Первичная обработка документов

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Предварительное рассмотрение документов

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрация

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

Централизованная - при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

Децентрализованная - при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Смешанная - при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть - в структурных подразделениях.

Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

• входящие документы
• исходящие документы
• внутренние документы
• коммерческие контракты
• документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

• 01 - индекс структурного подразделения
• 05 - номер дела по номенклатуре
• 134 - порядковый номер документа по журналу регистрации

В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов:

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Бланки карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий - может быть передан исполнителю вместе с документом.

Ниже представлен образец регистрационной карточки:

Рассмотрение документов руководством

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (см. реквизит 17). В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Направление на исполнение

Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю–референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Контроль исполнения

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

Подшивка документов в дела

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

• ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
• полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.

В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф "Лично".

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:

• в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
• в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
• получена доплатная корреспонденция;
• полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует. 1

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. 2

На всех входящих документах должна быть проставленаотметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29),которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме. 3

Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем. 4

При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:

• если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
• если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
• если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";
• если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения;
• если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 5

В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе полученные работниками в командировках в других организациях и от посетителей, проходили бы экспедиционную обработку.

(http://www.edou.ru/enc/razdel31/index.php?COURSE_ID=5&LESSON_ID=108)

Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников -исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

Другая характеристика документооборота - видовой состав документов, например:

1. распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;

2. акты и справки проведения вневедомственных проверок;

3. статистическая отчетность;

4. письма-запросы о деятельности организации;

5. письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;

6. материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д.

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов.

Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

Значительно различаются методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации и других параметров, оказывающих существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

Технологии обработки поступающих документов

Как известно, в настоящее время параллельно применяются несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошлые времена, посылаются с официальными курьерами или фельдсвязью, передаются неофициальными посыльными «с оказией», пересылаются по почте, телеграфу. Для передачи документной информации используются и современные способы: телефон, факсимильные аппараты, компьютеры.

Порядок поступления документов

Если еще несколько лет назад подавляющее большинство документов поступало и обрабатывалось централизованно в специальном подразделении - экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался экспедиционной обработкой, то в настоящее время все большее количество информации поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам, на персональные компьютеры, минуя экспедицию. Сдерживающим фактором массового перехода к более быстрым способам пересылки корреспонденции в данном случае выступают не технические сложности, а, скорее проблемы юридической силы корреспонденции.

Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.

В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяется несколько этапов:

1. экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию, и фиксация самого факта их поступления;

2. предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

3. организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;

4. обработка исполненных и отправляемых документов.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных, чтобы зафиксировать сам факт (и время) поступления документов.

Блок-схема работы с входящими документами.

Первичная обработка поступлений

Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции достаточно традиционна и не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно.

При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения.

Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и др., отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например:

15.05.2003 10.35.

Образец графления журнала (разносной книги) для курьера.

При наличии в организации дежурных сотрудников получение документов от курьеров в нерабочее время должно входить в их обязанности, а вот проведение полной экспедиционной обработки поступающих документов может проводиться сразу по их получении или в первый рабочий день, исходя из характера деятельности организации, корреспондента и других факторов.

До вскрытия корреспонденции должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота присланных материалов, механические повреждения. При получении такой корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту, например:

Зам. гендиректора

Упаковка корреспонденции, полученной от АОЗТ “Земфира”, содержит явные следы вскрытия. Общее количество листов вложения не указано,

Зав. канцелярией Н.П. Силов

Но инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов.

Не вся корреспонденция вскрывается

В экспедиции не вскрывается корреспонденция, имеющая гриф «лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и др.).

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожаются, исключения делаются только в следующих случаях:

1. в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

2. в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

3. если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «лично» не было;

4. при желании взыскать с корреспондента доплату Почтовому ведомству.

Отметки на поступившей корреспонденции

На поступающих документах проставляется отметка (штампом или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов и подпись сотрудника. Регистрационные штампы принято ставить на первом листе документа, в правом углу нижнего поля.

Иногда для повышения исполнительской дисциплины в дополнение к требованиям ГОСТов руководители организации обязывают сотрудников ставить при обработке почты свою подпись. Ее ставят без расшифровки.

Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года в общем валовом порядке или раздельно по видам корреспонденции. Нередко при большом количестве телеграмм их нумеруют только в течение месяца, начиная следующий месяц с единицы.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов на письме и первом листе приложения, так как сотрудники работают не с сопроводительными письмами, а с приложениями к ним.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, может ставиться на полях первого листа дополнительная отметка (добавляется штампом): «Подлежит возврату».

Если документ присылается повторно, то следует установить по информационно-поисковой базе данных местонахождение ранее присланного документа и отметить это на поступившем экземпляре, например:

Первичный документ от 10.09.98 в отделе продаж у Кулина

Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также в нерабочие дни.

(http://docrev.ru/organizaciya-dokumentooborota/3/)

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Поступившие документы проходят следующие этапы (рис.2):
первичную обработку;
предварительное рассмотрение, разметку;
регистрацию;
рассмотрение документов руководством;
направление на исполнение;
контроль исполнения;
исполнение документов;
подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «Лично»). Затем необходимо проверить: правильность адресования вложенного в конверт документа; количество листов документа; наличие приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».
Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «Конфиденциально», «Срочно».
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы- получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.
Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов, которые складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количе-
ство документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непо-средственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы. Для отличия от других пометок эта запись обводится кружком. В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т. п.
В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки, состоящее из лотков (секций), имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю фирмы. Если в обязанности секретаря- референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника фирмы.
Передача входящих документов на рассмотрение руководству фирмы должна осуществляться после регистрации.
После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю фирмы. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель фирмы, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.
Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюций (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.


При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения, а также рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.
Стремление отдельных руководителей иметь собственный «архив», состоящий из копий полученных или подписанных документов, свидетельствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секре- тарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупорядоченно, поиск их затруднен. Таких «архивов» быть не должно.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с про-ставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом «Конфиденциально».
Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела.
В фирме для ряда документов может быть принят порядок, при котором рассмотрение документов руководителем осуществляется после окончания их исполнения, одновременно с подготовленными для подписания проектами внутренних или отправляемых документов. Это позволит сэкономить время руководителя за счет не двукратного, а однократного ознакомления с документом. Но для введения такого порядка необходимо четко разграничить, какие виды служебных документов могут так обрабатываться, а какие нет, и провести этап проверки этого порядка на практике.

Следующий вид документационной деятельности - обработка документов - представляет собой совокупность операций и подразделяется на техническую (технологическую, формальную) и творческую (содержательную, информационную).

В процессе технической обработки документ наделяется идентификационными признаками (номер, индекс, шифр и т. п.). Техническая (технологическая) обработка направлена на создание условий для дальнейшей эффективной работы с документом. Применительно к управленческой документации она включает следующие основные этапы:

• - прием и первичная обработка документов. В крупных организациях осуществляется экспедициями или специально выделенным сотрудником, а в небольших учреждениях - секретарем- референтом. Проверяется целостность, комплектность документа. На всех поступающих в организацию документах проставляется специальная отметка (реквизит) о поступлении документа в организацию (дата получения и учетный порядковый номер);
• - распределение поступивших документов между структурными подразделениями, исполнителями;
• - регистрация документов - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Регистрация осуществляется с целью учета документов, контроля их исполнения и информационносправочной работы. Присвоенный документу регистрационный индекс обеспечивает возможность последующего его поиска в базе данных о документах организации, предприятия, учреждения, фирмы;
• - контроль исполнения документов - осуществляется службой документационного обеспечения управления либо секретарем;
• - информационно-справочная работа - представляет собой оперативное информирование на основе созданной справочной картотеки о документных ресурсах организации, учреждения, предприятия;
• - отправка документов.

Следует отметить, что технология обработки документов отличается от обработки данных в информатике, где в качестве технологических операций (процедур) выступают: сбор данных, их формализация, фильтрация, сортировка, архивация, защита, транспортировка, преобразование.

В отличие от технической, творческая обработка направлена непосредственно на содержание, текст документа. Она включает, прежде всего, аналитико-синтетическую обработку, осуществляемую с целью свертывания информации. Еще в эпоху Средневековья придворные чиновники составляли для королей и министров сокращенные тексты государственных документов.

Понятие «свертывание информации» получило распространение в нашей стране с начала 1960-х гг. в связи с увеличением объемов научных работ. Цель свертывания заключается в преобразовании содержания исходного текста в более краткую форму при сохранении или некотором уменьшении его информативности. Свертывание осуществляется таким образом, чтобы в случае необходимости можно было произвести развертывание документированной информации. Это достигается путем сохранения так называемых «смысловых вех», «смысловых опорных пунктов».

Примером подобного рода свертывания может служить составление индивидуального конспекта.

Информационное свертывание подразделяется на лексическое и семантическое. В процессе лексического свертывания уменьшается физический объем текста за счет знаковой составляющей практически без изменения его информативности. С этой целью используются сокращения отдельных слов или даже целых предложений, аббревиатуры, условные обозначения, перевод в иную знаковую систему (употребление формул, графиков, таблиц и др.). Семантическое свертывание осуществляется с целью уменьшения физического объема текста. Оно непосредственно затрагивает содержание текста документа, уменьшая его информативность. В результате семантического свертывания из текста убираются нерелевантные (т. е. неважные, незначимые) и информативно-избыточные фрагменты, в том числе путем их перефразирования 1 .

Кроме того, свертывание можно классифицировать:

• - по степени формализации процесса (интуитивное; алгоритмизированное, в т.ч. анкетное; автоматизированное);
• - по количеству свертываемых документов (реферат, реферативный обзор);
• - по глубине свертывания (библиографическое описание - совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по установленным правилам; аннотация; реферат);
• - по виду анализа (документографический, в результате которого возникают, к примеру, библиографические описания, аннотации; фактографический - фактографическая справка, реферат и т. п.; концептографический - аналитический обзор).

Таким образом, в процессе аналитико-синтетической обработки информации осуществляется:

• - во-первых, количественное преобразование информации (информационное свертывание - библиографирование, аннотирование, реферирование; консолидация больших информационных массивов в виде баз и банков данных);
• - во-вторых, ее структурное упорядочение (систематизация, предметизация и т. п.).
• 1 БлюменауД. И. Конспектирование электронныхдокументов методом визуального сканирования размеченного текста // Научные и технические библиотеки. 2006. № 9. С. 43-44.

В результате аналитико-синтетической обработки происходит преобразование первичных документов, создаются так называемые вторичные документы - библиографические пособия, реферативные журналы, реферативные переводы, обзоры литературы, аннотации, тезисы, резюме. Они могут быть печатными или машиночитаемыми. Этим занимаются библиографические и реферативные службы крупных библиотек страны, центры научно-технической информации, а также современные фирмы, производящие электронные (в том числе сетевые) информационные ресурсы. К слову, первый реферативный журнал появился еще в 1665 г. во Франции и назывался «Le Journal des S§avans».

К числу информационных центров, обрабатывающих огромные массивы документированной информации и одновременно производящих в больших количествах рефераты статей, книг, патентов, принадлежат, в частности, Институт научной информации по общественным наукам Российской академии наук (ИНИОН РАН), фирма Derwent - Derwent Publications (Великобритания), Информационная служба газеты «Нью-Йорк тайме», создающая библиографические описания с рефератами (от 50 до 150 слов) всех материалов не только этой газеты, но также из 70 важнейших периодических изданий США.

В настоящее время предпринимаются попытки автоматизации процессов аналитико-синтетической обработки документированной информации, в частности, с помощью технологий автоматизированной подготовки рефератов на основе обработки полных текстов. Однако эта технология пока еще далека от совершенства.

Высшим уровнем творческой обработки документированной информации является информационно-аналитическая деятельность , которая приобретает в последние десятилетия, а в нашей стране - начиная с 1990-х гг., все более широкие масштабы.

По наблюдению специалистов, структуры, осуществляющие такого рода деятельность, имеют много общего с другими видами информационно-вспомогательных служб, таких как библиотеки, архивы, органы научно-технической информации и другие. Однако, в отличие от традиционных институтов, занимающихся количественными преобразованиями информации и ее структурным упорядочением, информационно-аналитические службы выполняют, прежде всего, задачу качественно-содержательного преобразования информации. В этом отношении они функционально пересекаются с научной и управленческой деятельностью.

Информационно-аналитическая деятельность с древнейших времен являлась важным компонентом управления и инструментом власти. Однако вплоть до последнего времени она не была организационно выделена и оформлена. В наши дни происходит ее институционализация. Формируются системы учреждений, служб, подразделений в составе различных организаций, фирм и ведомств, занимающихся информационной аналитикой в своей области (в структуре органов власти, в сфере бизнеса, в средствах массовой информации, при политических партиях и движениях). В задачи аналитических служб, отделов, сотрудников, занимающих соответствующие должности, входят сбор, анализ информации, а также выработка вариантов управленческих решений.

Широкий размах приобрело формирование независимых коммерческих информационно-аналитических служб, таких как рейтинговые агентства; информационные агентства, издающие различные дайджесты, бюллетени и т. п.; некоторые виды центров, занимающихся консалтингом, экспертизой, информационным мониторингом и т. п.

Важной разновидностью такого рода деятельности стала так называемая «массовая аналитика». В различных средствах массовой информации сформировались информационно-аналитические рубрики, передачи, жанры, рассчитанные на широкую общественность и осуществляющие экспертизу актуальных событий и тенденций отечественной и мировой политики, экономики, социальных, экологических и других проблем.

Значительную по объему информационно-аналитическую деятельность осуществляют такие крупные информационные структуры, как Информационно-телеграфное агентство России (ТАСС), Интерфакс, Российское информационное агентство «Новости» и др., а также аналогичные службы практически всех стран мира, в том числе Ассошиэйтед Пресс (США), Телеграфное агентство Рейтер (Англия), Синьхуа (Китай) и другие.

В общем случае содержательной обработкой документа в широком смысле является исполнение каких-либо действий, улучшающих жизнь населения или эффективность функционирования муниципальных служб. Однако в аппарате управления муниципальных организаций обработка документов понимается в более узком смысле - как выработка определенных управленческих решений, которые опять же формулируются в форме документов.

С понятием обработки тесно связано неформальное понятие исполнения документа. Порядок исполнения сильно зависит от вида документа, от того, к какому участку работы он относится и т.д.

При этом будем иметь в виду, что автоматизированная обработка документов никогда не дает 100% безбумажной работы, а всегда соседствует с обработкой бумажных копий документа. Технология автоматизации стыкуется с ручной обработкой на этапах ввода документа в компьютер и вывода на печать. Кроме того, часто при компьютерном хранении данных о документе необходимо сверить их с занесенными от руки на бумажном носителе пометками (резолюциями, визами, подписями). Поэтому проследим поэтапно обработку документов, как в компьютерной среде, так и на бумажном носителе.

Приведем примерный порядок исполнения входящего документа служебной переписки.

1. Определение получателя документа внутри муниципальной организации. Получателем может быть должностное лицо, имеющее право подписи для переписки с внешними организациями или структурного подразделения. Этап выполняется в экспедиции организации.

2. Регистрация письма. Письму присваивается учетный номер и дата входящего. Этап выполняется в канцелярии (или ее подразделении в крупных организациях), обслуживающей то должностное лицо, которому направлена корреспонденция из экспедиции.

3. Наложение резолюции. Лицо, принимающее решения, ознакомившись с документом, налагает на него резолюцию, ставит (или нет) его на контроль, указывая дату и подписывается. При этом определяется подразделение или лицо, которое будет исполнять документ.

4. Определение исполнителя, в том случае, если письмо контрольное. Начальник того подразделения, которому по кругу его обязанностей придется иметь дело с документом, определяет конкретного исполнителя (исполнителей), указывая при необходимости детали поручения, срок его выдачи и ожидаемый срок исполнения. В зависимости от структуры организации, эта операция может быть многократной - документ возвращается в канцелярию, где производится операция переметки и постановки на контроль.

5. Окончание исполнения. На основании личного доклада исполнителя или какого-либо документа, фиксируется дата и результат исполнения. Например: предложение отклонено на основании такого-то пункта такого-то Закона. Исполнение может закончиться решением о необходимости передать документ в другую организацию (по профилю документа или на экспертизу и т.д.).

6. Рассмотрение документа в другой организации. Этот этап, как правило, начинается отсылкой документа с сопроводительным письмом в другую организацию, а заканчивается получением оттуда ответа (Переписка).

7. Дополнительный контроль. Если после рассмотрения в другой организации или еще по каким-либо причинам исполнение документа не закончено, а контрольный срок истек, документ ставится на дополнительный контроль, с повторным заполнением соответствующих реквизитов.

Опыт эксплуатации компьютерных систем автоматизированной обработки документов позволяет четко классифицировать операции, реализующие описанную "бумажную" технологию обработки документов:

Ввод информации, т.е. заполнение "электронной карточки" (паспорта) документа и установка ссылок на файлы фактографической информации;

Хранение введенной информации в базе данных;

Периодическая корректировка введенной информации;

Поиск документов в базе данных;

Формирование справок, сводок, отчетов и выдача их на экран и на печать;

Контроль исполнения документов (печать напоминаний исполнителям, контролерам за определенное число дней до контрольного срока).

Исполнение исходящего документа (инициативного, ответа), либо внутри него исполнительного документа, протокола в автоматизированной среде обработки документов будет следующим:

1. Подготовка и согласование подлинника документа. Документ непосредственно готовится на компьютере исполнителя и согласовывается с руководителем. Он может состоять из текстовых файлов, файлов электронных таблиц, растровых изображений, файлов баз данных, либо совокупности любых перечисленных.

Операция - подготовка фактографической информации.

Результат - файл или набор файлов любого формата.