюджета доходов и расходов определяет каким образом будет планироваться, учитываться, контролироваться и анализироваться финансовый результат компании. Финансовое бюджетирование, как правило, всегда начинается именно с консолидации бюджета доходов и расходов. Соответственно, первыми стратегическими показателями, которые будут анализироваться при составлении финансовых бюджетов, являются прибыль и рентабельность. К стратегическим показателям, которые могут найти отражение в бюджете доходов и расходов могут быть отнесены и постоянные затраты компании.
Если рассматривать показатель рентабельности, он может быть посчитан по разному, в зависимости от того, что будет записано в знаменателе: доходная или расходная часть. Практика показывает, что лучше использовать показатель рентабельности продаж, то есть делить прибыль на выручку, чтобы знать какая часть от выручки остается у предприятия в виде прибыли. Рентабельность, рассчитанная по доходной, а не по расходной части, всегда меньше 100% для любой компании.
К тому же показатель выручки наиболее понятен большинству сотрудников компании и он рассчитывается легче чем себестоимость. Да и при планировании бюджета продаж получить оценку показателя рентабельности продаж легче, чем показателя рентабельности, рассчитываемого по затратам, т.к. он может быть подсчитан, например, по трансфертным ценам или по нормативам. Показатель рентабельности, в знаменателе которого записана себестоимость, возможно, более удобен для торговых компаний, т.к. он характеризует уровень наценки, хотя и для торговых компаний рекомендуется использовать именно рентабельность продаж.
Использование ограничений при подготовке бюджета доходов и расходов
Иногда бывает так, что на функциональные бюджеты уходит столько времени и сил, что на консолидацию финансовых бюджетов остаются только считанные часы. Финансовая дирекция не успевает даже нормального анализа сделать. И получается так, что анализ и выяснение некоторых моментов продолжаются на бюджетном комитете, на котором происходит защита бюджетов. Получается иногда так, что конечный проект бюджета доходов и расходов удается подсчитать только прямо на бюджетном комитете. И тут все узнают о том какой же финансовый результат планируется в следующем периоде.
Как правило, сюрприз получается не очень приятным. Если в компании внедрена система ограничений, то такого не должно происходить. Во-первых, система ограничений еще на нижнем уровне (подготовка комплексных заявок подразделений) позволяет контролировать соответствие финансово-экономических показателей бюджетов ограничениям, вытекающим из граничных значений стратегических показателей. Во-вторых, при использовании системы ограничений появляется возможность работать с каждым подразделением в отдельности, то есть распараллелить процесс и не дожидаться последнего сдавшего бюджета, чтобы понять насколько сводная картинка соответствует желаемому состоянию.
Пример регламента бюджета доходов и расходов
В данном примере регламентации бюджета доходов и расходов задействованы в основном руководители и специалисты финансовой дирекции, причем не всей, а только ПЭО. В согласовании, корректировке и предварительном утверждении бюджета доходов и расходов принимают участие исполнительный и генеральный директор компании.
Регламент бюджета доходов и расходов на фазе планирования
Пример регламентации бюджета доходов и расходов (на фазе планирования) приведен на рисунке 1 . В данном примере в рамках бюджета доходов и расходов выполняются следующие основные функции: планирование внереализационных доходов и расходов, планирование прочих операционных доходов и расходов, консолидация доходной части бюджета доходов и расходов, консолидация расходной части бюджета доходов и расходов, формирование бюджета доходов и расходов, согласование и корректировка бюджета доходов ирасходов, предварительное утверждение бюджета доходов и расходов.
Рис.2. Пример регламентации бюджета доходов и расходов (на фазе планирования)
Планирование внереализационных доходов и расходов
Информацию о плановых внереализационных доходах и расходах готовит экономист по бюджетированию ПЭО. При этом используются планы продаж основных фондов и прочих внеоборотных активов и затрат по их реализации. Также используется план продаж ценных бумаг и расходов на их выпуск. Помимо этого учитывается план доходов от субаренды и расходы на аренду. Из бюджета налогов берется информация о налоги на имущество. Кроме этого используется информация об условиях работы с банком. Данная информация фиксируется в договоре с банком на банковское обслуживание.
Планирование прочих операционных доходов и расходов
Планирование прочих операционных доходов и расходов в данном примере занимается экономист по бюджетированию ПЭО. Для расчета прочих операционных доходов и расходов используется информация о плановых курсовых и суммовых разниц, прибыли/убытка прошлых лет, просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, штрафов, пенях и других санкциях (полученных и уплаченных). Также используется и другие плановые данные (чтобы не загромождать рисунок не показаны): излишки материальных ценностей на складах, возмещение материального ущерба, доходы по оприходованию материально-производственных запасов, убытки от списания незавершенного капитального строительства, убытки от хищений виновники которых не установлены, судебные издержки и арбитражные споры и т.д.
Консолидация доходной части бюджета доходов и расходов
Плановая часть бюджета доходови расходов консолидируется на основе бюджета продаж, плановых внереализационных и прочих операционных доходах. Консолидацию доходной части проводит экономист по бюджетированию ПЭО. Следует отметить, что консолидация не должна сводится к чисто механической работе. Нужно еще раз напомнить, что экономист, которые выполняет данную функцию не должен работать статистом. Он должен еще раз все проверить и проконтролировать все цифры, т.к. на этапе планирования по объектам бюджетирования нижнего уровня могли допустить ошибки, что-то упустить и т.д.
Консолидация расходной части бюджета доходов и расходов
Плановые расходы консолидируются с использованием ряда функциональных бюджетов (бюджет производственных расходов, бюджет коммерческих расходов, бюджет административных расходов, бюджета налогов), плановых внереализационных и прочих операционных расходов. Консолидацию выполняет экономист по бюджетированию ПЭО. При консолидации расходной части БДР так же как и при консолидации доходной необходимо все еще раз тщательно перепроверить.
Формирование бюджета доходов и расходов
Плановый бюджет доходов и расходов формируется на основе плановых доходов и расходов, а также аналитической информации, подготовленной при формировании функциональных бюджетов. Кроме стоимостных показателей в данном примере есть и относительные показатели, такие как рентабельность продаж, маржинальная рентабельность и т.д. Формированием бюджета доходов и расходов в данном примере занимается экономист по бюджетированию ПЭО. К бюджету доходов и расходов подготавливается аналитическая информация, поясняющая все основные моменты, связанные с планированием доходов и расходов компании с учетом результатов функционального бюджетирования.
Согласование и корректировка бюджета доходов и расходов
В согласование и корректировке бюджета доходов и расходов участвуют начальник ПЭО, финансовый и исполнительный директор. Очень важным требованием при согласовании бюджета доходов и расходов является проверка выполнимости ограничений по таким стратегическим показателям как прибыль и рентабельность продаж. Кроме того, если как в данном примере используется схема мотивации ЦФО компании в целом в зависимости от превышения нижнего ограничения по прибыли, то важно добиться не просто достижения нижнего ограничения, а превысить его причем превысить как можно больше.
Предварительное утверждение бюджета доходов и расходов
Предварительное утверждение бюджета доходов и расходов проходит на уровне исполнительного и генерального директора при участии финансового директора и начальника ПЭО. Если при этом у генерального директора не будет никаких замечаний, то это еще не значит, что бюджет доходов и расходов принят окончательно. Все финансовые бюджеты будут утверждаться одновременно на бюджетном комитете. То есть после предварительного утверждения бюджета доходов и расходов нужно перейти к расчету финансовых потоков.
Консолидация и согласование бюджета движения денежных средств может привести к тому, что потребуется изменение бюджета доходов и расходов. Например, компания может запланировать привлечение кредитных ресурсов для устранения дефицита. Это значит, что в компании возрастет расходная часть на величину процентов. Необходимо будет вернуться к бюджету доходов и расходов и проанализировать как данное решение повлияет на его основные показатели.
Регламент бюджета доходов и расходов на фазе учета, контроля и анализа
Пример регламентации бюджета доходов и расходов (на фазе учета, контроля и анализа) приведен на рисунке 2 . В данном примере в рамках бюджета доходов и расходов выполняются следующие основные функции: сбор данных для фактического бюджета доходов и расходов, формирование фактического бюджета доходов и расходов, анализ исполнения бюджета доходов и расходов, согласование и утверждение результатов анализа бюджета доходов и расходов.
Рис.3 Пример регламентации бюджета доходов и расходов (на фазе учета, контроля и анализа)
Сбор данных для фактического бюджета доходов и расходов
С ведомостей по соответствующим счетам собираются данные о доходах и расходах компании. Фактическую информацию подготавливает бухгалтер и экономист по бюджетированию ПЭО. То есть обработку первичной информации и ее ввод в учетную систему осуществляет бухгалтер, но при этом экономист по бюджетированию может учитывая данную информацию отобразить ее в отчетах в соответствии с принятой управленческой учетной политикой, которая может отличаться от бухгалтерской.
Кроме того, при сборе фактической информации об исполнении бюджета доходов и расходов в рамках управленческого учета компания может отойти от незыблемого правила бухгалтерского учета – без официальных первичных документов не отражаться в отчетности ни одну операцию.
Формирование фактического бюджета доходов и расходов
На основе собранных фактических данных по доходам и расходам формируется фактический бюджет доходов и расходов и готовится аналитическая информация, поясняющая данные цифры. Фактический бюджет доходов и расходов формирует экономист по бюджетированию ПЭО. Здесь нужно еще раз обратить внимание на то, что и плановый БДР и фактический консолидирует тот же самый экономист по бюджетированию ПЭО.
Это позволит избежать использования разных подходов при формировании бюджета доходов и расходов как по плану так и по факту. Кроме того, тот кто составлял плановый бюджет доходов и расходов знает все его нюансы, поэтому он сможет правильно интерпретировать все что будет касаться сбора фактических данных об исполнении бюджета доходов и расходов.
Анализ исполнения бюджета доходов и расходов
Анализ исполнения бюджета доходов и расходов проводят начальник ПЭО, финансовый и исполнительный директор. По результатам анализа составляется соответствующий протокол, в котором фиксируются все основные решения. Естественно, что подробный анализ исполнения бюджета доходов и расходов нужно проводить только в том случае, если будут выявлены существенные отклонения показателей доходов, прибыли, рентабельности.
Степень существенности компания может сразу регламентировать в Положении о бюджетировании, либо определять это каждый раз при план-фактном контроле. Если отклонение будет признано существенным, то необходимо обязательно выяснить, в чем причина такого отклонения. Это нужно сделать не только для того, чтобы размер штрафа (в данном примере топ-менеджеры компании мотивировались от выполнения плана по прибыли), но и для того, чтобы понять нужно ли корректировать бюджета доходов и расходов до конца планового периода.
То есть, если выяснится, что отклонение обусловлено каким-то важным фактором, который не учли при составлении бюджета доходов и расходов, или он проявил себя совсем недавно, и данный фактор существенным образом повлияет на последующее исполнении бюджета доходов и расходов, то необходимо будет скорректировать бюджет до конца планового периода.
Согласование и утверждение результатов анализа бюджета доходов и расходов
Согласование результатов анализа, которые затем будут включены в итоговую аналитическую записку по исполнению бюджетов, проводится на уровне исполнительного и генерального директора компании, при участии финансового директора и начальника ПЭО. По результатам анализа могут быть скорректированы нижние ограничения по таким показателям как прибыль и рентабельность, но при этом нужно иметь ввиду, что лучше не допускать снижения данных показателей.
Как правило, ограничения вначале устанавливаются ненапряженными, поэтому речь может идти только об увеличении нижней границы показателей, а не их ослаблении. Дело в том, что в ходе анализа бюджета доходов и расходов может выясниться, например, то, что раньше считались не все расходы и делалось это не правильно. В итоге получится, что фактические расходы стали выше, в том числе и потому, что теперь их стали правильно считать. В такой ситуации нужно пресекать все предложения ослабить нижние ограничения. Такая ситуация наоборот должна стимулировать еще более эффективную работу компании.
Модель бюджета доходов и расходов
Модель бюджета доходов и расходов является одним из самых важных элементов финансовой модели бюджетирования, поскольку с ее помощью можно определить эффективность текущей деятельности компании. Поэтому при разработке финансовой модели бюджета доходов и расходов нужно очень тщательно проверить все формулы, связывающие статьи бюджета доходов и расходов с операционными бюджетами.
По сути, модель бюджета доходов и расходов – это правило сборки итоговых статей доходов и расходов из статей операционных бюджетов. То есть основная масса информации, требующейся для консолидации бюджета доходов и расходов, должна быть подготовлена еще на этапе составления функциональных (или бюджетов текущих проектов для проектных компаний) и инвестиционных бюджетов.
Как правило, основная проблема при разработке модели бюджета доходов и расходов связана с определением методики формирования именно расходной части, поскольку доходная должна без особых проблем браться из бюджета продаж. Особенно нужно быть внимательным при разработке модели себестоимости, т.к. от этого зависит и прибыль в бюджета доходов и расходов, и запасы готовой продукции в бюджете по балансовому листу. Хотя и другие статьи затрат нельзя оставлять без внимания.
То есть речь идет о том, что в бюджете доходов и расходов должны быть собраны все расходы компании, ничего нельзя упустить, иначе информация, содержащаяся в бюджете доходов и расходов, не будет показывать реальную картину. Нужно обратить внимание на то, что данные для бюджета доходов и расходов могут поступать не только из функциональных бюджетов (или бюджетов текущих проектов), но и из инвестиционных.
Несмотря на свое название инвестиционные бюджеты формально могут содержать статьи затрат, относящиеся к текущей деятельности, и, естественно, они должны попасть в бюджет доходов и расходов. В одной компании, например, при разработке модели бюджета доходов и расходов забыли учесть этот факт, и у них получилась завышенная прибыль в плановом периоде из-за того, что текущие затраты по проекту создания нового филиала не были включены в бюджет доходов и расходов.
Правда, доходную часть в бюджете доходов и расходов включить не забыли. Поначалу такой проект бюджета доходов и расходов очень порадовал генерального директора, но потом он засомневался в том, что мог произойти такой скачок прибыли. Когда он стал разбираться во всех операционных бюджетах, то, конечно же, обнаружил, что финансовая дирекция решила использовать такую «оптимистическую» модель бюджета доходов и расходов.
Отчасти это было связано с тем, что в компании были введены нижние ограничения по прибыли, и финансовая дирекция искала возможные пути увеличения финансового результата. И, наверное, в ходе таких поисков случайно забыла посчитать некоторые затраты. Кстати, если бы в компании на тот момент была интегрированная финансовая модель, то такой арифметической ошибки не возникло бы. А ведь подобные арифметические ошибки приводят к ненужной трате времени сотрудников компании как на этапе планирования, так и на этапе план-фактного анализа. В этом смысле модель бюджета доходов и расходов важна и при планировании, и при проведении план-фактного анализа исполнения бюджетов.
Делателизация при анализе бюджета доходов и расходов
Когда проводится план-фактный анализ исполнения бюджета доходов и расходов (так же как и любого другого бюджета), необходимо установить не только допустимые границы отклонений, но и определить, насколько «глубоко» нужно погружаться в статьи. Если в бюджете есть статья расходов, которая суммируется из других статей, а те в свою очередь разбиваются на еще более мелкие статьи, то встает вопрос – на каком уровне следует остановиться при план-фактном анализе?бюджета доходов и расходов.
Как бы точно компания не планировала, всегда будут отклонения факта от плана. Очевидно, что не следует заниматься анализом даже самых незначительных отклонений. Но проблема может заключаться в том, что отклонения статей на разных уровнях иерархии могут быть разными. Например, в одной компании при анализе бюджета доходов и расходов установили предел допустимых отклонений на уровне 100 тысяч рублей в месяц.
То есть, проводя ежемесячный план-фактный контроль исполнения бюджета доходов и расходов, они анализировали только те отклонения, которые превышали 100 тысяч рублей. Анализируя исполнение бюджета доходов и расходов за один из месяцев, заметили, что фактические коммерческие расходы превышали плановые на 77 тысяч рублей. Получается, что на данном уровне отклонение находится в пределах допустимого. Но когда стали анализировать статьи коммерческих расходов, то обнаружили, что «внутри» этой статьи есть отклонения, превышающие 100 тысяч рублей. Одной из статей коммерческих расходов является реклама.
В анализируемом месяце реклама была меньше, чем планировалось, на 150 тысяч рублей, а транспортные расходы по факту превышали плановые на 110 тыс. руб. В общем, получилось так, что суммарные коммерческие расходы отклонились менее, чем на 100 тыс. руб., поэтому отклонение по рекламе не анализировалось, т.к. ранее было принято решение остановиться на более высоком уровне иерархии статей. Но после этого случая пришли к выводу, что нужно определить набор статей, отклонения по которым обязательно нужно отслеживать не зависимо от того, на каком уровне иерархии они находятся.
В компании все-таки пришли к выводу, что затраты на рекламу могут существенно влиять на финансовые результаты, поэтому данную статью нельзя оставлять без внимания. Как видно, в данном примере используется достаточно большое значение допустимых отклонений. В этой компании среднемесячный оборот составлял около 50 млн. руб. То есть допустимое отклонение в 100 тыс. руб. в месяц составляло 0.2% от оборота. В некоторых компаниях, наоборот, устанавливают слишком маленькую сумму допустимых план-фактных отклонений.
Например, в одной компании с годовым оборотом около 2 млрд. $ собственники заставляли менеджеров объяснять любые отклонения, превышающие 100$ в месяц. Это значит, что любое отклонение, превышающее 10-5% от оборота, требовало объяснения. Естественно, что львиная доля этих отклонений была связана с определенной погрешностью в расчетах. Таким образом, время менеджеров и специалистов тратилось на поиски «блох», вместо того, чтобы заниматься действительно серьезными проблемами.
Наверное, сложно назвать какую-то универсальную долю допустимого план-фактного отклонения в выручке компании. Этот вопрос каждая компания должна решать индивидуально. Но в любом случае нужно помнить об одном из важнейших принципов построения любой системы управления. Речь идет о том, что затраты на поддержание системы управления должны окупаться. Конечно, далеко не всегда это можно точно оценить, но по крайней мере не нужно допускать явных перекосов в ту или в другую сторону. Это значит, что, с одной стороны, план-фактный анализ не должен быть слишком поверхностным, но, с другой стороны, от него должна быть практическая польза для компании.
Начинать консолидацию бюджета доходов и расходов можно с простых расчетов
Помимо полной и детальной модели бюджета доходов и расходов, неплохо иметь и упрощенную, которую можно было бы использовать еще до того, как будут консолидированы все бюджеты. После того, как будет подготовлен бюджет продаж, можно подсчитать маржу, используя при этом трансфертную цену, которую лучше заложить на уровне чуть выше переменной себестоимости. Хотя, если уровень автоматизации позволяет делать быстрые расчеты переменной производственной себестоимости, можно и не использовать трансфертные цены.
Рассчитав маржинальную прибыль, можно будет из выручки вычесть верхнее ограничение по постоянным расходам. Маркетинговые затраты на продвижение продукции уже должны быть подготовлены, т.к. проект бюджета продаж должен рассматриваться вместе с бюджетом коммерческих расходов. Поэтому из маржи можно вычесть верхнее ограничение по постоянным расходам и расходы на продвижение. Также необходимо еще вычесть налоги, которые к этому моменту тоже уже можно прикинуть.
То есть грубый бюджет доходов и расходов можно построить в тот же день, когда будет подготовлен бюджет продаж, и сразу можно будет проверить, укладывается ли компания в нижнее ограничение по прибыли. Если прибыль превышает ограничение, то можно продолжить все остальные расчеты. Если же прибыль получается ниже ограничения, то это значит, что нужно менять бюджет продаж и бюджет рекламы.
Таким образом, исправить ситуацию можно только за счет увеличения плана продаж, т.к. к этому моменту финансовая дирекция уже должна проверить и согласовать заявки подразделений на постоянные расходы, то есть подразделения должны уложиться в ограничения по затратам. Итак, при разработке финансовой модели нужно помнить о важности бюджета доходов и расходов, поскольку при консолидации сводных бюджетов по компании в целом именно этот финансовый бюджет формируется в первую очередь.
Если показатели бюджета доходов и расходов не соответствуют минимальным требованиям собственников, то дальнейшую консолидацию финансовых бюджетов нужно прекратить до тех пор, пока не будет ясности в отношении того, как можно исправить ситуацию. А для этого нужно будет опуститься на уровень операционных бюджетов, чтобы понять, за счет чего конкретно можно будет привести показатели бюджета доходов и расходов к требуемым значениям.
Кстати, поэтому некоторые компании прежде чем рассчитывать детальные бюджеты, сначала делают прикидочные расчеты с использованием простой финансовой модели бюджетирования. Так вот, после того, как получены прогнозные расчеты финансовых бюджетов, можно приступать к более точному планированию с использованием детальной финансовой модели, содержащей в себе, помимо финансовых бюджетов, бюджеты, составленные по объектам нижнего уровня (бизнес-процессы, проекты, ЦФО).
Если прикидочные расчеты показывают, что стратегические показатели, содержащиеся в финансовых бюджетах, более-менее соответствуют граничным значения, то можно переходить к более детальным расчетам. Если же оценочные данные показывают, что нужные значения стратегических показателей далеки от требуемого диапозона, то компания должна серьезно задуматься над тем, как она сможет достичь поставленных целей. Например, если будет рассматриваться вариант существенного роста выручки от реализации (скажем, несколько десятков процентов в год), то это может потребовать существенного финансирования.
Правда, это уже можно будет понять, построив бюджет по балансовому листу, но тем не менее расчеты будут начинаться именно с бюджета доходов и расходов. Привлечение внешнего финансирования может привести к увеличению затрат по процентам за кредит, а это в свою очередь отразится на показателях бюджета доходов и расходов.
Естественно, что финансовое моделирование бюджета доходов и расходов, да и других финансовых бюджетов, – это всего лишь техника. То есть можно построить достаточно сбалансированную модель бюджетов, но, например, рынок при этом может накладывать существенные ограничения, которые просто не позволят так увеличить выручку, как это заложено в бюджете доходов и расходов. Да, такое может быть.
Так изучение рынка как раз и является одной из основных задач отдела маркетинга. Сейчас же речь идет о финансовом моделировании. У компании должна быть качественная финансовая модель, позволяющая ей производить необходимые расчеты. Иными словами, компания должна уметь правильно считать. И это особенно важно при консолидации сводных финансовых бюджетов, поскольку именно на их основе принимается окончательное решение на плановый период.
Управление финансовым результатом складывается из управления его отдельными элементами. Речь идет о выручке от реализации, производственных, коммерческих и административно-управленческих расходах. То есть бюджет доходов и расходов – это, по сути, консолидированное представление итоговых данных о доходах и расходах. Поэтому, чтобы не повторяться, далее сразу будет рассмотрен пример модели бюджета доходов и расходов.
Пример модели бюджета доходов и расходов
В таблице 2 представлен пример бюджета доходов и расходов, составленный для производственной компании. Консолидация статей данного бюджета доходов и расходов осуществляется на основе функциональных и инвестиционных бюджетов.
Таблица 2. Пример бюджета доходов и расходов
| Статьи бюджета | Год | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Выручка (нетто) от реализации продукции (тыс. руб.) | 186 678 | 10 506 | 11 628 | 12 365 | 15 717 | 14 688 | 15 052 | 15 243 | 15 431 | 15 948 | 17 726 | 19 811 | 22 562 |
| Себестоимость реализованной продукции (тыс. руб.) | 130 624 | 9 096 | 8 896 | 9 236 | 11 503 | 11 052 | 10 883 | 11 284 | 10 341 | 10 360 | 11 671 | 12 432 | 13 869 |
| Коммерческие расходы (тыс. руб.) | 16 512 | 1 039 | 1 271 | 1 278 | 2 193 | 1 882 | 1 631 | 1 384 | 1 198 | 1 035 | 1 099 | 1 171 | 1 330 |
| Административно-управленческие расходы (тыс. руб. без %) | 19 350 | 1 507 | 1 376 | 1 655 | 1 749 | 1 730 | 1 941 | 1 836 | 1 755 | 1 497 | 1 327 | 1 305 | 1 672 |
| Прибыль (убыток) от реализации (тыс. руб.) | 20 192 | -1 136 | 85 | 195 | 272 | 25 | 598 | 739 | 2 137 | 3 056 | 3 628 | 4 902 | 5 690 |
| Проценты к получению | |||||||||||||
| Проценты к уплате | 353 | 0 | 0 | 0 | 0 | 135 | 99 | 77 | 42 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Доходы от участия в др. организациях | |||||||||||||
| Прибыль (убыток) отчетного периода (тыс. руб.) | 19 840 | -1 136 | 85 | 195 | 272 | -110 | 499 | 662 | 2 095 | 3 056 | 3 628 | 4 902 | 5 690 |
| Налог на прибыль | 4 804 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 391 | 0 | 0 | 3 413 |
| Дивиденды | |||||||||||||
| Нераспределенная прибыль (убыток) отчетного периода (тыс. руб.) | 15 036 | -1 136 | 85 | 195 | 272 | -110 | 499 | 662 | 2 095 | 1 665 | 3 628 | 4 902 | 2 277 |
| Нераспределенная прибыль (убыток) от начала года (тыс. руб.) | 15 036 | -1 136 | -1 051 | -856 | -584 | -693 | -194 | 468 | 2 563 | 4 228 | 7 856 | 12 758 | 15 036 |
| 8% | -11% | 1% | 2% | 2% | -1% | 3% | 4% | 14% | 10% | 20% | 25% | 10% |
В данном примере бюджет доходов и расходов имеет самый общий формат. То есть здесь нет детализации, скажем, по продуктам. Хотя на самом деле можно было бы под строчкой «выручка от реализации» представить данные о продажах в разрезе продуктов. Аналогично можно было бы поступить и по производственным (себестоимость реализованной продукции), и по коммерческим расходам. Правда, производственные и коммерческие расходы в таком случае пришлось бы разбить на прямые и накладные по отношению к продуктам.
Итак, выручка от реализации в данной модели бюджета доходов и расходов берется из бюджета продаж. Производственная себестоимость реализованной продукции рассчитывается по достаточно сложной формуле. Ведь в данном случае должна быть рассчитана именно производственная себестоимость реализованной, а не произведенной продукции. В данной модели продукция производится с запасом, поэтому нужно учитывать и стоимость запасов готовой продукции. Кроме того, в модели учитывается рост цен и тот факт, что сырье и материалы закупаются у разных поставщиков по разным ценам.
Сырье и материалы в свою очередь также закупаются с запасом. Поэтому в модели приходится учитывать и динамику продаж, и динамику производства, и динамику закупок. В данном примере используется следующая учетная политика в отношении материалов и запасов готовой продукции. Стоимость материалов и готовой продукции учитывается по методу FIFO (First In First Out).
Производственная себестоимость в данной модели бюджета доходов и расходов рассчитывается только по прямым затратам (сырье и материалы, труд основных производственных рабочих). То есть общепроизводственные накладные расходы не разносятся по продуктам, а списываются в период возникновения. Соответственно, запасы готовой продукции также учитываются по прямой производственной себестоимости.
Коммерческие расходы берутся из бюджета коммерческих затрат. Как и все остальные расходы, они попадают в бюджет доходов и расходов без учета НДС, поскольку НДС не является ни статьей доходов, ни статьей расходов. Данные об административно-управленческих расходах также берутся из одноименного функционального бюджета.
В рассматриваемом примере формата бюджета доходов и расходов не стали выделять отдельно статьи прочих операционных доходов и расходов, а также внереализационные доходы и расходы. Во-первых, таких доходов у компании не было, а во-вторых, что касается расходов, то все их решили отнести к административно-управленческим, то есть общефирменным (или общехозяйственным) расходам. Такое решение вполне допустимо, т.к. речь идет о системе управленческой отчетности и бюджетировании. При построении внутренней системы отчетности компания вправе устанавливать свои правила. Главное, чтобы они не противоречили общей логике финансового бюджетирования. В подобном решение такого противоречия нет.
Налог на прибыль берется из бюджета налогов. Конкретно из того раздела бюджета налогов, где представлены данные о начисленных налогах. Данные о планируемых выплатах поступают в бюджет движения денежных средств, а о задолженностях – в бюджет по балансовому листу.
Дивиденды в данном примере равны нулю. Какой-то стандартной модели планирования дивидендов не существует. Более того, дивидендная политика должна определяться собственниками компании. То есть именно они должны оценить, какие отчисления могут быть сделаны с учетом планируемого финансово-экономического состояния компании.
Ключевыми показателями бюджета доходов и расходов являются «Нераспределенная прибыль» и «Рентабельность продаж». Первый показатель определяет абсолютное значение эффективности текущей деятельности компании, а второй – относительное. Кстати, достаточно часто эти два показателя относят к стратегическим. То есть собственники компании устанавливают граничные значения для абсолютной и относительной величины прибыли. Причем эти лимиты могут быть определены не только на весь период планирования (в данном случае – год), но и на каждый месяцс учетом факторов, влияющих на объем продаж (например, сезонность).
Речь идет о том, что специфика бизнеса может быть связана с тем, что в отдельные месяцы он может быть даже убыточным, но при этом в целом за год может давать очень даже неплохую прибыль и рентабельность. В представленном примере в первом периоде компания планирует получить убыток, но тем не менее в целом за год бюджетные показатели удовлетворяют ограничениям собственников, поэтому такой бюджет доходов и расходов может быть утвержден.
Что касается бюджета доходов и расходов, то если его показатели укладываются в граничные значения, установленные собственниками, для окончательного утверждения бюджета доходов и расходов сначала нужно консолидировать остальные два финансовых бюджета (бюджет движения денежных средств и бюджет по балансовому листу).
Во-первых, показатели этих финансовых бюджетов могут не укладываться в лимиты. А во-вторых, в процессе анализа бюджета движения денежных средств и бюджета по балансовому листу может быть принято решение о необходимости привлечения кредита. Такое решение приведет к увеличению процентов по кредиту. Это, естественно, отразится на бюджете доходов и расходов. То есть нужно будет еще раз проанализировать бюджет доходов и расходов.
Итак, несмотря на то, что представленный пример формата бюджета доходов и расходов является достаточно укрупненным, он позволяет достичь целей бюджетирования доходов и расходов. Самое главное при разработке модели бюджета доходов и расходов – обеспечить четкую взаимосвязь показателей операционных бюджетов со статьями бюджета доходов и расходов. В данном примере модели такая взаимосвязь присутствует. Это значит, что все статьи бюджета доходов и расходов берутся из соответствующих статей операционных бюджетов.
То есть ни одна цифра в этом бюджете доходов и расходов не вводится, так сказать, вручную. Если показатели бюджета доходов и расходов будут признаны неудовлетворительными, то можно будет внести необходимые корректировки в операционные бюджеты, после чего бюджет доходов и расходов будет пересчитан в соответствии с финансовой моделью. Конечно же, любые корректировки, вносимые в бюджеты, должны быть обоснованными.
Такую обоснованность должны обеспечить детальные модели операционных бюджетов. Кроме того, за вносимыми корректировками и их обоснованностью должны следить специалисты финансовой дирекции. Сейчас же рассматривается финансовая модель бюджетирования. Такая модель должна правильно консолидировать все необходимые данные из операционных бюджетов. Это является одним из основных требований к модели бюджета доходов и расходов. В данном случае это требование выполняется.
