Раздел 4 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает, что организация, ее структурные подразделения и каждое из уполномоченных должностных лиц могут иметь следующие виды бланков:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Критерий экономической эффективности разработки и применения бумажного бланка или типовой унифицированной формы документа был установлен и обоснован в процессе создания унифицированных систем документации и их классификации. Этот критерий прост - бланк данного вида должен употребляться в организации чаще, чем 100 раз в год.
Поскольку переписка составляет примерно 80% документооборота любой организации, то бланк письма имеет практически каждое юридическое лицо (бланк в бумажной форме или утвержденный электронный шаблон бланка письма, как обязательную форму для печати).
Если в организации издается более 100 приказов в год, то разрабатывается, утверждается и применяется бланк приказа.
В небольших организациях может разрабатываться общий бланк, который применяется для оформления всех внутренних документов (штатное расписание, приказ, распоряжение, положение, служебная записка, акт, инструкция, правила, регламент, доверенность и т.п.).
Таким образом, каждая организация самостоятельно решает, какие виды бланков должны быть разработаны и утверждены для обязательного применения. Конечно же, служба делопроизводства делает соответствующие предложения на основе анализа процессов документирования, а в крупной организации дает свои рекомендации и в книгу «фирменного стиля» (brand book), поскольку бланк является «лицом юридического лица» - элементом его фирменного стиля.
Когда решается вопрос о целесообразности применения бланков должностных лиц организации, необходимо дополнительно учитывать следующие аспекты:
Во-первых, систему делегирования полномочий и распределение зон ответственности между первым руководителем и его заместителями. Если делегирование четко регламентировано, и заместители руководителя получают права принимать решения, подписывать приказы или распоряжения, вести переписку по конкретно установленным вопросам (они должны быть закреплены в соответствующем приказе о распределении ответственности, положении о должности каждого заместителя и в доверенностях), то в организации может быть разработан бланк письма заместителя руководителя, а иногда и бланк приказа / распоряжения заместителя руководителя .
Например, применение бланка письма заместителя руководителя целесообразно, если хотя бы один из заместителей ведет объемную переписку по вопросам своей компетенции:
Пример 1
Свернуть Показать
А вот для руководителя организации , который имеет право выступать во внешней среде от имени юридического лица на основании устава по всем направлениям деятельности организации, разработка бланка письма должностного лица нецелесообразна - в его деятельности должен применяться бланк письма организации.
Во-вторых, применение бланка письма должностного лица по умолчанию означает, что данное должностное лицо имеет право выступать от имени юридического лица, наименование которого указано в бланке, имеет полномочия принимать решения по вопросу / теме и направлению деятельности организации, которые отражены в тексте подписанного им документа. Наличие у должностного лица собственного бланка письма говорит о весомом характере его полномочий, а применение типографским способом изготовленного бланка, который имеет свой учетный номер, является еще и фактором, подчеркивающим юридическую силу документа.
ГОСТ Р 6.30-2003
Группа Т54
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Унифицированные системы документации
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Требования к оформлению документов
Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents
Текст Сравнения ГОСТ Р 6.30-2003 с ГОСТ Р 7.0.97-2016 см. по ссылке .
- Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________
ОКС 01.140.30
ОКСТУ 0006
Дата введения 2003-07-01
Предисловие
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России
ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст
3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
2 Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3 Требования к оформлению реквизитов документов
3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).
3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России |
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору |
|
АО "Электроцентромонтаж" |
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ |
||
Личная подпись | В.А. Степанов |
|
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН |
|
УТВЕРЖДЕНО |
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: | 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. | |||
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. | ||||
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2 |
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 |
3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации региональных предприятий | Личная подпись | А.А. Борисов |
или на бланке: | ||
Вице-президент | Личная подпись | А.А. Борисов |
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института | Личная подпись | М.В. Ларин |
Главный бухгалтер | Личная подпись | З.В. Марьяш |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора | Заместитель директора | ||
Личная подпись | Ю.Г. Демидов | Личная подпись | К.И. Игнатьев |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии | Личная подпись | В.Д. Банасюкевич |
Члены комиссии | Личная подпись | А.Н. Сокова |
Личная подпись | А.С. Красавин |
|
Личная подпись | О.И. Рысков |
3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись | А.Г. Грязнова |
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии |
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления |
3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Личная подпись | А.С. Орлов |
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела |
|
Личная подпись | А.С. Орлов |
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Инспектор службы кадров | Личная подпись | Т.С. Левченко |
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
4 Требования к бланкам документов
4.1 Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210297 мм) и А5 (148210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)
Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справочное)
Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации
Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации
Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации
Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица
УДК 658.516:002:006.354 | ОКС 01.140.30 | ||
Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит |
|||
Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2007
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 - код организации
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
08 - наименование организации
09 - справочные данные об организации
а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 - дата документа
12 - регистрационный номер документа
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.
15 – адресат
18 - заголовок к тексту
19 - отметка о контроле
20 - текст документа
Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)
Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция"
Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.
Примеры оформления бланка письма:
Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.
Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.
Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.
Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4);
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).
Должностные лица могут иметь свои бланки - бланк должностного лица. Бланки структурного подразделения или должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи документов.
Бланки каждого вида документа могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. В случаях, когда реквизиты размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. Для бланков должна применяться бумага форматов:
А4 (210 х 297мм) - для приказов, распоряжений, служебных писем и других текстовых материалов объемом больше 15 строк машинописного текста;
А5 (148 х 210мм) - для выписок из приказов, сопроводительных писем и других документов объемом до 15 строк машинописного текста, вместе с подписью.
Допускается также изготовлять бланки на бумаге форматов:
А3 (297 х 420мм) - для оформления документов, содержащих таблицы с большим количеством граф (формуляры, расписания, графики и т.д.),
А6 (105 х 148мм) - для оформления некоторых видов должностных бланков, для оформления резолюции, для карточек и почтовых открыток.
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона.
На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.
Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного вида документа на персональном компьютере.
Для служебных писем используются бланки университета, изготавливаемые только типографским способом, по заказу общего отдела, которые имеют в качестве реквизита герб ПГУ и являются бланками строгой отчетности. В структурные подразделения бланки выдаются в общем отделе по заявке, подписанной проректором и руководителем подразделения. Испорченные бланки сдаются в общий отдел для отчета. Использование ксерокопий данных бланков при создании документов не допускается. Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Подразделения университета заказы на изготовление бланков структурного подразделения производят через отдел материально-технического снабжения по согласованию с общим отделом университета.
4. Оформление реквизитов документов
01. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
02. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.
04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа.
05. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют тоже в верхней части документа.
06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии -- полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных языков используются и русский, и национальный, печатают на двух языках -- русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
07. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
08. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организаций) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов ОКУД (класс 0200000).
В письме наименование вида документа не указывают.
09. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола -- дата заседания (принятия решения), для акта -- дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год - четыремя арабскими цифрами. Например: 06.01.2000. Допускается оформление даты и в иной последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.01.06.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 1 марта 2000 г.
10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.
13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
14. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:
Администрация Новосибирской области
Контрольно-правовое управление
Главному специалисту
А.С. Сидорову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Администрации районов, городов
Новосибирской области
В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:
Редакция журнала «Новый мир»
103806, ГСП, г. Москва, К-6
Малый Путенковский переулок, 1/2
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя. Например:
630102, г. Новосибирск
ул. Мира, 11, кв. 12
А.Н. Гуляеву
15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
Утверждаю
Зам. главы администрации
Личная подпись А.А. Иванова
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утверждаю (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
Утверждаю
Протокол общего
собрания акционеров
от 15.03.2000 № 12
Утверждаю
Приказ Председателя
Правления банка
от 30.09.2000 № 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:
А.В. Зайцевой
П.С. Никитину
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой «ХИТЭК»
Личная подпись
При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.
17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».
Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.
18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».
19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, -- решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы -- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -- просьбу без пояснения; справки, докладные записки -- оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов Других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации -- автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:
Приложение: на 10л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:
Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:
Приложение 1
к постановлению
администрации
от 10.01.99 №30
21. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:
22. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления
начального профессионального
образования
Министерства образования
Подпись Е.Я.Бутко
23. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывают должность визирующего. Например:
Начальник юридического отдела
Подпись В.А. Сидоров
При наличии замечании по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Подпись А.С. Орлов
Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.
24. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:
Начальник управления Печать Подпись Г.В.Сидоров
25. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:
Инспектор отдела кадров Подпись А.С.Смирнов
При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
26. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
Аксенов Юрий Михайлович
27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
28. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации -- получателя документа, дату поступления документа, его индекс.
29. Идентификатор электронной копии документа, проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации
Культура оформления официальных документов начинается с бланка организации.
Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон, идентифицирующий автора официального документа .
Состав и порядок расположения реквизитов на бланках организаций установлен ГОСТ Р 6.30–2003 и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются его руководителем.
При разработке бланка организации сначала необходимо выбрать формат бумаги. Бланки могут быть изготовлены на формате бумаги А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов А3 (297 × 420 мм) и А6 (105 × 148 мм). Бланки формата А3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы (например, бухгалтерские и финансовые отчеты, планы). На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюций (поручений, указаний).
Бумага, применяемая для изготовления бланков должна быть белого, кремового или желтого цвета. Применение других цветов нецелесообразно, так как темные цвета затрудняют прочтение документа. Однако следует помнить, что документы постоянного срока хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, желательно белого цвета.
На бланках левое ноле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – нс менее 20 мм.
В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.
Бланки могут выполняться с помощью средств полиграфии или на персональном компьютере. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ, так как они являются полиграфической продукцией строгой отчетности.
Виды бланков:
- – общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
- – бланк конкретного вида документа (кроме письма);
- – бланк должностного лица;
- – бланк для писем.
Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов и схему расположения их на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть продольным и угловым. При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.
Хотя организация сама выбирает расположение реквизитов бланка, которое считает более удобным, однако угловое расположение реквизитов является более рациональным при изготовлении бланка для писем.
При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.
Бланки с продольным расположением реквизитов применяют в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.
Если в соответствии с уставом, организация имеет наименование на иностранном языке, то наименование организации (включая название формы собственности) и ее адрес не переводятся на иностранные языки (кроме названия страны и крупных городов), а даются только в латинской транслитерации. Например, название организации "Международная книга" в таком бланке будет выглядеть так: Mezhdunarodnaia kniga (а не International book), а почтовый адрес: 27, Mayakovskaya St., (либо street), Moscow, 113456, Russia (либо Russian Federation).
Общий бланк. Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма), входящего в систему УСОРД. Оформлять организационно-распорядительные документы на бланке, предназначенном для писем, не допускается и является нарушением ГОСТ.
В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти для изготовления общего бланка используются следующие реквизиты:
- – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- – код организации по ОКПО;
- – наименование организации;
- – свободное место для размещения наименования вида документа;
- – место составления или издания документа.
Бланк также должен иметь ограничительные отметки (наносятся в виде уголков или других обозначений) для расположения реквизитов:
- – дата документа;
- – регистрационный номер документа;
- – заголовок к тексту;
- – отметка о контроле.
Бланк конкретного вида документа целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов (например, справок, протоколов, приказов). При разработке этих бланков в общий бланк типографским способом вносятся реквизиты:
- – наименование вида документа;
- – код формы документа по ОКУД.
Должностной бланк. В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти организация может также изготовить бланк должностного лица, тогда в бланк вносится дополнительный реквизит "наименование должности", расположенный ниже реквизита "наименование организации".
Бланк для писем используется в переписке между организациями. Бланк письма должен включать следующие реквизиты:
- – Государственный герб РФ или герб субъекта РФ;
- – эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
- – код организации по ОКПО;
- – наименование организации;
- – справочные данные об организации;
- – код организации;
- – ОГРН;
- – ИНН/КПП.
На бланке для писем наименование вида документа (письмо) не указывается.
Кроме этих реквизитов, в бланке письма должны быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:
- – даты документа;
- – регистрационного номера документа;
- – ссылки на регистрационный номер и дату документа.
Дополнительно бланк для писем может содержать ограничительные отметки для следующих реквизитов:
- – адресат;
- – заголовок к тексту;
- – отметку о контроле.
Согласно п. 4.6 ГОСТ Р 6.30–2003 рассмотренные виды бланков установлены для организации, структурного подразделения организации и должностного лица. Различие между таким бланками состоит лишь в указании автора документа – организации, се структурного подразделения или должностного лица. В случае, когда автором документа является филиал, представительство, иное структурное подразделение организации, должностное лицо и др., то их обозначение входит в состав наименования организации – автора документа. Отметим, что бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка. В бланках должностного лица дополнительный реквизит "Наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации" (п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003).
Требования по работе с бланками включаются в инструкцию по делопроизводству. Бланки организаций должны подлежать учету и строгой отчетности, особенно бланки с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Учет бланков может осуществляться в специальном журнале, форма которого разрабатывается самостоятельно организациями. Форма журнала по учету бланков в федеральных органах исполнительной власти представлена в Методических рекомендациях по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Введение в обращение новых бланков документов осуществляется по предложениям подразделений распоряжением руководителя организации. Уничтожение бланков должно производиться по акту.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков необходимо возложить на подразделения, ответственные за делопроизводство в организации, а в небольших фирмах на лица, ответственные за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительными документами руководителя организации.
Хранятся бланки обычно в запирающихся шкафах в структурном подразделении, ответственном за разработку, изготовление, учет и хранение бланков.
За утерю, нарушение порядка хранения и использования бланков и другие упущения в работе с документами применяются меры дисциплинарного воздействия. К ним относятся замечание, выговор, строгий выговор, увольнение и другие взыскания, предусмотренные уставами о дисциплине и правилами внутреннего трудового распорядка.
- ГОСТ Р 7.0.8–2013 Делопроизводство и архивное дело...
