размещено в разделе: Нормирование качества

Сведения о стандарте

1 РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН сектором стандартизации отдела испытаний, метрологии и сертификации № 17 Открытого акционерного общества Научно-производственного предприятия «Научно-исследовательский и проектно-конструкторский институт геофизических исследований геологоразведочных скважин» (ОАО НПП «ВНИИГИС»).

2 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом генерального директора ОАО НПП «ВНИИГИС» №______ от «____»__________ 2011 г.

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.

1 Область применения

Настоящий стандарт организации СТО СМК 5.5.01-2011 (далее - стандарт) устанавливает порядок разработки, утверждения и внедрения положений о подразделении (далее - ПП) и должностных инструкций (далее - ДИ).

Стандарт обязателен для всех структурных подразделений ОАО НПП «ВНИИГИС» и организаций-партнеров.

Примечание - Организация-партнер - это организация (предприятие), добровольно принявшая и внедрившая нормативные документы системы менеджмента качества ОАО НПП «ВНИИГИС», и являющаяся деятельным участником единой СМК.

ОК 016-94 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Дата введения 01.01.1996.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-Ф3. Ред. от 17.06.2011.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37. Ред. от 14.03.2011.

П р и м е ч а н и е - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов и классификаторов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте национального органа Российской Федерации по стандартизации в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться замененным (измененным) документом. Если ссылочный документ без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте приведены следующие термины с соответствующими определениями.

Административное управление качеством : аспекты общей функции управления, которые определяют политику в области качества, цели и ответственность и достижения их с помощью таких средств, как планирование качества, управление качеством, обеспечение качества и улучшение качества в рамках системы менеджмента качества.

Подразделение : структурный элемент организации (отделение, отдел, научно-исследовательская лаборатория, служба, сектор и т. п.), официально выделенный орган управления частью организации с самостоятельными функциями, задачами и ответственностью за выполнение возложенных на него задач.

Положение о структурном подразделении : документ, описывающий общие процедуры деятельности подразделения предприятия.

Инструкция : документ правил, устанавливающих порядок выполнения работ в определенной области.

4 Обозначения и сокращения

ГОСТ : национальный стандарт.
ГОСТ Р : национальный стандарт Российской Федерации.
ДИ : должностная инструкция.
Зам. : заместитель.
Зав. : заведующий.
ИСО (ISO ) : Международная организация по стандартизации.
ПП : положение о подразделении.
Ред. : редакция.
Рег. № : регистрационный номер.
СТО СМК : стандарт организации системы менеджмента качества.
ФЗ : федеральный закон.

5 Основные нормативные положения

5.1 Порядок разработки ПП и ДИ

5.1.1 Основанием для разработки или изменения ПП и ДИ являются:

изменение структуры организации;
изменение внутренней организации подразделения или его функций;
введение в штатную численность новой должности.

5.1.2 Разработка ПП и ДИ осуществляется руководителями всех подразделений организации по направлению их деятельности под руководством заместителя генерального директора по направлению деятельности.

5.1.3 Заведующий отделом кадров регистрирует ПП и ДИ в журналах (формы согласно приложению А) и присваивает регистрационный номер.

Регистрационный номер должен состоять из сокращенных наименований документа (ПП или ДИ), структурного подразделения и порядкового номера регистрации. Например:

положение о подразделении отдела кадров: ПП-ОК-25,
должностная инструкция инженера отдела электромагнитных исследований: ДИ-ОЭИ-22.

5.1.4 Методическое руководство разработкой ПП и ДИ осуществляет отдел кадров, отдел экономического планирования и служба качества. Основными методическими данными для разработки положений о подразделениях являются:

настоящий стандарт;
общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94;
квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-Ф3. Ред. от 17.06.2011;
Матрица распределения полномочий и ответственности в рамках СМК организации;
ИСО 9001:2008;
типовые ПП и ДИ.

При разработке ПП необходимо руководствоваться:

задачами, решаемыми подразделениями;
функциями, возлагаемыми на подразделение;
опытом работы подразделений.

5.1.6 ПП являются одним из оснований для разработки ДИ сотрудников этих подразделений.

5.1.7 ДИ составляется для каждой штатной должности подразделения и носит обезличенный характер.

На работников, выполняющих аналогичные обязанности в одном структурном подразделении, могут составляться единые ДИ.

5.1.8 Наименование должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94).

5.1.9 ПП и ДИ действуют до отмены или замены новыми.

5.1.10 На вновь созданное подразделение разрабатывается и утверждается новое ПП.

5.2 Оформление ПП и ДИ

5.2.1 Поля: левое - 2,5 см, верхнее, нижнее, правое - 1,2 см. Межстрочный интервал - одинарный. Абзацные отступы - 1,25 см. Шрифт: Times New Roman, размер - 14. Допускается изменение размера шрифта в таблицах и приложениях. Выравнивание - по ширине. Нижнее поле должно содержать нумерацию страниц, выровненную по правому краю, кроме поля титульного листа.

5.2.2 Оформление титульных листов ПП и ДИ согласно приложениям Б1 и Б2.

5.2.3 Названия разделов, подразделов, пунктов и подпунктов должны начинаться с абзацного отступа, выделены полужирным шрифтом и выровнены по левому краю. Конец и начало основного текста отделяют от названия разделов, подразделов и пунктов пустой строкой.

Пример оформления текста содержательной части ДИ и ПП, листа с подписями согласно приложению В.

5.3.1 ПП должны содержать следующие разделы:

общие положения;
задачи подразделения;
функции подразделения и организация работ;
взаимоотношения с другими подразделениями;
права подразделения;
ответственность подразделения;
порядок разрешения спорных вопросов;
приложения:
1. организационная структура подразделения;
2. Матрица распределения полномочий и ответственности подразделения в рамках СМК (приложение Г);
лист регистрации изменений (приложение Д).

5.3.2 В разделе «Общие положения» указываются:

полное и сокращенное наименование подразделения и его место в организационной структуре ОАО НПП «ВНИИГИС»;
порядок создания и ликвидации подразделения;
руководство подразделения, порядок назначения и освобождения руководства;
перечень основных правовых, директивных и нормативных документов (материалов) законодательства и организации, в том числе правила и нормы охраны труда и промышленной безопасности, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности. Этот подраздел начинается со слов: «В своей деятельности подразделение руководствуется:»

5.3.3 В разделе «Структура подразделения» указываются порядок утверждения и изменения структуры подразделения; структурные звенья, из которых состоит подразделение и должности - в виде схемы подчиненности. При необходимости, указывается возможность создания временных творческих коллективов (ВТК).

Структура подразделения может быть оформлена в виде приложения к ПП.

Структура подразделения утверждается генеральным директором, Допускается утверждение структуры подразделения предприятия проводить в составе ПП.

5.3.4 В разделе «Задачи подразделения» должны быть четко сформулированы основные (тактические и стратегические) задачи, решаемые подразделением при выполнении целей, устанавливаемых организацей, включая цели и задачи, определенные руководством предприятия в Политике в области качества.

5.3.5 Раздел «Функции подразделения и организация работ» .

В подразделе «Функции подразделения» должны быть конкретно сформулированы все функции подразделения, выполняемые им в целях реализации поставленных перед ним основных задач с учетом требований ИСО 9001:2008 . Особое внимание уделяется перечислению основных действий или видов работ, для выполнения которых создано данное подразделение и реализацией которых никто, кроме данного подразделения на предприятии не занимается.

В подразделе «Организация работ» указывают порядок организации и контроль деятельности подразделения.

5.3.6 В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» указываются служебные связи взаимодействия структурных подразделений, а также периодичность и сроки предоставления информации, документов, порядок разрешения разногласий, возникающих между подразделениями.

5.3.8 В разделе «Права подразделения» указываются:

принадлежащие подразделению права, связанные с его деятельностью;
права, предоставляемые руководителю подразделения для решения вопросов, возникших при исполнении служебных обязанностей;
права, предоставляемые руководителю подразделения по отношению к подчиненным работникам (например, поощрение).

В данном разделе указываются только права и полномочия, которыми сотрудники пользуются в связи с занимаемой должностью без указания общих прав, предоставляемых законодательством о труде.

Объем прав должен обеспечивать выполнение возложенных на подразделение функций, а на руководителя - обязанностей.

5.3.7 В разделе «Ответственность» указывают ответственность руководства за:

выполняемые подразделением функции, в том числе и в области менеджмента качества;
выпуск продукции (предоставление услуг), соответствующей по качеству установленным требованиям;
своевременность и качество выполняемых работ, документов;
состояние трудовой и производственной дисциплины, сохранность оборудования и других материальных ценностей;
достоверность информации, выдаваемой подразделением;
использование информации сотрудниками подразделения строго в служебных целях;

В разделе также описывают распределение полномочий и ответственности персонала или дают ссылку на “Матрицу распределения полномочий и ответственности в рамках СМК ”.

5.3.8 В разделе «Порядок разрешения спорных вопросов » указывается способ, форма и сроки обращения с претензиями в подразделение, а так же порядок и сроки ответа и разрешения спорных вопросов (претензий).

5.4.1 ДИ должны содержать следующие разделы:

общие положения;
квалификационные требования;
должностные обязанности;
права;
ответственность;
критерии оценки качества труда;
лист регистрации изменений.

5.4.2 В разделе «Общие положения» указывается:

полное наименование должности и подразделения, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности;
непосредственную подчиненность работника;
порядок замещения и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия;
обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы, правила и нормы охраны труда и промышленной безопасности), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей. Этот пункт начинается со слов «Должен знать».

5.4.3 В разделе «Квалификационные требования» указываются требования, предъявляемые к общему и дополнительному образованию и стажу работы сотрудника в соответствии с занимаемой им должностью. В пределах одной и той же должности без изменения ее наименования может предусматриваться внутридолжностное категорирование.

Этот раздел разрабатывается на основе положений раздела «Требования к квалификации» квалификационных характеристик по должностям служащих Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

5.4.4 В разделе «Должностные обязанности» указываются обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения с подробным изложением основных направлений его деятельности и в соответствии с «Матрицей распределения полномочий и ответственности подразделения в рамках СМК».

Раздел разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности» по соответствующей должности квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

5.4.5 В разделе «Права» указывается перечень должностных прав, определенных законодательством и внутренними документами организации, которыми в пределах своей компетенции работник может пользоваться при исполнении возложенных на него обязанностей.

5.4.6 В разделе «Ответственность» указывают ответственность работника за:

за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, несоблюдение требований стандартов СМК, а также требований законодательства;
соблюдение конфиденциальности информации;
соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины;
соблюдение норм и правил охраны труда и правил безопасности.

5.4.7 В разделе «Критерии оценки качества труда » должны быть перечислены критерии оценки или факторы, которые учитываются при определении качества труда работника.

5.5 Согласование ПП и ДИ

5.5.1 ПП и ДИ согласовываются с заместителем генерального директора по направлению деятельности, представителем высшего руководства по качеству, заместителем генерального директора по экономическим вопросам, заведующим отделом кадров, начальником службы охраны труда и техники безопасности, заведующим службы менеджмента качества и юрисконсультом.

5.5.2 При необходимости, разработчик ПП и ДИ проводит изменения по замечаниям согласующих должностных лиц и предоставляет новые редакции вновь на согласование.

5.6 Утверждение, введение в действие и хранение ПП и ДИ

5.6.1 После согласования ПП (ДИ) разработчик передает их на утверждение генеральному директору.

5.6.2 После утверждения ПП (ДИ), разработчик размножает их в двух экземплярах и передает в отдел кадров.

Сотрудник отдела кадров вписывает дату введения в действия (отмены) на титульном листе и одну копию передает разработчику под роспись.

5.6.3 Оригинал ПП (ДИ) храниться в отделе кадров в специально отведенных идентифицированных местах (папках).

5.6.4 Ознакомление с ПП и ДИ осуществляется при приеме на работу, замене новыми ПП и ДИ или внесении в них изменений - под роспись на оборотной стороне последней страницы документа с указанием фамилии, имени, отчества и даты ознакомления.

5.7 Внесение изменений и отмена ПП и ДИ

5.7.1 Внесение изменений в ПП и ДИ оформляется приказом по организации (см. приложение Е) и предоставляется на утверждение генеральному директору совместно с текстом изменения инициатором изменения - руководителем подразделения или отделом кадров.

5.7.2 Приказ об изменении ПП и ДИ регистрируется в отделе кадров. Изменения вводит подразделение-инициатор изменения заменой документа полностью или его части с подшивкой копии приказа об изменении к ПП (ДИ).

После проведения изменения руководители подразделения и отдела кадров ознакамливают сотрудников с изменением ПП (ДИ) на оборотной стороне копии приказа согласно п. 5.6.4.

5.7.3 Отмена ПП и ДИ бывает двух видов:

при замене новыми;
при расформировании (преобразовании) подразделения или сокращении штатной единицы.

5.7.4 В случае замены ПП и ДИ новыми на титульном листе делается запись о дате отмены и регистрационном номере новых ПП (ДИ).

5.7.5 В случае расформирования (преобразования) подразделения или сокращения штатной единицы выпускается приказ по организации, в котором дается указания об отмене ПП и ДИ.

На титульном листе отмененных ПП и ДИ делается запись о дате отмены и номере приказа.

5.7.6 Отмененные ПП и ДИ передаются в отдел кадров для хранения с грифом «Отменено».

Приложение А
(рекомендуемое)
Форма журналов регистрации ПП и ДИ

Журнал регистрации ПП

Журнал регистрации ДИ

Приложение Б1
(обязательное)
Форма оформления титульного листа ПП

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ ___________________
ОАО НПП «ВНИИГИС»

Приложение Б2
(обязательное)
Форма оформления титульного листа ДИ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СПЕЦИАЛИСТА ___________________
ОТДЕЛА ____________
ОАО НПП «ВНИИГИС»

Дата введения в действие «____»
_______________________ 20__г.
Рег. №_______________________

Дата отмены «____» _____ 20__г.
Заменен на рег. №_____________
Приказ №__ от «__» ______ 20__г. Приложение В
(рекомендуемое)
Пример оформления текста содержательной части ПП

7) использование информации сотрудниками подразделения только в служебных целях;

8) соблюдение норм и правил охраны труда и правил безопасности.

Полномочия и ответственность сотрудников отдела распределены в Матрице распределения ответственности и полномочий отдела № 22 в рамках СМК, приведенной в приложении Б.

8 Порядок разрешения спорных вопросов

Все претензии отдела к другим подразделениям организации оформляются актом. Акт составляется не позднее 10-дневного срока со дня возникновения конфликта, один экземпляр акта предоставляется ответчику. В случае непризнания претензии подразделение-ответчик должно в 3-х дневный срок со дня предъявления претензии дать обоснованный отказ. В противном случае претензия считается принятой. При невозможности разрешить конфликт самостоятельно, их взаимоотношения разбирает руководство организации.

Приложение Г
(обязательное)
Форма матрицы распределения полномочий и ответственности сотрудников подразделения в рамках СМК

МАТРИЦА
распределения полномочий и ответственности
сотрудников отдела №____ в рамках СМК

Обозначения: О - ответственный, И - исполнитель, У - участник; ИСО - международная организация по стандартизации, ПОПК - план обеспечения и повышения качества, РК - руководство по качеству, СТО СМК - стандарт организации системы менеджмента качества, УК - уполномоченный по качеству в подразделении.

Приложение Д
(обязательное)
Форма листа регистрации изменений ПП (ДИ)

Лист регистрации изменений Приложение Е
(рекомендуемое)
Форма приказа о внесении изменений в ПП (ДИ)

Открытое акционерное общество
Научно-производственное предприятие
Научно-исследовательский и проектно-конструкторский институт
геофизических исследований геологоразведочных скважин
ОАО НПП «ВНИИГИС»

ПРИКАЗ
г.Октябрьский

2 Ознакомить сотрудников ______________ с проведенными изменениями.

3 Контроль за исполнением данного Приказа возложить на заведующего отделом кадров ___________

Генеральный директор ОАО НПП «ВНИИГИС» ______________

Подготовил: Руководитель _________________

_______________________________________

размещено в разделе: Нормирование качества

найти еще статьи

Стандарт организации (СТО) — это нормативный документ, устанавливающий технические требования, которым должна удовлетворять продукция

Стандарты организации в России могут разрабатываться на применяемые в данной организации продукцию, процессы и оказываемые в ней услуги, а также на продукцию, создаваемую и поставляемую данной организацией на внутренний и внешний рынок, на работы, выполняемые данной организацией на стороне, и оказываемые ею на стороне услуги в соответствии с заключенными договорами (контрактами).

В частности, СТО может разрабатываться на:

— составные части (детали и сборочные единицы) разрабатываемой или изготавливаемой продукции;
— процессы организации и управления производством;
— процессы менеджмента;
— технологическая оснастка и инструмент;
— технологические процессы, а также общие технологические нормы и требования с учетом обеспечения безопасности для жизни и здоровья граждан, окружающей среды и имущества;
— методы; методики проектирования, проведения испытаний, измерений и/или анализа;
— услуги, оказываемые внутри организации, в том числе и социальные;
— номенклатура сырья, материалов, комплектующих изделий, применяемых в организации;
— процессы выполнения работ на стадиях жизненного цикла продукции и др.

Стандарты организации не должны противоречить требованиям технических регламентов, а также национальных стандартов, разработанных для содействия соблюдению требований технических регламентов.

Стандарты организации утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации приказом и (или) личной подписью на титульном листе стандарта в установленном в организации порядке.

В случае утверждения стандарта организации приказом дату введения стандарта в действие устанавливают в приказе. При утверждении стандарта организации личной подписью руководителя (заместителя руководителя) организации дату введения стандарта в действие приводят на его первой странице.

Стандарты организации утверждают, как правило, без ограничения срока действия.

Как присваивать номер СТО?

В состав обозначения утвержденного стандарта организации на продукцию, поставляемую на внутренний или внешний рынок, на работы, выполняемые на стороне, или оказываемые ею на стороне услуги следует включать:

— аббревиатуру слов «стандарт организации» (СТО)
— код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ОКПО, позволяющий идентифицировать организацию-разработчика стандарта
— регистрационный номер, присваиваемый организацией, разработавшей и утвердившей стандарт
— год утверждения стандарта.

Классификационный код стандарта организации (ОКС) устанавливают по Общероссийскому классификатору стандартов ОК (МК(ИСО/ИНФКО МКС)001-96)001, классификационный код продукции (ОКП) или услуги (ОКУН), на которую распространяется стандарт организации, — по общероссийским классификаторам ОК 005 или ОК 002 соответственно и приводят на последней странице стандарта организации.

Пример — Классификационные коды стандарта организации «Оповещатели пожарные световые. Технические условия» и продукции, на которую он распространяется:

«ОКС 13.320» « ОКП 43 7135».

Стандарт организации содержит следующие разделы:

— термины и определения
— область применения
— общие технические требования
— нормативные ссылки
— требования к конкретным процессам (транспортировки, демонтажа и т.д.)
— методы контроля и некоторые другие, напрямую зависящие от вида продукции, разделы.

Перечень необходимых данных для разработки стандарта организации в «НормоПроект»:

— код ОКПО изготовителя;
— ФИО руководителя, разработчика;
— название, внешний вид изделия, перечень модификаций;
— техническое описание технологического процесса;
— таблица технических параметров (максимально полная);
— перечень комплектующих изделий;
— порядок и условия предъявления и приемки продукции органами технического контроля предприятия-изготовителя;
— методы и средства контроля испытаний;
— способы упаковки и упаковочный материал, перечень документов, вкладываемых в упаковку;
— транспортировка (виды транспорта и транспортного средства, параметры транспортировки);
— условия хранения;
— условия эксплуатации;
— сроки гарантии.

В нашем Центре разработки «НормоПроект» Вам помогут быстро, качественно и недорого разработать стандарт организации в короткие сроки с минимальными усилиями с Вашей стороны.

Стандарты организации. Разработка стандартов организации. Внедрение стандартов организации.

Стандарты организации

Стандарты организации не назовешь самым важным документом в Системе по документации стандартизации, однако, эти стандарты значими и имеют большую практическую ценность. Для организации они (стандарты) являются основным внутренним руководящим документом, где юридически закрепляются локальные нормы, требования к сотрудникам и руководству, т.е все то, необходимое для технического регулирования всех вопросов компании.

Виды стандартов организации:

Стандарты организации могут создаваться в следующих направлениях:

для своей продукции -процессы оказания услуг
на работы, выполняемые компанией

Объекты стандартизации внутри организации:

Управление и организация процессов в производстве; Менеджмент и его процессы; Рабочий инструмент и технологическое оснащение; Технология производства – ее процессы, нормы, соответствующие обеспечению безопасности для жизни и здоровья граждан, окружающей среды и имущества; Проектирование – его методы и методики, испытаний, измерений и (либо) анализа; Внутриорганизационные услуги (например, социальные); Номенклатура (сырье, изделия); Весь процесс на стадиях ЖЦ (жизненного цикла) продукции/товара/услуги.

Также при создании стандартов организации можно в них отразить национальные, международные и межгосударственные стандарты технических регламентов.

Также можно отразить и вопросы стандартов других организаций.

Субъекты для СТО (стандарты организации) являются :

Организации (юр. Лица), имеющие в своей собственности, либо хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечающие по своим обязательствам этим имуществом, способные от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцами и ответчиками в суде, а также имеющие самостоятельный баланс или смету и зарегистрированные в установленном порядке в качестве таковых.

К таким организациям относятся: коммерческие, общественные, научные, саморегулируемые организации, объединения юридических лиц (ассоциации, союзы).

Цели разработки стандартов организации:

Повышение качества услуг/работ/продукции.

усовершенствование производства, всех его процессов.

Цели разработки СТО аналогичны целям создания национальных стандартов.

Важно! Стандарты организации не могут противоречить техническим требованиям и национальным стандартам, которые обеспечивают применение таких международных стандартов как: ИСО, МЭК, а также других международных организаций к которым присоединилось государство.

Требования СТО

Данные требования должны соблюдаться в организации, утвердившей стандарт, а также в ее структурных подразделениях (в случае корпоративной или ведомственной подчиненности) с момента (даты) введения стандарта в действие. Требования СТО к продукции, процессам, работам и услугам подлежат соблюдению и другими субъектами предпринимательской деятельности и приобретателями, но только в том случае, если эти СТО указаны в сопроводительной технической документации изготовителя (поставщика) продукции, исполнителя работ и услуг в договоре (контракте). Стандарт организации, разработанный и утвержденный одной организацией, может использоваться другой организацией в своих интересах только по договору с утвердившей его организацией, в котором при необходимости предусматривается положение о получении информации о внесении в стандарт последующих изменений.

Компания "Business Expert Group KZ" предлагает свои **услуги по разработке стандартов организации в Алматы, разработка стандартов организации Астана, внедрение стандартов организации**.

Информация о документах по стандартизации и технических регламентах

Порядок изменения, отмены стандарта

Изменения стандарта проводят для поддержания его соответствия потребностям обеспечения качества и удобства использования. Разработка изменений к стандарту заключается в добавлении или исключении отдельных требований стандарта. Это выполняется для внесения в стандарт более прогрессивных требований, обеспечивающих в тоже время взаимозаменяемость выпускаемой продукции с продукцией по действующему стандарту.

Пересмотр стандартов предусматривает отмену действующего и введение нового стандарта, обеспечивающего прогресс качества или производства.

Изменение, отмена стандартов проводится национальным органом по стандартизации по представлению технического комитета.

Технический комитет анализирует предложения от организаций, инженерных обществ, предпринимателей и других заинтересованных лиц по пересмотру стандарта. С учетом поступивших предложений ТК разрабатывает и направляет в национальный орган по стандартизации проект изменений к стандарту или предложение об отмене стандарта.

Официальная информация о национальных стандартах, их разработке приводится в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов единой информационной системе по техническому регулированию, положение о котором утверждено Постановлением Правительства РФ №500 от 15.08.2003 г.

Этот фонд насчитывает свыше 235 тыс. нормативных документов, которыми являются утвержденные технические регламенты, национальные стандарты, классификаторы, а так же международные стандарты ИСО и МЭК, стандарты свыше 40 государств мира.

Единая информационная система по техническому регулированию создана с целью обеспечения заинтересованных лиц информацией о документах, входящих в состав Федерального информационного фонда, за исключением документов, представляющих государственную или коммерческую тайну.

Информационной системой предоставляются следующие виды продукции и услуг:

1) информация о документах, в бумажном или электронно-цифровом виде;

2) сведения о разработчиках;

3) организации, утвердившие нормативные документы.

Поскольку исключительное право публикации ГОСТов, классификаторов, принадлежит агентству или органу, принимающему эти документы, то несанкционированная копирование и распространение воспрещаются и рассматриваются как нарушение авторских прав.

Информацию о действующих национальных стандартах, сроках их действия, изменениях можно получить в ежемесячных информационных указателях «Национальные стандарты Российской Федерации».

Требования, устанавливаемые стандартом организации (предприятия) не должны противоречить требованиям национальных стандартов и технических регламентов на аналогичные объекты стандартизации. Стандарты организаций разрабатываются исходя из их необходимости.

Порядок разработки стандартов, внесение изменений и отмена устанавливается организацией самостоятельно с учетом принципов стандартизации и положений по национальным стандартам.

Согласно ГОСТ 1.4. стандарт организации утверждает руководитель организации приказом или личной подписью на титульном листе стандарта. Проект стандарта на продукцию или услуги, предполагаемые для использования вне организации, может представляться в технический комитет по стандартизации, который организует проведение экспертизы данного проекта. На основании результатов экспертизы технический комитет готовит заключение и направляет его разработчику стандарта.

Ранее стандарты предприятия имели аббревиатуру «СТП». Согласно ГОСТ Р 1.4 стандарты организации должны иметь аббревиатуру «СТО», содержать код организации по общероссийскому классификатору, регистрационный номер и год утверждения стандарта.

Федеральным законом о внесении изменений и дополнений в закон о техническом регулировании область применения стандартов организации ограничивается лишь самой организацией. Для иных субъектов СТО имеет юридическую силу лишь при упоминании его в договорах на поставку продукции или других аналогичных случаях.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает единый порядок и правила разработки, построения, оформления, утверждения и обозначения стандартов организации (далее - стандартов), разрабатываемых институтом.

Настоящий стандарт разработан с учетом положений Федерального закона "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ в части действия, разработки и применения стандартов организации (статьи 11, 17) на основе стандартов Национальной системы стандартизации Российской Федерации.

Настоящий стандарт предназначен для использования при разработке стандартов организации всеми подразделениями института.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

Федеральный закон "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ

ГОСТ Р 1.4-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения.

ГОСТ Р 7.0.4-2006 Издания. Выходные сведения. Общие требования и правила оформления

ГОСТ Р 1.12-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования

ОК 007-93* Общероссийский классификатор предприятий и организаций

________________

* Документ не приводится, здесь и далее по тексту. За дополнительной информацией обратитесь по ссылке . - Примечание изготовителя базы данных.

ОК 005-93 Общероссийский классификатор продукции

СТО СМК 28-2004 Управление документацией и записями

3 Термины и определения, сокращения

В настоящем стандарте применены следующие термины и сокращения:

3.1 стандарт организации; СТО: Стандарт, утвержденный и применяемый организацией для целей стандартизации, а также для совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также для распространения и использования полученных в различных областях знаний результатов исследований (испытаний), измерений и разработок (ГОСТ Р 1.12-2004 , 2.6).

3.2 СТО СМК: Стандарт организации системы менеджмента качества;

3.3 объект стандартизации: Продукция, процесс или услуга, подлежащие или подвергшиеся стандартизации (ГОСТ Р 1.4-2004 , 4.2).

4 Общие положения

4.1 Стандарт организации устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, утверждается директором института и является обязательным к применению в данной организации.

4.2 Исходя из основных направлений производственной деятельности института, объектами стандартизации являются:

- нормы проектирования, общие принципы и рекомендации по проектированию строительных стальных конструкций и их соединений, основные положения по расчету, принципы и методы расчета конструкций, состав и правила оформления рабочих чертежей, требования к терминологии;

- процессы выполнения работ на стадиях жизненного цикла конструкций, зданий и сооружений, включая изготовление и монтаж, транспортирование и хранение конструкций, испытания и приемку конструкций и сооружений, обследование технического состояния конструкций, их ремонт и реконструкция, экспертиза безопасности, технический и авторский надзор;

- процессы организации и управления производством, процессы менеджмента с целью постоянного повышения результативности и улучшения действующей системы менеджмента качества (СМК).

Перечень объектов стандартизации, по которым могут разрабатываться стандарты института, приведен в приложении А.

4.3 Стандарты организации могут разрабатываться также для обеспечения соблюдения требований и применения технических регламентов, международных, региональных и национальных российских стандартов и для распространения и использования результатов научных исследований.

4.4 Разработку стандартов осуществляют с учетом национальных стандартов общетехнических систем, а также других национальных стандартов, распространяющихся на соответствующую продукцию, работы или услуги.

4.5 Разработка стандартов возлагается на соответствующие отделы и службы института согласно их тематике, методическое руководство по построению и оформлению стандартов и координация работ по стандартизации - на отдел стандартизации.

К разработке стандартов могут привлекаться высококвалифицированные специалисты института соответствующего направления работ и сторонние организации в качестве соисполнителей на равноправной основе.

5 Порядок разработки стандартов организации

5.1 Разработка стандартов организации осуществляется в соответствии с ежегодной Программой разработки и пересмотра стандартов, утверждаемой директором института, в которой определяются ответственные исполнители и соисполнители работ, сроки разработки, краткая характеристика содержания намечаемых к разработке стандартов.

Ответственные исполнители назначаются из числа ведущих специалистов института по соответствующей тематике.

5.2 В зависимости от характера, сложности, степени предварительной проработанности вопроса разработка стандарта организации осуществляется, в общем случае, в следующей последовательности:

- разработка проекта стандарта;

- учет проекта стандарта в отделе стандартизации с присвоением ему обозначения в соответствии с разделом 6 настоящего стандарта;

- публичное обсуждение проекта стандарта в заинтересованных подразделениях института, в сторонних организациях;

- составление сводки замечаний и предложений по проекту и доработка проекта стандарта в соответствии со сводкой;

- рассмотрение проекта стандарта на НТС института или его секциях в соответствии с установленным порядком (назначение рецензента (эксперта), ознакомление с проектом всех заинтересованных лиц и т.д.); решение о рассмотрении проекта на НТС принимается руководством института.

Решение НТС о принятии стандарта оформляется протоколом; все принятые на НТС замечания и предложения вносятся в стандарт, после чего он визируется рецензентом на последней странице стандарта.

- по согласованию с руководством стандарты, при необходимости, могут быть направлены на экспертизу (в том числе на соответствие законодательству РФ, действующим техническим регламентам и национальным стандартам, научно-техническую, правовую, метрологическую, патентную экспертизу) в компетентные организации или соответствующий технический комитет (ТК) Ростехрегулирования;

- утверждение и регистрация стандарта.

Окончательная редакция проекта утверждается директором института приказом или личной подписью на первой странице стандарта. При утверждении стандарта приказом в нем устанавливают дату введения стандарта в действие и разрабатывают, при необходимости, организационно-технические мероприятия по применению стандарта.

Стандарт вводится в действие со дня утверждения его директором или даты введения, установленной в приказе; стандарты организаций утверждаются, как правило, без ограничения срока действия.

После утверждения стандарт поступает в отдел стандартизации для регистрации в журнале учета и регистрации, куда заносятся сведения о его утверждении.

Подлинник стандарта с сопроводительной документацией (сводка замечаний, решение НТС, экспертные заключения и др.) хранится в отделе - разработчике стандарта.

5.3 Порядок утверждения, регистрации и хранения стандартов системы менеджмента качества установлен СТО СМК 28-2004 .

5.4 Построение, изложение, оформление, обозначение и требования к содержанию стандартов - в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 1.5 и требованиями раздела 6 настоящего стандарта.

5.5 Разработка изменения к стандарту

5.5.1 Изменение к стандарту разрабатывают при необходимости замены, дополнения или исключения отдельных требований стандарта в виде фрагментов разделов и пунктов, которые вносятся в стандарт на основании распоряжения или Приказа руководства института.

Изменения к стандарту редакционного или ссылочного характера вносятся при переиздании стандарта или включаются в очередное изменение.

5.5.2 Разработка изменения осуществляется, как правило, разработчиком данного стандарта.

Отдел стандартизации присваивает утвержденному изменению порядковый номер и вносит его в журнал регистрации стандартов.

Каждое изменение стандарта фиксируется также в листе регистрации изменений, который прилагается к стандарту.

6 Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению стандартов

6.1 Стандарт должен содержать все данные, необходимые и достаточные для его применения в соответствии с назначением, и при необходимости, должен быть иллюстрирован наглядным материалом.

6.2 Построение стандарта

6.2.1 Наименование стандарта, как правило, должно состоять из:

- группового заголовка, общего для комплекса стандартов системы или группы продукции;

- заголовка, определяющего кратко и точно объект стандартизации;

- подзаголовка, определяющего обобщенное содержание устанавливаемых стандартом положений.

Групповой заголовок и подзаголовок печатают строчными буквами с первой прописной. Заголовок стандарта печатают прописными буквами.

Примеры

1 Система менеджмента качества

ВНУТРЕННИЕ АУДИТЫ

Планирование, проведение

2 Резервуары вертикальные цилиндрические стальные для нефти и нефтепродуктов

ПРАВИЛА ТЕХНИЧЕСКОГО ДИАГНОСТИРОВАНИЯ, РЕМОНТА И РЕКОНСТРУКЦИИ

6.2.2 В стандарт, в общем случае, включают следующие разделы:

- область применения;

- нормативные ссылки;

- термины и определения, сокращения;

- основные нормативные положения, требования, устанавливаемые стандартом;

.............................................................................................................

- приложения;

- библиография;

- библиографические данные.

Разделы "Нормативные ссылки", "Термины и определения, сокращения" приводят в стандарте при необходимости, исходя из особенностей его содержания и при наличии их в стандарте.

6.2.3 В разделе "Область применения" указывают назначение стандарта или объект стандартизации и область его распространения (применения).

В разделе дается более развернутое определение объекта стандартизации, приведенное в наименовании стандарта, перечисляются наименования основных требований, характеристик, методов испытаний и т.п., включенных в нормативные разделы стандарта.

В разделе могут приводиться сведения об ограничении области распространения стандарта.

6.2.4 Основные нормативные положения оформляют в виде разделов, состав и содержание которых устанавливается в зависимости от объекта стандартизации и вида стандарта.

6.2.5 Стандарты разрабатываются следующих видов:

- основополагающие стандарты, которые устанавливают правила построения, изложения и оформления документации различных видов (в том числе проектной), правила выполнения чертежей, общие требования и нормы, необходимые для обеспечения различных производственных процессов, общие требования по безопасности, термины и определения и т.п.;

- стандарты на продукцию, услуги, которые устанавливают общие технические условия ее производства, технические требования для группы (общие) или конкретных видов продукции;

- стандарты на процессы производства и эксплуатации продукции;

Стандарты на методы контроля, испытаний, измерений.

6.2.6 Правила построения стандартов различных видов, номенклатура показателей, требований и характеристик, включаемых в стандарт, приведены в разделе 7 ГОСТ Р 1.5 .

6.2.7 В стандартах не должны устанавливаться требования, параметры, характеристики и другие показатели, противоречащие техническим регламентам, международным стандартам ИСО, МЭК и других организаций, а также действующим национальным стандартам.

6.2.8 Стандарты на продукцию, использование которой связано с риском аварий и опасностью, должны в обязательном порядке включать разделы "Требования безопасности" и "Охраны окружающей среды" или в них должны быть приведены ссылки на соответствующие правила безопасности, установленные органами государственного надзора.

6.2.9 Дополнительные сведения к основной части стандарта сведения оформляют в виде "Приложений". Это могут быть примеры оформления документов, форма записи, методы расчета, описания аппаратуры и приборов, чертежи и таблицы большого формата и другой вспомогательный материал.

Приложения могут быть обязательными, рекомендуемыми и справочными.

6.2.10 В раздел "Библиография" включают перечень ссылочных документов (правила и нормы международных комитетов, комиссий, фирм; использованные статьи, справочники, каталоги и другие источники) с указанием их обозначений и наименования, издания.

6.2.11 Библиографические данные приводятся на последней странице стандарта, которую оформляют в соответствии с приложением Д.

В библиографические данные включают "Ключевые слова", которые характеризуют содержание стандарта, их приводят в порядке, в котором они приведены в наименованиях стандарта и его разделах.

6.3 Изложение стандарта

6.3.1 Текст стандарта должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований, логически последовательным.

Текст стандарта делят на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

6.3.2 Для наглядности, сокращения и удобства изложения применяют таблицы, графический материал, схемы. Построение таблиц, чертежей должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5 , стандартам систем конструкторской и проектной документации.

6.3.3 В стандартах, как правило, не должны повторяться и дублироваться требования и положения, установленные в технических регламентах, документах органов государственного надзора и других, являющихся обязательными к применению. В стандарте приводятся ссылки на этот документ в целом или его отдельные разделы с указанием обозначения (номера) документа, его наименования и наименования организации, утвердившей документ.

6.3.4 В стандарте должны применяться стандартизованные единицы величин, их наименования и обозначения.

6.3.5 При необходимости, в стандарте могут применяться общепринятые условные обозначения, изображения, знаки и сокращения.

6.4 Оформление стандарта

6.4.1 Стандарты выполняют машинным способом с помощью персонального компьютера на бумаге форматом А4 или в обоснованных случаях форматом А3. Допускается комплектовать в одном стандарте листы форматом А3 и А4.

6.4.2 Листы стандарта располагаются в следующей последовательности:

- титульный лист;

- предисловие;

- содержание;

- введение;

- первая страница;

- текст стандарта;

.............................................

.............................................

- приложения;

- библиография;

- лист регистрации изменений;

- последняя страница.

Оформление титульного листа, предисловия, первой и последней страниц стандарта приведено в приложениях Б, В, Г, Д, Е соответственно.

6.4.3 "Введение" включает основание для разработки стандарта (ФЗ "О техническом регулировании" , Постановление Правительства РФ и т.д.) и указание о применении стандарта другими организациями в следующей формулировке: "Стандарт может применяться организациями, выполняющими работы в области установленной стандартом, если эти организации имеют сертификаты соответствия, выданные Органом по сертификации в системе добровольной сертификации, созданной организациями разработчиками стандарта.

Организации разработчики не несут никакой ответственности за использование данного стандарта организациями, не имеющими сертификатов соответствия".

Во "Введении" может указываться также место стандарта в комплексе стандартов, его взаимосвязь с другими стандартами, а также другая информация.

"Введение" не должно содержать технических требований. Пример изложения "Введения" приведен в приложении И.

6.4.4 "Лист регистрации изменений" включается в стандарт в обязательном порядке, в него заносятся все изменения и дополнения в порядке, установленном в разделе 5 настоящего стандарта.

6.4.5 Стандарты должны иметь сквозную нумерацию страниц, включая приложения. Нумерация страниц проставляется арабскими цифрами в правом нижнем углу на нечетных страницах и в левом нижнем углу на четных. Титульный лист, предисловие, содержание и введение нумеруются римскими цифрами, которые проставляются аналогично.

Обозначение стандарта указывается в верхней части каждой страницы, справа - на нечетных и слева - на четных.

6.5 Обозначение стандарта

6.5.1 Обозначение стандарта организации состоит из:

- индекса "СТО";

- отделенного от него интервалом восьмизначного кода организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОК 007-93);

код ЦНИИПСК по классификатору - 02494680;

- отделенного от кода тире четырехзначного регистрационного номера стандарта;

- отделенного от него тире четырех цифр года утверждения стандарта.

Пример - СТО 02494680-0030-2004

6.5.2 Регистрационный номер стандартам присваивается в порядке возрастания номеров по мере их регистрации в журнале учета и регистрации в отделе стандартизации.

При пересмотре стандарта его регистрационный номер сохраняется, но изменяется номер года утверждения.

6.5.3 При разработке стандарта несколькими организациями на равноправной основе в его обозначении указываются коды всех организаций-разработчиков, а регистрационный номер - присваивается отделом стандартизации ЦНИИПСК им. Мельникова.

Пример - СТО 0030-2004 (02494680, 01400285, 01411411, 40427814)

Допускается при записи такого обозначения на страницах стандарта или при ссылках на него в других стандартах института указывать только его регистрационный номер и год утверждения.

Пример - СТО 0034-2004.

6.5.4 Обозначение стандартов института по системе менеджмента качества состоит из индекса "СТО", аббревиатуры "СМК", двухзначного регистрационного номера и года утверждения стандарта.

Пример - СТО СМК 07-2004.

Произошла ошибка

Платеж не был завершен из-за технической ошибки, денежные средства с вашего счета
списаны не были. Попробуйте подождать несколько минут и повторить платеж еще раз.

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

ФИО

«___» _______ 20__г.

Система менеджмента качества организации-члена СРО НП «МОД «СОЮЗДОРСТРОЙ»

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Стандарт организации

СТО СМК 4.2.

Представитель руководства,

Главный инженер

ФИО

Москва 2010

1. Назначения и область применения…………………………………………..3

3. Основные определения и сокращения……………………………………..4

4. Ответственность……………………………………………………………...6

5. Описание процедуры управления документацией………………………..6

5.1 Общие положения……………………………………………………….........6

5.2 Разработка проекта документа СМК………………………………………...7

5.3 Согласование документов СМК……………………………………………...8

5.4 Утверждение документа……………………………………………………...8

5.5 Регистрация документа………………………………………………………9

5.6 Анализ и актуализация документов…………………………………………9

5.7 Порядок внесения изменений и пересмотр документов……………………9

5.8 Хранение документации…………………………………………………….11

5.9 Порядок управления входящей и исходящей документации…………….11

5.10 Нумерация и маркировка документации СМК………………………….12

5.11 Обеспечение адекватности и актуализация документов………………..13

5.12 Порядок изъятия документов и сдачи в архив……………………………14

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1 Настоящий стандарт предназначен для установления требований и определения необходимых средств управления документацией системы менеджмента качества и представляет собой документированную процедуру, предусматривающую:

· официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до выпуска;

· анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;

· обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

· обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

· обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

· обеспечение идентификации и управление рассылкой документов внешнего происхождения;

· предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей

1.2 Стандарт организации распространяется на управление документацией (любого вида и на любом носителе информации), использующейся в деятельности предприятия.

1.3 Требования настоящего стандарта являются обязательными для всех должностных лиц и подразделений предприятия, участвующих в разработке документации системы менеджмента качества и реализации процессов СМК. Стандарт обязателен для применения и соблюдения во всех подразделениях предприятия.

ГОСТ Р ИСО - «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь»

ГОСТ Р ИСО - «Система менеджмента качества. Требования.»

ГОСТ Р 1.5-2004 « ГСС. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов»

РК «Руководство по качеству»

3. ОСНОВНЫЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ.

3.1 В настоящем стандарте применяются термины и определения в соответствии с ГОСТ Р ИСО, а также, нижеследующие термины с соответствующими определениями:

Документ – информация и соответствующий носитель

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документов путем проставления индекса.

Сводная номенклатура – систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков хранения.

Делопроизводство – операции с документами с момента получения до архивирования.

Хранение дел – группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел.

Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения выполнения, согласования, отправки или сдачи в дело.

Право – система общеобязательных социальных норм, установленных и санкционированных государством.

Адресат – лицо или организация, получатель документа.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Виза документа – подпись должностного лица на документе, означающая согласие с его содержанием.

Внешний документ – документ, отправленный другим организациям (лицам), или полученный от них.

Внешний нормативный документ – государственный или международный документ (стандарт, норма, технический регламент и т. п.), устанавливающий требования в области безопасности жизни, здоровья людей, окружающей среды, продукции и услуг.

Внутренний документ – документ, созданный фирмой и предназначенный для внутрифирменного использования.

Внутренний нормативный документ – стандарт организации (СТО).

Входящий документ – документ, поступивший на предприятие от сторонней организации.

Исходящий документ – документ, созданный на данном предприятии и отправленный адресату , копия которого, как правило, остается в деле.

Дело – совокупность документов (или в редких случаях документ), идентифицированных и сформированных по какому – либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т. п.), помещенных в обложку.

Папка с документами – помещенные в папку дела или документы.

Договор (контракт ) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких – либо отношений и регулирующий их.

Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними.

Номенклатура дел – систематизированный список дел или документов, помещенных в папку с указанием сроков их хранение.

Оригинал документа – первый экземпляр документа с подлинными подписями и оттисками печатей.

Подлинный документ – документ, подлинность которого подтверждена подписью уполномоченного лица и оттиском печати.

Копия документа – документ, идентичный оригиналу или подлиннику, но изготовленный с применением копировальной техники (ксерокопия, фотография и т. п.).Копии правовых и нормативных документы должны быть заверены печатью и подписью должностного лица, ответственного за соответствие копии документу. Электронная копия документа имеет юридическую силу лишь в случае применения электронной подписи. В остальных случаях является справочным документом.

Подпись документа – важнейший реквизит документа, придающий ему юридическую силу и состоящий из указания должности, личной подписи и ее расшифровки.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях управления предприятием.

Протокол – документ в виде записей, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности , преобразующих входы в выходы.

Требование – потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.

Качество – степень соответствия установленным требованиям.

Соответствие – выполнение требования.

Архивохранилище – помещение для длительного хранения документов.

Архив – папки с делами, подлежащие хранению, и имеющие соответствующие надписи.

3.2 Сокращения

СТО - стандарт организации

НД - нормативный документ

РК - руководство по качеству

СМК - система менеджмента качества

СП – структурное подразделение

ПРК - представитель руководства по СМК

КД – конструкторская документация

4. Ответственность

4.1 Ответственность за разработку, пересмотр, идентификацию внесенных изменений (как на бумажном, так и на электронном носителе) данного стандарта предприятия возложена на разработчика данного стандарта.

4.2 Ответственность за обеспечение выполнения требований данного стандарта возлагается на должностные лица, указанные в разделе 1.

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

5.1. Общие положения

Документирование процедуры управления документацией произведено с использованием процессного подхода .

5.1.1 Цель и назначение процедуры:

Установление требований и определение необходимых средств управления документацией системы менеджмента качества.

5.1.2 Процедура управления документацией системы менеджмента качества включает в себя следующие этапы:

Разработки, согласования и утверждения документов СМК;

Регистрация документов;

Анализа и актуализации;

Внесения и изменений и пересмотра документов;

Хранения документов;

Изъятия документов и сдачи в архив;

Документация СМК включает в себя:

· документально оформленные заявление о политике и стратегический план, содержащий цели в области качества;

· Руководство по качеству РК 01-2010;

· документированные процедуры и записи (обязательные), требуемые ГОСТ Р ИСО;

· документы, включая записи (для внутреннего пользования), определенные организацией как необходимые ей для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов, процедур и управления ими.

Термины «Документированная процедура» или «Стандарт организации» означают, что процедура или процесс разработаны, документально оформлены, внедрены и поддерживаются в рабочем состоянии. Один документ может содержать требования одной или более процедуры. Требование о наличии документированной процедуры может быть реализовано более чем одним документом.

5.1.3 Политика в области качества

Высшее руководство должно обеспечивать и нести ответственность за то, чтобы политика в области качества:

· соответствовала целям организации;

· включала в себя обязательство соответствовать требованиям и постоянно

· повышать результативность системы менеджмента качества;

· создавала основы для постановки и анализа целей в области качества;

· была доведена до сведения персонала организации и понятна ему;

· анализировалась на постоянную пригодность.

5.1.4 Руководство по качеству

Представитель руководства при участии рабочей комиссии или с привлечением квалифицированного консультанта несет ответственность за результативность разработки и поддерживает в рабочем состоянии руководство по качеству, содержащее:

· область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснование любых исключений;

· документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или ссылки на них;

· описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества.

5.2 Разработка проекта документа СМК

5.2.1 Решение о необходимости разработки документов СМК принимается Координационным советом при участии руководителей подразделений на основании требований ГОСТ Р ИСО.

5.2.2 По результатам совещания Координационного совета составляется План разработки документации СМК, который утверждается Руководителем организации. Форма Плана разработки документации СМК приведена в Приложении 2.

5.2.3 В Плане разработки документации СМК указываются ответственные за разработку (руководители подразделений) и сроки разработки документации. Ответственным за составление Плана разработки документации СМК является Главный инженер (Представитель руководства по СМК).

5.2.4 Руководитель подразделения, ответственный за разработку проекта документа, на свое усмотрение может назначить разработчика стандарта. Автор несёт ответственность за процессуальную часть документа. Руководитель подразделения разработчика несет ответственность за содержательную часть документа.

5.2.5 Разработанный проект документа проверяется руководителем подразделения на правильность и полноту описания процедуры.

5.3 Согласование документов СМК

5.3.1 Согласование документов проводится с целью проверки их на адекватность до выпуска. Согласование документа включает в себя следующие этапы:

· сбор отзывов и замечаний;

· доработка документа в части внесения дополнений и изменений на основе сделанных замечаний;

· согласование редакции документа.

5.3.2 Ответственность за проведение процедуры согласования несёт разработчик документа.

5.3.3 Разработанные проекты документов проверяются и согласовываются с представителем руководства по СМК на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО. Руководители подразделений согласовывают проекты документов в части описания процедуры с руководителями по направлению согласно утвержденной организационной структуре Организации.

5.3.4 При возникновении разногласий в процессе согласования, проект документа выносится на обсуждение Координационного совета. Порядок вынесения решений по данному вопросу определяется Положением о Координационном совете.

5.3.5 В процессе проверки, согласования и утверждения документа разработчик данного документа проводит внесение корректировок в документ.

5.3.6 После согласования проект документа приобретает статус окончательной редакции и передается представителю руководства по СМК, который обеспечивает проверку системного соответствия документа всей СМК (нормоконтроль).

5.3.7 Готовность документа к утверждению определяет Представитель руководства по СМК - Главный инженер.

5.4 Утверждение документа

5.4.1 После согласования и проверки соответствия руководитель подразделения передаёт документ на утверждение Руководителю Организации.

5.4.2 Утвержденный документ приобретает юридическую силу от даты введения в действие согласно приказу, который доводится до сведения всех подразделений через канцелярию для осведомления о вводе в действие нового документа.

5.5 Регистрация документа

5.5.1 Порядок регистрации документов СМК включает в себя:

· присвоение шифра (идентификация) документу;

· включение документа в Журнал регистрации документов СМК и изменений, форма которого приведена в Приложении 3.

5.5.2 Ответственным за регистрацию документов СМК является начальник Службы контроля качества. Утвержденные документы регистрируются в «Журнале регистрации документов СМК и изменений».

5.6 Анализ и актуализация документов

5.6.1 Все документы СМК один раз в год должны анализироваться с точки зрения определения их актуальности.

5.6.2 Кроме того, причинами проведения анализа документов СМК и, если возникнет такая необходимость, их актуализации могут быть:

Результаты аудитов системы менеджмента качества;

Анализ результативности и эффективности процессов;

Изменение законодательных и регламентных требований;

Истечение установленного срока действия документа.

5.6.3 Ответственность за своевременное проведение анализа документов, с целью обеспечения их актуальности, несет разработчик соответствующего документа. При выполнении данной работы он должен учитывать:

Срок действия документа с момента разработки;

Количество внесенных изменений;

Предложения от подразделений по внесению изменений в документ.

5.6.4 На основании анализа документов разработчик может вынести на рассмотрение руководителю подразделения в виде служебной записки, согласно Инструкции по делопроизводству, следующие решения, направленные:

На внесение изменений в документ;

На переиздание документа;

На то, чтобы оставить документ без изменений;

На отмену и изъятие документа из пользования.

5.7 Порядок внесения изменений и пересмотр документов

5.7.1 Пересмотр документов СМК и внесение в них изменений и дополнений может осуществляться в случаях:

Истечения срока действия документа;

Утраты актуальности документа или не пригодности для работы по причине его ветхости, не комплектности, не читаемости и т. д.;

Изменения порядка осуществляемой деятельности;

Изменения организационной структуры организации;

Невыполнения процессами СМК поставленных целей;

Выявления несоответствий при аудитах СМК;

Наличия более трех изменений.

5.7.2 Разработчик по истечении одного года со дня разработки или последней проверки документа на актуальность проводит сбор предложений о внесении изменений, дополнений, пересмотре или отмене документа со всех задействованных в описанной процедуре сторон. Предложения о внесении изменений, дополнений, пересмотре или отмене документа направляются руководителю подразделения и руководителю по направлению согласно организационной структуре Организации.

5.7.3 Изменения и дополнения к документам оформляются разработчиком в виде Извещения об изменении (Приложение 4). Согласованное руководителем подразделения Извещение об изменении передается Представителю высшего руководства по СМК для нормоконтроля. После проведения нормоконтроля Извещение об изменении передается на утверждение Руководителю.

5.7.4 Утвержденное извещение об изменении начальник Службы контроля качества подшивает к оригиналу документа и регистрирует его в «Листе регистрации изменений» измененного документа. Измененный лист вносится путем замены листа (листов) в рабочий экземпляр документа, в шапке замененного листа ставится номер изменения. Не допускается изменение путем исправления. Изменения в электронной базе производится путем изменения шрифта текста (изменение вводится курсивом) и пометкой в шапке документа о номере изменения.

5.7.5 Доведение до заинтересованных сторон информации об изменениях к документу осуществляется главный специалист по СМК путем рассылки им Извещений об изменении и измененного листа (листов). Данные об изменении и дополнении вносятся начальником Службы контроля качества в «Журнал регистрации документов СМК и изменений».

5.7.6 Ответственность за своевременное внесение изменений и дополнений в документ в структурных подразделениях несет лицо, назначенное руководителем подразделения. Регистрация внесений изменений и дополнений в документ осуществляется путем заполнения ответственным по подразделению Листа регистрации изменений (Приложение 5).

5.7.7 Документ, прошедший проверку на актуальность и не требующий изменения, идентифицируется на титульном листе штампом пересмотра, датой пересмотра и подписью ответственного.

5.8 Хранение документации СМК

5.8.1 Для хранения документации СМК должны быть обеспечены условия и методы, обеспечивающие возможность получения необходимой информации, установление местонахождения конкретного документа и предупреждающие утерю информации и документов.

5.8.2 Копии документов и данных могут быть на любом бумажном или электронном носителе. Документы на электронных носителях используются только в справочных целях. Исключением являются записи, необходимые для ежедневного анализа и оперативного управления деятельностью (ведомости , справки и т. п.) В целях сокращения затрат на создание документов, ускорения процессов принятия управленческих решений и организации документооборота в информационной сети выделено место для электронных документов СМК.

5.8.3 Электронные версии документов СМК оформляются в соответствии с общими требованиями к оформлению документации. В качестве средства публикации документации СМК для ознакомления и изучения сотрудниками используется внутренняя сеть.

5.8.4 Документы, срок хранения которых заканчивается, уничтожаются должностным лицом, которое несет ответственность за хранение конкретного вида документов.

5.9 Порядок управления входящей и исходящей документации

5.9.1 Организация работы с входящими и исходящими документами – это создание условий, обеспечивающих получение, хранение необходимой информации, обеспечение ею исполнителей в установленные сроки и с наименьшими затратами, а также своевременную отправку внешним адресатам.

5.9.2 Документы, поступающие в организацию (входящие), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в секретариате, рассмотрение высшим руководством и выдаются Исполнителям в соответствии визы высшего руководства в день получения корреспонденции с обязательной регистрацией в журнале.

5.9.3 Отправляемые документы (исходящие) проходят:

Оформление в подразделении и одобрение руководством (согласование и подписание в зависимости от статуса и вида документа по указанию высшего руководства) до отправки,

Сортировку в секретариате, упаковку, оформление почтового отправления, окончательную проверку правильности оформления и сдачу в отделение связи.

Контроль качества исполнения осуществляет руководитель, который указан в визе документа при получении. В ходе контроля качества проводится предварительная проверка и своевременное регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля качества исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и соответствующее исполнение документов. Ответственным за результативность управления входящей и исходящей документацией предприятия является секретарь или лицо, его замещающее.

5.10 Нумерация и маркировка документации СМК

5.10.1 Группы документов СМК:

При разработке документов СМК каждому из них присваивают идентификационный номер с расшифровкой сокращенного обозначения

например: СТО СМК. Х. Х.Х - 0У- 2010, где

СТО - стандарт организации;

СМК - система менеджмента качества;

ОУ – порядковый номер документа, описывающий процедуру (например, 01)

Х. Х.Х. – раздел «Руководства по качеству» в соответствии с п. п. ГОСТ Р ИСО (например, 4.2.3);

2010 - год введения.

5.10.2 Проект документа разрабатывает структурное подразделение в соответствии с решением руководства и утвержденным планом. Основанием для разработки может быть также приказ Руководителя. Проект документа направляется на верификацию и одобрение до выпуска (согласование) Руководителям подразделений. Руководители подразделений обязаны включить в личный план работы, в кратчайшее время рассмотреть проект и направить разработчику замечания, а также технически обоснованные отказ или предложения в план организационных мероприятий по внедрению документа, если они необходимы. Проект документа передается начальнику Службы контроля качества, который оформляет его и передает на подпись Главному инженеру и Руководителю.

5.10.3 Копии утвержденных документов передаются Системному администратору для размещения на сайте СМК, Руководителям подразделений – для исполнения обязательно под роспись и с отметкой в журнале регистрации НД СМК и журнале инструктажа по СМК.

5.10.4 Документация, необходимая для постоянной работы, выдается в структурные подразделения ответственным лицом, назначенным руководителем подразделения с регистрацией в журнале.

Документация, необходимая как справочный материал, выдается во временное пользование. Запись выданной документации производится в журнале регистрации. Наличие документов на местах их применения обеспечивается печатными версиями документов в нужном количестве пронумерованными экземплярами и электронными версиями в соответствии с предоставленным доступом.

5.10.5 Ответственность за получение и наличие действующих версий документов на рабочих местах возлагается на начальника Службы контроля качества и Главного инженера.

Контроль наличия действующих версий документов на рабочих местах выполняют начальник Службы контроля качества и Внутренние аудиторы СМК.

5.11 Обеспечение адекватности и актуализация документов.

5.11.1 Основанием для разработки и переработки документов СМК являются:

Изменения стратегии, политики и целей в области качества;

Изменения в процессах СМК;

Изменения требований потребителей;

Поступление предложений по улучшению документации и системы в целом;

Выявление несоответствий Руководителями процессов и/или Аудиторами (как внешними, так и внутренними);

Если число внесенных в документ изменений равно десяти.

5.11.2 Ревизия документации СМК первого и второго уровней проводится ежегодно, остальной документации - по мере необходимости.

5.11.3 Актуализация и внесение изменений в документацию СМК производятся по указанию высшего руководства, предложениям сотрудников после согласования с ПРК. Извещение о публикации новой версии и/или нового документа отправляется по электронной почте. При внесении изменений в документ Главным инженером или другим должностным лицом, полномочным вносить изменения, делается запись об изменении версии документа в Журнале пересмотра документов, где указывается краткое основание для внесения изменений, краткое содержание, а документу присваивается другой по порядку следования номер.

Актуализация внешних нормативных документов осуществляется 1 раз в год.

СТО проверяется и анализируется разработчиком на соответствие требованиям нормативной документации раз в год в соответствии с планом актуализации фонда. Ответственность за актуализацию несет Руководитель.

Текущую коррекцию документов разработчик проводит по мере накопления и анализа данных (в процессе производства, и т. п.), требующих изменения документа.

5.11.4 По результатам проверки и анализа документа Разработчиком документа оформляется извещение об аннулировании документа по установленной форме. Копии извещений регистрируются в журнале НД, выдаются Пользователям документов и вносятся во все экземпляры документов, хранятся в отдельной папке.

5.11.5 Ответственность за оформление изменения несет Разработчик извещения. Устаревшая и (или) недействующая документация должна своевременно идентифицироваться, изыматься из обращения и уничтожаться. В архив могут быть помещены документы для справок с нанесением штампа «Недействительно» или «Для справок».

Изменения идентифицируются и вносятся во все учтенные экземпляры применяемого документа.

5.12 Порядок изъятия документов и сдачи в архив

5.12.1 Поводом для изъятия документа может быть:

Отмена документа в связи с изменениями в законодательстве и другими обстоятельствами;

Непригодность использования документа в связи с его порчей.

5.12.2 Оригиналы документов, подлежащие изъятию, в целях исключения непреднамеренного использования идентифицируются следующим образом:

На титульном листе ставится штамп «Аннулировано», дата изъятия из обращения и подпись ответственного за изъятие;

Копии этих документов изымаются у пользователей и уничтожаются;

В Журнале регистрации документов и изменений (Приложение 3) ставится отметка об изъятии документа.

5.12.3 При выпуске новой версии документа предыдущая версия сдаётся на хранение Представителю руководства по СМК и хранится у него не менее 1 года в отдельном месте (в отдельной папке идентифицированной надписью «Отмененные документы СМК»). В дальнейшем изъятый документ сдаётся на хранение в архив.

Процедура сдачи в архив документов СМК производится в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

5.12.4 Учтенные копии отмененных документов изымаются у пользователей по акту изъятия (Приложение 8), который остается у пользователя для предъявления свидетельств о сдаче документа.

5.12.5 Ответственность за изъятие и сдачу в архив документа несет начальник Службы контроля качества. Ответственность за переиздание несет разработчик.

Приложение 1

Документация системы менеджмента качества

Приложение 2

Форма Плана разработки документации СМК

			УТВЕРЖДАЮ
			Руководитель организации

			"___" ___________ 20__г.

План разработки документации системы менеджмента качества

Раздел Гост Р ИСО / номер процесса	Наименование процесса/перечень документов	Ответственный исполнитель	Соисполнители	Срок выполнения	Примечания
1	2	3	4	5	6

Приложение 3

Форма журнала регистрации документов СМК и изменений

Дата регистрации	Дата введения в действие, № приказа	Подразделение разработчик	Обозначение (шифр) документа	Наименование документа	Внесенные изменения, изъятие (дата и № изм.)	Перечень пользователей документа

Примечание : 1 Регистрация каждого документа начинается с новой страницы журнала.

2 При регистрации изменений заполняются графы «Дата регистрации»

и «Номер изменения», «Перечень пользователей документа».

Приложение 4

(обязательное)

Форма извещения об изменении документа СМК

Изменение № к [Обозначение документа]

Дата введения _____________________

Основание для изменения: ______________________________________________________

_____

Лист ____ заменить на лист _____ с изм. № ___.

____________________________________________________________________________

Приложение 5

(обязательное)

Форма листа регистрации изменений

Руководитель подразделения ____________________ (подпись)

Приложение 6

Ж У Р Н А Л

регистрации входящей документации

Приложение 7

Ж У Р Н А Л

регистрации исходящей документации

Приложение 8

Ж У Р Н А Л

регистрации движения входящей документации внутри предприятия

АКТ №___

на изъятие документа СМК

г. Москва «___» ____________ 20__ г.

Комиссия в составе:

члены комиссии:

______________________

на основании требований СТО 4.2. «Управление документацией» составила настоящий акт о том, что следующая документация СМК:

уничтожена (разрезана).

Председатель:____________________

члены комиссии:

______________________

Разработано:

Консультант ФИО

Начальник службы контроля качества ФИО

Лист согласования

Лист регистрации изменений к СТО 4.2.

№ изменения	№ измененного листа	Номер изменений на листе	Извещение об изменении	Дата внесения изменений	ответственного